Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как получить дубликат больничного листа взамен испорченного». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для получения дубликата необходимо обратиться в медицинскую организацию, которая его оформила. В регистратуре запишитесь на прием к лечащему врачу или к заведующему отделением. Потребуется написать заявление на копию.
Как выписать дубликат больничного листа
В медицинском учреждении созывают врачебную комиссию для решения вопроса, можно ли получить справку о больничном повторно, председатель комиссии — заведующий отделением или главный врач. Комиссия изучает причину обращения и выносит решение.
При положительном решении вот как сделать электронный дубликат больничного листа: медорганизация передает сведения о повторной выдаче в СФР, формирует новый бланк и передает его номер пациенту.
При оформлении бумажного документа порядок аналогичен: после передачи данных в СФР пациент получает на руки бумажный экземпляр.
Независимо от причин получения повторного бланка, за его получением обращается работник. Работодатель не вправе обратиться в медицинскую организацию, даже если он потерял или испортил бланк.
Если в выданной форме ошибка допущена и обнаружена врачом — заявление на повторную выдачу не требуется. О необходимости получить новый экземпляр медорганизация извещает работника. Если такой бланк уже направлен в СФР, а работодатель осуществил выплаты — необходимо направить новый бланк с пояснениями.
На вопрос, где взять копию больничного листа для страховой, ответов несколько:
- У работодателя. Если работодатель сохранил бумажную форму или номер ЭЛН — он вправе выдать работнику копию.
- В медицинской организации. Если у работодателя не сохранилось оригиналов, то обратитесь в медучреждение для получения копий.
Утеря по вине работодателя
Некоторые сотрудники интересуются вопросом, что делать если работодатель потерял больничный? В ситуациях, когда документ ещё не был учтён бухгалтером, работнику достаточно обратиться в медицинское учреждение. Выдача и оформление документа происходит по стандартным правилам.
Правила заполнения больничного листа работодателем
Если утеря работодателем произошла после предоставления документа, то на предприятии собирается соответствующая комиссия. Решается вопрос, по какой причине возникли сложившиеся обстоятельства. Причин бывает несколько:
- халатность ответственного лица;
- стихийные бедствия;
- форс-мажорные ситуации.
Для справки: предприятие обязано хранить больничные, подтверждающие факт временной нетрудоспособности сотрудника, в течение 5 лет. Поэтому работник не обязан отвечать за некомпетентность ответственных лиц.
Что делать, если сотрудник потерял больничный лист?
Если неприятность в виде утери листа нетрудоспособности все же случилась, необходимо незамедлительно предпринять меры по его восстановлению. Для этого нужно знать, куда обратиться и что делать, чтобы восстановить больничный лист.
Сперва сотрудник, утративший больничный лист, обязан обратиться в местную поликлинику или стационар. Именно в медучреждении выдается аналог больничного листа. Заверить его может только председатель медицинской комиссии или главврач.
Обратившийся сотрудник должен иметь при себе следующие документы, без которых получение копии осуществить будет невозможно:
- готовое заполненное заявление на выдачу нового больничного листа (дубликата);
- паспорт гражданина России.
Правила оформления дубликата
Повторный больничный лист оформляют на аналогичном бланке, как и первичный документ. Единственное отличие — в проставлении «галочки» в зависимости от типа документа — подлинник или дубликат.
Вот основные правила заполнения:
- вписывать данные допустимо как от руки, так и с применением штампов;
- писать канцелярской ручкой с черными чернилами;
- шрифт только печатный;
- все записи заполняются в специальных ячейках, начиная с первой;
- каждую букву проставляют в отдельной клеточке;
- недопустимо выходить за пределы ячеек;
- в оставшихся свободными после заполнения полях поставить прочерки;
- печать ставится только в том месте, которое для нее предназначено;
- выступ оттиска за пределы допускается, при условии что не попадает на ячейки информационных граф бланка.
Есть некоторые требования, которые необходимо соблюдать при заполнении дубликата:
- при указании даты пишут день выдачи повторного бланка, а не первичного документа;
- период заболевания пишут в одну строку;
- кроме ФИО и должности доктора указывают фамилии председателя и других членов медицинской комиссии.
