Как изменится электронный документооборот с 2023 года

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как изменится электронный документооборот с 2023 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

С 1 марта 2023 года, в соответствии с ч. 8 ст. 22.1 Трудового Кодекса РФ, введены единые требования к составу и формам электронных документов (Приказ Минтруда России от 20 сентября 2022 года № 578н). По новым правилам работодатель теперь может принимать решение о ведении электронного документооборота без необходимости дублирования документов на бумаге. То есть создание, подписание и хранение документов можно осуществлять исключительно в электронном формате. Требования Минтруда распространяются на список из 122 документов.

Как подключить ЭДО в 2023 году

• Изучить схему бумажного документооборота и перевести её в электронный формат.

Нужно оценить количество задействованных сотрудников, определить, кто имеет право подписи, где возникают задержки документов и на каком этапе работа с нужным документом. Это поможет ответственным за документацию видеть, где находится документ и предотвратить его утерю или задержку.

• Подготовить необходимую локальную документацию.

В частности, положение о переходе на электронный документооборот и регламент ЭДО, описывающий правила работы с электронными документами, порядок доступа к системе электронного документооборота и др.

• Получить электронную подпись для сотрудников, которые будут подписывать электронные документы.

Если руководитель ещё не получил подпись, он должен обратиться в удостоверяющий центр ФНС или её доверенных лиц. Остальные сотрудники могут получить свои подписи в аккредитованном УЦ.

• Определиться с выбором системы ЭДО.

Необходимо выбрать техническое решение. Например, онлайн-сервис для работы с небольшим количеством документов документами (не более 100 в месяц) или интеграцию ЭДО в учётную систему компании, если объём документов большой.

• Выбрать оператора ЭДО.

Уточните у контрагентов, с какими операторами они уже работают, чтобы выбрать наиболее подходящего оператора для вашей компании.

Что такое кадровый документооборот и кто может его применять?

Создание, подписание, применение и хранение кадровых документов в электронном виде без дублирования на бумажном носителе с 2022 года принято называть электронным кадровым документооборотом.

Сразу необходимо отметить, что решение о переходе на кадровый ЭДО каждая организация принимает самостоятельно. В ТК РФ не закреплена обязанность перехода организаций на новую систему ведения кадрового учета. Тем же, кто принял решение о применении нововведения, следует руководствоваться новыми статьями ТК, внесенными Федеральным законом от 22.11.21 № 377-ФЗ. Сроки перехода также не определены. Каждый работодатель может воспользоваться возможностью ведения кадрового учета в электронном виде уже сегодня, отложить на неопределенное время, или же оставить все в классическом виде.

Важно! В организациях, где принято решение о переходе на кадровый ЭДО, нет необходимости хранить копии кадровых документов на бумажных носителях.

С чего начать переход на кадровый ЭДО?

Начало перехода на новую систему ведения кадрового документооборота должен ознаменовать внутренний приказ по организации (ст. 372 ТК РФ), в котором в обязательном порядке должны быть обозначены следующие моменты:

• Наименование информационной системы, при помощи которой планируется ведение кадрового ЭДО.
• Алгоритм действий, разработанный для взаимодействия работодателя и работников при использовании системы.
• Список кадровых документов, которые планируется перевести в электронный вид.
• Список категорий сотрудников, по отношению к которым будет применяться кадровый ЭДО.
• Дата, начиная с которой организация переходит на цифровую систему ведения документооборота, и сроки, в которые организация обязуется уведомить всех заинтересованных сотрудников организации.
• Сроки, в которые необходимо осуществлять создание, подписание и ознакомление с электронными документами.
• Инструкция, согласно которой будет происходить ознакомление с новой системой и обучение сотрудников ее применению.
• Исключительные моменты, при которых организация сохраняет прежний (бумажный) документооборот.
• Алгоритм взаимодействия руководства компании с представителями работников. (Этот пункт повторяется).

Чтобы текст выглядел на бумаге красиво и аккуратно, следует придерживаться следующих правил

• Установите отступ всего абзаца на 1,25 и
• Поддерживать рентабельность:

1. 20 мм — сверху и снизу, 20 мм — сверху и снизу, 20 мм — сверху и снизу, 10 мм — справа и снизу
2. 10 мм — вправо, 10 мм — вправо.
3. 10 мм — справа. 20 мм — слева.
4. Если печатный документ хранится в архиве более 10 лет, левое поле увеличивается до 30 мм. Такой порядок навязывается необходимостью последующего сшивания и повторного сшивания из-за потери первоначальных свойств бумаги.

