Табель рабочего времени — Бланк на 2023 год

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Табель рабочего времени — Бланк на 2023 год». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

По правилам заполнения табеля учета рабочего времени 2023 сведения о явках и неявках работников указываются с помощью кодов. Правила оформления таковы, что этих кодов нужно придерживаться. Кстати, на титульном листе формы № Т-12 приведены буквенные и цифровые обозначения, используемые в табеле учета рабочего времени.

Табели: формы и применение

В альбоме унифицированных бланков первичных документов представлено два вида табелей – форма Т-12 и Т-13. Оба варианта являются типовыми и, согласно постановлению Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, юридически – равноправны, однако имеют отличие в применении.

В чем же разница между, казалось бы, одинаковыми документами?

Унифицированная форма Т-12 – упрощенный бланк табеля учета рабочего времени и наиболее распространенный вариант табеля, используемый на предприятиях всех форм собственности. Работодатель вправе самостоятельно разработать бланк документа, но удобнее использовать уже готовую его форму.

В отличие от электронного аналога (типовой формы Т-13), упрощенный бланк табеля рабочего времени более актуален для предприятий, где обработка первичной учетной информации и начисление заработной платы производится без использования электронных программ комплексного бухгалтерского учета. Либо в тех случаях, когда в используемой на предприятии программе не предусмотрен Журнал учета рабочего времени и расчет заработной платы в электронном виде.

Вывод: речь идет об одном и том же документе, но в двух его видах – бумажном (Т-12) и электронном (Т-13).

Образец оформления табеля рабочего времени

Бланк табеля рабочего времени представляет собой таблицу, в которой приводятся данные об отработанном в течение месяца времени каждым работником.

Табель заполняется за календарный месяц. В связи с этим в таблице в гр.4 приводится 31 клетка для отражения отработанных часов в каждом дне месяца. Причем для каждого дня нужно заполнить две клетки: в верхней отражается кодовое обозначение, в нижней – количество отработанных часов, дней.

Буквенные кодовые обозначения для заполнения табеля рабочего времени можно взять на титульном листе формы Т-12.

Для заполнения табеля наиболее часто используются следующие буквенные обозначения:

• Я – явка, указывается, когда работник полностью отработал день;
• Н – продолжительность работы в ночное время;
• С – сверхурочная работа;
• В – выходные дни и нерабочие праздничные дни;
• ОТ – этот код ставится, если работник находится в отпуске;
• ОД – ставится при дополнительном отпуске работника;
• К – буквенный код обозначает нахождение работника в служебной командировке;
• Б – указывается, если работник находится на больничном;
• Р – нахождение работницы в отпуске по беременности и родам;
• ОЖ – нахождение работника в отпуске по уходу за ребенком;
• ПР – прогул;
• НН – неявка по невыясненным причинам.

Часто у сотрудников кадровой службы могут возникать ситуации, когда необходимо внести изменения в уже заполненный табель. Например, работник не вышел на работу по неизвестной причине, не уведомив своего непосредственного руководителя. Ответственным лицом был проставлен код «30», «НН» — неявка на место работы по невыясненным причинам до прояснения обстоятельств.

Позже стало известно, что сотрудник заболел и оформил лист временной нетрудоспособности у врача. Следовательно, нужно исправить код на более подходящий вариант. Так как законодательной базой четко не прописан алгоритм работы в подобных ситуациях, специалисты рекомендуют действовать согласно следующим инструкциям:

1. Исправление уже заполненного документа. Уполномоченному лицу необходимо аккуратно перечеркнуть неактуальные пометки, написать правильные и «исправлено», свою фамилию и инициалы, дату и подпись.
2. Оформление корректировки. Предлагается заполнить новую форму с указанием верных данных и указать в графе, что этот образец – корректирующий.

Заполняем фрагмент табеля (ф. 0504421) при наличии у работника более двух отклонений в один день.

Заведующий отделом в период с 01.06.2017 по 02.06.2017 исполнял государственные обязанности в связи с осуществлением полномочий депутата в течение 6 ч каждый день. Кроме того, 02.06.2017 он отсутствовал в течение 2 ч на работе с разрешения руководителя.