Заявление на выдачу дубликата больничного листа
Бланк для заполнения будет выдан либо секретарём главврача, либо в регистратуре. В нём нужно указать следующие данные:
- ФИО и должность руководителя медицинского учреждения. Как правило, пишется на имя главврача;
- название поликлиники;
- сведения о заявителе – полностью ФИО, адрес места жительства, контактные данные;
- период болезни по первичному документу;
- сведения о лечащем враче;
- причина, по которой заявитель просит выдать дубликат. Если это произошло по вине работника, то рекомендуется написать так «по моей невнимательности, документ был утерян»;
- дать указание на то, что по месту работы больничный не был предоставлен. Этот факт должен быть подтверждён справкой от руководства;
- просьба о выдаче дубликата;
- дата написания;
- подпись заявителя и её расшифровка.
Дубликат больничного листа оформление в 2021
Как получить дубликат больничного листа взамен испорченного? Документ оформляется непосредственно лечащим врачом. В верхний правый угол бланка ставится о, а в строках «С какого числа» и «По какое число» в таблице «Освобождение от работы» необходимо указание всего периода нетрудоспособности, то есть дата начала и завершения лечения. Запись о промежуточном продлении не требуется, даже если оно осуществлялось.
Право на выплату пособия сохраняется за сотрудником в течение полугода после выздоровления или признания факта инвалидности. Аналогичный временной интервал установлен для сотрудниц, завершивших свой декретный отпуск. Если же обращение по выплате пособия превысило шестимесячный срок, то решение о его назначении будет принято областными органами ФСС РФ. Следует отметить, что положительное решение будет принято только при наличии уважительных причин.
Если в строке «Заполняется врачом медицинской организации» будут выявлены ошибки, то больничный лист автоматически считается испорченным. В данной ситуации медицинская организация обязана выдать новый бланк листка нетрудоспособности. Для того, чтобы соблюсти порядок при проведении регистрации листков нетрудоспособности, в выдаваемом взамен испорченного бланке обязательно должна присутствовать о, а в строчке «Дата выдачи» нужно указать непосредственную дату выдачи вновь оформленного листка нетрудоспособности.
Параллельно вносится отметка в журнал лечебного учреждения. Подобная система многоуровневой регистрации и строгой отчетности способствует предотвращению неправомерного использования бланков листков нетрудоспособности. Учтите: необходимо вернуть непригодный бланк в выдавшую его больницу. Если листок нетрудоспособности был утерян, его копию следует получить у лечащего врача, предварительно предъявив документ об отсутствии выплат организации по данному листку нетрудоспособности. В правом верхнем углу бланка обязательно вносится пометка “дубликат”, а в пункте “освобождение от работы” отмечается весь временной интервал периода нетрудоспособности в одной строке. Бланк считается заверенным при наличии подписей непосредственно лечащего врача, а также заместителя руководителя лечебного учреждения по КЭК работе. Одновременно с этим вносится запись в медицинский журнал, где фиксируются все номера выписанных листков нетрудоспособности.
Что делать, если работодатель потерял больничный лист работника?
Случаются ситуации, когда больничный лист утерян руководителем компании. В этом случае созывается специальная комиссия, уполномоченная в рассмотрении сложившейся ситуации.
В том случае, если лист, подтверждающий временную нетрудоспособность, утерян вследствие непредвиденных ситуаций, будь то пожар, затопление, землетрясение и пр., руководством организации составляется протокол. В нем подробно описывается причина утери больничного документа, а после он передается в медучреждение для получения копии листа.
Помимо форс-мажорных ситуаций, лист может быть:
- утерян из-за невнимательности, халатности работников бухгалтерии, отдела кадров;
- испорчен во время заполнения вследствие допуска ошибок (дополнительно читайте о том, как исправить ошибку в больничном листе).
Утеря бланка сотрудника из-за халатности организации – это серьезное нарушение дисциплины. В этом случае медучреждение вправе отказать в предоставлении копии больничного листа. По этой причине страховые выплаты сотрудник не получит. Все убытки из-за своего халатного отношения к работе возместит сотрудник бухгалтерии или кадрового отдела, по чьей вине и произошла потеря.