• Расстояние между ними определяется в соответствии со следующими параметрами

1. Расстояние между буквами, что является нормальным.
2. Одиночный пробел между словами, и
3. Масштаб документа уменьшается на 2 пробела, и
4. Расстояние между строками составляет от 1 до 1,5, и
5. Многострочные детали — 1 межстрочный интервал, и
6. Если ваш документ содержит группы требований, необходимо добавить пробел между каждой из них для разделения информации.

На первом этапе рекомендуем создать рабочую группу. В нее можно включить следующих специалистов и/или руководителей соответствующих структурных подразделений:

• кадровиков и юристов, которые хорошо знают HR-процессы, состав кадровых документов, имеют правовые знания в области трудового законодательства;
• специалистов по внедрению электронного документооборота. Как правило, в крупных компаниях в состав служб ДОУ включены структурные подразделения по автоматизации. Они имеют большой опыт внедрения СЭД и обладают техническими знаниями, а также владеют методикой проектирования таких систем. Также к работе привлекаются специалисты ИT-отделов, которые будут отвечать за выбор платформы, интеграцию ее с существующей ИТ-инфраструктурой;
• службы ДОУ и/или архива организации, которые будут контролировать соблюдение законодательства по вопросам обработки и обеспечения хранения документации по личному составу;
• отдельных специалистов из числа тех, кто потом будет работать в системе.

Утверждая состав рабочей группы, следует определить интегратора и ответственного за каждый участок. Лучше всего это прописать в приказе о создании рабочей группы по внедрению КЭДО.

На кадровую службу возлагаются:

• анализ кадровых процессов и выработка мер по их оптимизации;
• определение состава кадровой документации, которая будет переведена в электронный формат;
• подготовка локальных нормативных актов и
• обеспечение взаимодействия с сотрудниками.

В Примере 1 мы показали возможный вариант приказа о создании рабочей группы, в котором обязательно надо выделить основного ответственного за модификацию существующей информационной системы (ИС) или разработку и внедрение новой ИС. Обычно только после составления техзадания становится понятен объем программирования, этапы внедрения и возможные сроки реализации задумок.

Рабочая группа готовит план перехода (дорожную карту, график), в котором прописываются задачи, этапы, конечный результат каждого этапа и ответственные за его выполнение. С ИТ-мероприятиями должны быть увязаны и организационные мероприятия, которые требуются для запуска проекта: нужно составить и подписать с работниками целый комплекс документов, чтобы новая технология была легитимной.

При разработке плана следует принять решение, будет ли компания распространять КЭДО на весь персонал или в порядке эксперимента разработает сначала пилотный проект для ограниченного круга работников. К пилотному проекту удобнее привлекать сотрудников административных подразделений и офисный персонал, поскольку для них легче обеспечить доступ к ИС.

Также важно определить виды документов, которые будут формироваться в ИС. Их список может быть приложен к локальному нормативному акту об электронном взаимодействии работодателя и работников (см. Пример 2). В идеале нужно:

• подготовить список автоматизируемых процессов,
• по каждому выявить оформляемые документы (лучше перечислить все: и электронные, и бумажные, чтобы была полная картина);
• установить, при помощи какого вида электронной подписи какие действия совершаются с электронными документами (кроме подписания еще возможно утверждение, согласование, ознакомление).

Правила обращения к адресату

В отношении получателя обращения (адресата) при составлении документа действуют такие правила:

• На бумаге реквизиты адресата должны располагаться либо под реквизитами отправителя, либо в верхнем углу листа;
• При указании адресата может применяться разный падеж, в частности:

1. К физическому лицу и ИП обращение составляется в дательном падеже (кому).

1. К адресату-компании обращаются в именительном падеже (кто).

Министерство здравоохранения Российской Федерации;

1. Документ, предназначенный для дочернего предприятия компании, филиала или подразделения должен составляться с применением именительного падежа к названию фирмы и дательного – к подразделению и должности уполномоченного специалиста.