В соответствии со ст. 171, 172 ТК РФ работодатель обязан освобождать работника от работы с сохранением за ним места работы (должности) на время исполнения им государственных или общественных обязанностей.

В этом случае табель на указанного работника будет заполняться следующим образом:

Должность	Числа месяца
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	Итого дней (часов) явок (неявок) с 1-го по 15-е число
16	17	18	19	20	21	22	23	24	25	26	27	28	29	30	Всего дней (часов) явок (неявок)
Заведующий отделом	6	6														12 ч
Г	Г	В	В						В	В	В				2 дн.
			8	8	8	8	8			8	8	8	8	8	92 ч
	В	В	О	О	О	О	О	В	В	О	О	О	О	О	14 дн.
Заведующий отделом		2														2 ч
	А	В	В						В	В	В				1 дн.
															2 ч
	В	В						В	В						1 дн.

Инструкция по заполнению табеля рабочего времени по форме Т-13

Как мы уже отметили, Т-13 отличается более частым использованием на практике, поэтому начнём знакомство именно с неё.

Бланк состоит из шапки и таблицы и умещается обычно на одном листе. В шапку вносится наименование компании. Если табель составляется по структурному подразделению, его название также необходимо вписать. Кроме того, указывается код ОКПО, дата, номер документа и отчётный период. Далее следует два листа табличной части.

В графу 2 табеля учёта рабочего времени по форме Т-13 в разрезе структурных подразделений вносятся фамилии и инициалы всех работников компании, а также их должности. Данные берутся из штатного расписания. В графе 1 проставляются порядковые номера фигурантов списка, а в графе 3 – их табельные номера.

Заполнение формы Т-12: нюансы

При заполнении формы Т-12 следует иметь в виду, что:

1. Если работник в отпуске, то в табеле:

• фиксируются праздники в период его отпуска (поскольку они не входят в него и не оплачиваются в рамках отпускных);
• не фиксируются выходные дни (поскольку входят в число календарных).

1. Если работник в командировке, то при выполнении работы в выходные и праздники в рамках ее длительности эти дни отмечаются как рабочие командировочные (по ним будет назначена двойная оплата).

Общераспространенный способ такой «кодировки» — использование сочетания кодов К/РВ.

1. Если работник имеет право на сокращенную рабочую неделю (например, когда занят на вредном или опасном производстве), то в табеле фиксируется сокращенное количество рабочих часов.

То же самое — при сокращении дня перед праздником.

1. Если человек работает по внутреннему совместительству (на двух должностях) в разных подразделениях, то сведения о его работе распределяются по двум разным табелям (которое должно вести каждое подразделение).

А если совместительство в одном подразделении, то ФИО работника (и его табельный номер) фиксируются в одном табеле дважды (или большее количество раз — в зависимости от количества занимаемых должностей по совместительству). Соответственно, данные по рабочему времени человека «распределяются» по отдельным строкам — хотя речь идет об одном и том же работнике.

1. Если работник опоздал или ушел с работы до окончания рабочего дня, то в табеле это показывается:

• проставлением «комбинированного» кода Я/НН в день, когда человек был на работе;
• указанием строкой ниже фактического количества отработанных и не отработанных им часов (через дробь).

А если человек пришел на работу позже (ушел с нее раньше) по согласованию с работодателем (отпросился), то запись будет иной: в верхней строке фиксируется код Я, в нижней — фактическое количество отработанных часов. Впоследствии на основании этой записи ему будет исчислена уменьшенная зарплата.

1. Если рабочая смена «растягивается» на несколько календарных дней, то в табеле отражается:

• количество кодов, соответствующее количеству календарных дней, на которые приходится смена;
• фактическое количество часов, отработанных по каждому коду.

Коды могут быть как одинаковыми, так и разными. Типичный сценарий с разными кодами — когда человек заступает на смену в пятницу вечером, а завершает работу — в субботу. Период работы в пятницу будет обозначен кодом Я, а в субботу — кодом РВ.

При этом, отдельно выделяются ночные часы. Например, если человек по графику «сутки через трое» проработал за какой-либо день 20 часов, а из них — 5 часов ночью, то:

• в верхней строке показывается код Я/Н;
• в нижней строке — цифры 20/5.