Однако получить дубликат больничного листа сотрудник вправе до того момента, пока бухгалтерия не внесла соответствующие заметки в учете акта о временной нетрудоспособности. После этого копию сотруднику уже никто не предоставит.
Восстановление в случае утери листа работником
В письме № 15-03-11/12/7761 от 17.07.2013 ФСС РФ указывает на возможность восстановления испорченного или утерянного больничного свидетельства. Согласно Приказу Минздрава от августа 2007 года, дубликат документа выдаётся лечащим врачом сотрудника или председателем медицинской комиссии. Повторное оформление возможно только в случае, если пособие не было выплачено.
Важно! Ранее дубликат листа оформлялся исключительно после предъявления справки, полученной по месту работы, подтверждающей отсутствие факта выплаты компенсации по страховому случаю. Последние изменения упростили процедуру, сделав этот пункт необязательным. Но несмотря на это, в медицинском учреждении могут спросить справку — запрета на истребование нет.
Порядок оформления дубликата
В этом случае нетрудно понять, что делать если потерял больничный лист. Достаточно обратиться в медицинское учреждение для его повторной выдачи.
- На бланке документа обязательно должна быть надпись «Дубликат»
- Разрешено использование особого штампа для маркировки повторно выданного акта.
- В новом бланке указывается весь оплачиваемый период, даже если в утерянном или испорченном было несколько записей с несколькими сроками.
- Дубликат оформляется по такой же форме и в таком же виде, что и первоначальный документ.
- Датой выдачи считается время повторного оформления.
Заявление на дубликат больничного листа
Если работник потерял выданный ему листок нетрудоспособности, он не сможет подтвердить обоснованность своего отсутствия на рабочем месте, а работодатель, в свою очередь, не сможет назначить и выплатить ему пособие. Могут возникнуть проблемы с назначением пособия и в том случае, когда в выписанном листке нетрудоспособности содержатся ошибки. Поможет в таких ситуациях предоставление работодателю дубликата больничного листка. Напомним, что дубликат – это второй или следующий экземпляр какого-либо письменного документа, который имеет одинаковую с подлинником юридическую силу. Соответственно, дубликат листка нетрудоспособности должен содержать всю информацию, содержащуюся в испорченном (утраченном) листке нетрудоспособности с учетом необходимых исправлений (Письмо ФСС от 09.08.2011 № 15-03-11/12-8887 ). А как получить дубликат больничного листа взамен испорченного или утраченного бланка?
Порядок восстановления
Если больничный лист был утерян работником до предоставления в отдел кадров предприятия, восстановление документа происходит в следующем порядке:
- Работник получает в отделе кадров справку в том, что больничный лист при выходе на работу не был предоставлен.
- Работник обращается в поликлинику с заявлением о восстановлении больничного листа.
- Заявление рассматривается комиссией, состоящей из лечащего врача, заведующего отделением и работника регистратуры.
- Заявителю выдается дубликат больничного листа.
К заявлению нужно приложить паспорт, медицинский страховой полис, а также справку, полученную в отделе кадров.
В тексте заявления излагается следующая информация:
- ФИО, адрес и паспортные данные заявителя;
- наименование медицинского учреждения и ФИО заведующего отделением, на имя которого пишется заявление;
- дата выдачи больничного листа;
- период болезни;
- дата и обстоятельства потери или порчи документа;
- просьба о выдаче дубликата;
- дата и подпись.
При рассмотрении заявления устанавливается факт выдачи больничного листа в регистратуре, а также подтверждается наличие основания (перенесенного заболевания) для выдачи документа.
Для этих целей изучаются записи в медицинской карте заявителя, а лечащий врач подтверждает их подлинность и факт присутствия больного на приеме ранее – данные меры необходимы, чтобы исключить возможность незаконного получения дубликата посторонними лицами с использованием подложных документов.
Возможен ли отказ в выдаче
Согласно требованиям действующего законодательства, дубликат больничного листа выдается только в случаях, если произошла его утеря или порча. То есть получить другой экземпляр листка в остальных ситуациях невозможно. Например, человек прошел полный курс лечения. Врач выдал ему оформленный больничный, который впоследствии пациентом был утерян до того, как труженик представил его по месту работы. В такой ситуации человек имеет полное право обратиться за выдачей дубликата.