ООО Агрокомплекс Николаевский

Начальнику упаковочного цеха

• По новому ГОСТу введены изменения и в отношении инициалов адресата. Если ранее инициалы адресата проставлялись перед фамилией, то теперь – после фамилии.

Как составить документ для нескольких адресатов

Согласно стандартам делопроизводства, в одном документе можно указывать не более 4 адресатов. В случае, если обращение ориентированно на больший круг лиц, то применяется одна из следующих альтернатив:

1. Список адресатов составляется на отдельной бумаге и прилагается копия документа-обращения;
2. Адресаты обезличены (без указания фамилий) и объединены лишь единой должностью. Например:

Руководителям Северо-Байкальского подразделения ООО Рошстрой.

Представленные в ГОСТе правила оформления документа для нескольких адресатов на практике применимы только в отношении обращений на бумажных носителях, поскольку электронные бланки:

• Могут вообще не содержать реквизитов адресата;
• Без ущерба информативности может указываться количество адресатов, превышающее установленное регламентом – более 4;
• Электронная переписка и виды документов не позволяют привести информацию об адресатах отдельным списком.

1. Должность адреса, которому направляется обращение следует писать с заглавной буквы, если документ требуется оформить в соответствии с ГОСТом;
2. ГОСТ устанавливает необходимость обращения к адресату «Уважаемый!». Знак восклицания ставится в обязательном порядке.

Например: Уважаемая Светлана Игоревна!

Такая форма неукоснительно соблюдается всеми ведомствами и государственными органами, однако частные лица могут следовать указанному порядку по желанию;

1. Во всем тексте документа инициалы адресата всегда ставятся после фамилии, однако в месте, где требуется подпись, его инициалы указываются перед фамилией;
2. Использование компанией фирменного бланка освобождает организацию от повторного указания аналогичных реквизитов в конце документа. В этом случае бумагу достаточно заверить лишь подписью уполномоченного лица и ее расшифровкой;
3. Если документ должны заверить несколько должностных лиц, то место подписи каждого из них располагают друг под другом с соблюдением иерархии. То есть лицо, чья должность выше ставит подпись на верхней строке и так далее по убыванию подчиненности;
4. В случае, если документ подписывается заместителем, представителем по доверенности уполномоченного лица, то необходимо поставить штамп или вручную внести корректировки фамилии и инициалов;
5. При использовании электронной цифровой подписи указанную отметку необходимо ставить на том же месте где документ требует указывать ручную подпись;
6. Электронная подпись не должна перекрывать текст документа;
7. ГОСТ устанавливает требование, по которому печать организации не может ставиться поверх подписи, несмотря на то, что многие делопроизводители и кадровые работники упорно делают обратное;
8. При необходимости документ может содержать информацию о его составителе (как правило текст имеет меньший размер по сравнению с основным):

• ФИО;
• Контактный телефон;
• Должность;
• Электронная почта;

1. При заверении копии соответствующая отметка (копия верна, верно) ставится внизу документа, хотя вопреки ГОСТу многие организации позволяют ставить ее в самом верху бумаги;
2. На копии документа должна содержаться информация о том, где хранится оригинал. Любая уточняющая и удостоверяющая информация (печать, номер дела) только приветствуется;
3. Заявления, служебные записки и другие локальные документы, требующие резолюции, заверяются уполномоченным должностным лицом в любом месте листа с указанием:

• Согласовано, отказано, не возражаю;
• ФИО;
• Подпись;
• Дата;

1. Объемные документы, состоящие из нескольких страниц должны быть пронумерованы, начиная со второго листа, а в некоторых случаях еще и прошиты. Нумерация ставится по центру верхнего поля каждого листа, следующего после титульного с соблюдением сверху отступа в 10 мм.

Регистры бухгалтерского учета

Следующим важным элементом разработки положения о документообороте является установление порядка применения регистров бухгалтерского учета и правил их ведения. Данные регистры необходимы для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных (сводных) учетных документах, в целях отражения ее на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской (финансовой) отчетности.