1. Если человек работает по скользящему графику, предусматривающему работу в субботу и в воскресенье, то в табеле эти дни показываются не с кодом РВ, а с кодом Я (как обычные рабочие дни).

Вместе с тем, если рабочий день выпадает на государственный праздник, то он показывается с кодом РВ.

1. Если человек увольняется до истечения месяца, то его табель можно не заполнять, начиная со дня увольнения.

А если пришел новый работник — то заполнять, начиная с первого дня его выхода на работу.

Ключевая особенность того, как правильно заполнить рабочий табель, заключается в умении проставить соответсвующие коды:

• верного типа;
• должной продолжительности;
• подходящего метода (подряд или по отклонениям).

Они записываются следующими сокращениями:

ОТ	Очередной оплачиваемый
ОД	Дополнительный
У	Учебный (зарплата сохраняется)
УД	Учебный (зарплата не сохраняется)
УВ	Учебный (при сокращенном дне, без отрыва от производства)
ДО	Административный
Р	Беременность, роды
ОЖ	Уход за младенцем до 3 лет
ДВ	Доп. (не оплачивается)
ОЗ	В иных ситуациях, предписанных законом (тоже неоплачиваемый)

Заполнение табеля учёта рабочего времени. Образец.

Примечание: на изображениях в статье, вы можете увидеть, что бланки не содержат некоторых строк, что отличает их от реальных. Это сделано для удобства и простоты, а смысл остаётся прежним. В конце статьи будет ссылка на полноценный образец.

Первым делом заполняется шапка бланка в табеле. Что тут нужно указать:

• Название фирмы полностью.
• Код организации исходя из справочника ОКПО.
• Название структурного подразделения, работа которого отражается в бланке.
• Порядковый номер табеля.
• Дата документа.
• Период времени, по которому составляется табель (стандартно — месяц).

Графа 1. Нумерация строк. Здесь идёт простая не нарушаемая нумерация.

Графа 2. Фамилия, инициалы, должность (специальность, профессия).

Графа 3. Табельный номер сотрудника. Кодировка присваивается изначально.

Графа 4. Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца. Соответственно, для каждого сотрудника таблица заполняется индивидуально, исходя из настоящей ситуации по дням. При этом в верхней клеточке таблицы записывается кодовое обозначение (цифра или буква). А нижняя клеточка существует для записи количества отработанных часов в этот день (Разрешено оставлять пустой).

Стандартно, для обозначения, вписываемого в верхнюю клетку применяют:

• «Я» — работник присутствовал весь рабочий день.
• «К» — служебная командировка работника.
• «В» — выходной или нерабочий-праздничный день.
• «ОТ» — основной оплачиваемый отпуск.
• «Б» — больничный сотрудника.
• «ДО» — отпуск работника, который берётся за свой счёт.
• «Р» — отпуск по беременности и родам.
• «ОЖ» — отпуск по уходу за ребёнком, которому не исполнилось три года.
• «НН» — неявка без причины.

Примечание: когда работник отсутствует, но работодатель не может точно сказать, является ли причина уважительной, можно не заполнять пока данную клетку, и проставить обозначение позже, когда ситуация прояснится.

Есть несколько случаев, когда самого табеля не хватит, поскольку учет предполагает фиксирование дополнительной информации. Тогда следует оформить еще один лист:

1. Если сотрудник увольняется в середине месяца или в начале. В этом случае все фактически отработанные дни и часы фиксируются как раз на дополнительном листе. А в бланке делают запись «Уволен» ровно той датой, когда и состоялось увольнение. Затем документ сдается вместе с дополнительным листом.
2. Также он понадобится, когда работник не работал, но при этом на контакт не вышел и о причинах своей неявки не уведомил. Если он так и не появился (или не взял документов, подтверждающих уважительность причины), и наступило время сдавать документ, ставится код 30 (буквенное обозначение «НН»).

Кто и когда его заполняет

В бюджетной организации руководитель приказом назначает сотрудников, в зону ответственности которых входит ведение учета. По общему правилу таковыми являются начальники структурных подразделений. Назначение ответственных происходит при издании приказа. С этим распорядительным документом ответственный сотрудник знакомится под подпись.

В организациях с большой штатной численностью создают отдельную должность табельщика. Такой сотрудник оформляет документ, направляет его в кадровую службу, из которой отчет передается в бухгалтерию.