В ситуации с порчей все несколько иначе. Если ответственный специалист принял документ на хранение и впоследствии привел его в негодность, то дубликат также будет выдан.
Однако в ситуации, если на основании больничного в отчетную документацию внесены сведения или произведена оплата, медицинская инстанция имеет полное право отказать в замене больничного. В этом случае виновный специалист понесет все расходы, связанные с утратой. Такое правило применимо и к случаям, когда происходит порча документа по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, например, кража или пожар. Если на основании документа проводились выплаты или другие юридически значимые действия – дубликат невозможно будет получить.
То есть условием замены больничного является его фактическая утрата и отсутствие проведенных на его основании финансовых операций. Также выдача дубликата не производится в случаях его нецелевого назначения, например, личного хранения в качестве памятного документа.
Когда откажут в возмещении расходов
Если хозяйство выплатило работнику пособие, а затем потеряло листок нетрудоспособности, то ФСС России откажет в возмещении пособия. Позиция чиновников изложена в письме ФСС России от 17 июля 2013 г. № 15-03-11/12-7761. Она заключается в следующем. Компенсация расходов возможна на основании оригинала или дубликата больничного листа. Другие документы ФСС России не примет.
Копия больничного выписывается, когда оригинал потерян работником или содержит ошибки. В случае его утери работодателем законодательство не предусматривает оформление дубликата.
Справки из больниц, содержащие информацию о выдаче листков нетрудоспособности, по мнению чиновников, не относятся к финансовым документам. Поэтому они не могут подтвердить расходы по соцстрахованию. Отметим: в обоснование своей позиции чиновники ссылаются на подпункт 3 пункта 1 статьи 11 Федерального закона от 16 июля 1999 г. № 165-ФЗ и пункт 18 Положения- утвержденного постановлением Правительства РФ от 12 февраля 1994 г. № 101. В них говорится о том, что к зачету не принимаются расходы, не подтвержденные документами, а также когда нарушено законодательство.
Оформление дубликата больничного листа, правила и сроки оформления
Чтобы восстановить больничный лист при его утере, необходимо заполнить бланк, соответствующий оригиналу.
При этом идентичность бланка не подразумевает аналогичность заполнения. В этом и есть основное различие копии и оригинала. Правила оформления дубликата таковы:
- На бланке в правом верхнем углу ставится обозначение «Дубликат». Такую метку можно поставить либо штампом, либо написать прописью.
- Что касается даты, то указывается время заполнения дубликата, а не время оформления оригинала.
- Период больничного отпуска прописывается одной строкой в бланке копии.
- «Первичный» и «Продолжение листка» – необходимые для заполнения поля в дубликате больничного листка.
- В отличие от оригинала, в дубликате необходимо заполнять строки «Профессия врача» и «Фамилии представителей врачебной комиссии». Эти строки заверяются подписями членов комиссии.
Что касается сроков предоставления дубликата, то лично в руки сотруднику он выдается в течение дня с момента подачи заявления. А вот если заявление на замену оформлял руководитель, то здесь время может затянуться максимум на 7 дней.
Что делать, если больничный утерян медучреждением?
Если больничный лист утерян по вине сотрудников медицинского учреждения, то эта ситуация ни в коем случае не отменяет всех выплат, предназначенных по страховому случаю.
Также медучреждение обязано предоставить обратившемуся сотруднику копию утерянного больничного. Для этого сотрудник обязан предоставить сведения с места прохождения комиссии.
Больничный лист может быть не утерян, а испорчен при заполнении медицинским сотрудником. Тогда осуществляется повторное заполнение акта с соблюдением следующих требований:
- для заполнения полей нового бланка необходимо использовать только гелевую или перьевую ручку, но ни в коем случае не шариковую;
- допускается использование исключительно черных чернил;
- рукопись должна быть выполнена только печатным шрифтом, исключительно на русском языке;
- не допускается отступление за пределы отведенных полей, граф и ячеек;
- допущенные при написании фактические, грамматические ошибки портят заполняемый бюллетень и автоматически делают его недействительным.