В положении о документообороте следует привести регистры бухгалтерского учета, которые будут использоваться учреждением. Согласно п. 11 Инструкции N 157н учреждение для отражения данных проверенных и принятых к учету первичных (сводных) учетных документов может применять такие регистры бухгалтерского учета, как:

• журнал операций по счету «Касса»;
• журнал операций с безналичными денежными средствами;
• журнал операций расчетов с подотчетными лицами;
• журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками;
• журнал операций расчетов с дебиторами по доходам;
• журнал операций расчетов по оплате труда;
• журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов;
• журнал по прочим операциям;
• журнал по санкционированию (далее — журналы операций);
• главная книга;
• иные регистры.

Регистры бухгалтерского учета должны составляться по формам, утвержденным Приказом Минфина России N 173н.

Кроме того, в положении о документообороте следует предусмотреть (при необходимости) регистры бухгалтерского учета — формы которых не унифицированы. Согласно п. 11 Инструкции N 157н они должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование регистра;
• наименование субъекта учета, составившего регистр;
• дату начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;
• хронологическую и (или) систематическую группировку объектов бухгалтерского учета;
• величину денежного и (или) натурального измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
• наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
• подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

В положении о документообороте также нужно отразить, в каком виде будет осуществляться формирование регистров бухгалтерского учета: в виде книг, журналов, карточек на бумажных носителях.

Сформулируйте следствия создания регламента по документообороту

Составление регламента работы с потоками разных документов поможет решить в УО несколько важных задач:

Чётко прописать сроки и ответственных за работу с входящей корреспонденцией, что сведёт к минимуму случаи утери документов и пропуск крайней даты ответа на входящие письма. Следовательно, УО не будут грозить штрафы за несоблюдение сроков ответа на письма согласно № 59-ФЗ, ПП РФ № 416 и других НПА.

Наладить взаимодействие между подразделениями, определить круг обязанностей каждого сотрудника, принимающего участие в документообороте.

Упорядочить схему движения документов внутри организации и свести к минимуму факты утери информации и неосведомлённости сотрудников по какому-либо вопросу.

Мы продолжим писать про нюансы создания и упорядочения документооборота в УО и в следующих статьях расскажем о номенклатуре дел, работе с архивом, создании шаблонов разных писем.

Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете

ПОЛОЖЕНИЕо документах и документообороте в бухгалтерском учетеУтвержденоМинфином СССР29 июля 1983 года N 105по согласованиюс ЦСУ СССР1.1 Настоящее Положение устанавливает порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичных документов государственными, кооперативными и другими общественными организациями, объединениями, предприятиями и учреждениями, состоящими как на хозяйственном расчете, так и на государственном бюджете.1.2. Действие настоящего Положения не распространяется на учреждения банков и колхозы.2.1.

Основанием для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы, созданные в соответствии с требованиями настоящего Положения.2.2.

Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции.

Положение о документообороте организации

Некоторые упомянутые нами документы являются нормативными, то есть обязательными для всех, а некоторые являются методическими, носят рекомендательный характер. В статье мы не будем акцентировать особое внимание на том, что положения одного документа соблюдать нужно обязательно, а другого – нет. Ограничимся лишь основными соответствующими пометками. В делопроизводстве все взаимосвязано, и в конечном итоге выполнять только обязательные предписания не получится. Приведем пример: для обычной коммерческой организации обязательно выполнять только положения документов по архивному делу. ГОСТы, Примерная инструкция по делопроизводству и весь остальной пул документов носят рекомендательный или вовсе справочный характер. Однако невозможно правильно архивировать документы, игнорируя процессы документирования и документооборота. Для хранения нам нужно знать вид и разновидность документа (это документирование), а также вовремя получить его в архив (это документооборот). Вот и получается, что разделение на обязательные и необязательные регламентирующие документы в делопроизводстве – условное. Знать и выполнять приходится все.

• Деловое письмо в 2020 году: как создавать, согласовывать и хранить

• Как в 2020 году создавать, согласовывать и хранить документы: акт

• Как в 2020 году создавать, согласовывать и хранить документы: инструкция

• Как закрыть делопроизводственный год

Требования нового ГОСТ по делопроизводству 2021 должны были начать действовать еще год назад.

Похожие записи:

• Отчетность при ликвидации ООО в 2023 году
• Единая выплота на рождение ребенка в Иркутской области в 2023 году
• На какие налоговые вычеты может рассчитывать индивидуальный предприниматель