Общий порядок, как правильно оформить табель учета рабочего времени в бюджетном учреждении, таков:

• составление и ведение специально уполномоченным лицом;
• подписание руководителями ответственного подразделения и отдела кадров;
• направление в бухгалтерию.

Табель учета рабочего времени ведем правильно

Автор: О. Трошина
Обязано ли учреждение применять в своей деятельности табель учета рабочего времени (ф. 0504421)? Можно ли вносить изменения в этот документ? Как правильно заполнять табель, если у работников в течение месяца имеются отклонения от нормального использования рабочего времени?

В соответствии с положениями ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Сведения об учете рабочего времени на основании приказов (распоряжений) руководителя учреждения отражаются в табеле учета использования рабочего времени (ф. 0504421) лицом, ответственным за его составление. Заполненный табель (ф. 0504421) и другие документы, подписанные ответственными должностными лицами, в установленные сроки сдаются в бухгалтерию для расчета заработной платы сотрудников учреждения и для составления на его основе расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401) или расчетной ведомости (ф. 0504402). Рассмотрим особенности заполнения табеля (ф. 0503421).

Для начала отметим, что все государственные (муниципальные) бюджетные учреждения в силу норм ст. 9 Закона о бухгалтерском учете[1], Приказа № 52н[2] в своей работе применяют для учета рабочего времени табель (ф. 0504421). Применение другой формы законодательством РФ не предусмотрено. При этом в табель (ф. 0504421) допускается внесение дополнительной информации, необходимой субъекту учета (данная норма предусмотрена в методических рекомендациях, утвержденных Приказом № 52н). Исключать имеющуюся в табеле (ф. 0504421) информацию (графы, строки) недопустимо.

Планируемые изменения

В настоящее время на регистрации в Минюсте находится Приказ Минфина России от 30.03.2015 N 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению», согласно которому государственные и муниципальные учреждения физической культуры и спорта должны будут использовать табель учета рабочего времени по форме 0504421.

Форма табеля изменена по сравнению с действующими в настоящее время формами. Новый табель занимает всего один лист. Учет рабочего времени в нем можно будет вести двумя способами: с помощью регистрации различных случаев отклонений от нормального использования рабочего времени либо посредством регистрации фактических затрат рабочего времени. Выбор способа заполнения табеля (ф. 0504421) должен быть определен актом учреждения в рамках формирования учетной политики.

В сроки, установленные порядком документооборота учреждения, работнику, ответственному за ведение табеля, нужно будет отразить в соответствующих графах количество дней (часов) неявок (явок), а также количество часов по видам переработок (замещению, работе в праздничные дни, работе в ночное время и другим видам), подписать документ и сдать его в бухгалтерию.

Новый Приказ определяет и порядок исправления ошибок в табеле. В случае выявления факта неотражения отклонений или неполноты представленных сведений об учете рабочего времени (представления работником листка нетрудоспособности, приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку, приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику и т.д., в том числе в связи с поздним представлением документов), а также иных ошибок лицо, ответственное за составление табеля, обязано представить корректирующий табель.

Отметим, что в новой форме 0504421 появится строка «Вид табеля», в которой указывается значение «первичный», а в случае внесения изменений — «корректирующий», причем при заполнении показателя «Номер корректировки» отражаются:

• цифра «0» — в случае представления первичного табеля;
• цифры начиная с «1» — согласно порядковому номеру корректирующего табеля за соответствующий расчетный период.

Обратите внимание! Внесена ясность относительно количества табелей. Раньше было непонятно, нужно сдавать табель один раз (в конце месяца) или два раза (за первую и вторую половины месяца). Теперь табель необходимо будет сдавать за тот период, в котором предусмотрена выплата заработной платы. Периоды заполнения и сроки представления табеля в бухгалтерию определяются актом учреждения в рамках формирования его учетной политики в части графика документооборота.

Похожие записи:

• Как вывезти ребенка за границу: советы юристов
• МИНИМАЛЬНАЯ И СРЕДНЯЯ ЗАРПЛАТА В ФИНЛЯНДИИ
• Какие льготы разведенным женщинам с ребенком положены в 2021 году