Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «5 Общие требования к выполнению текстовых документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Юридическая тематика очень сложная но, в этой статье, мы постараемся ответить на вопрос «Изменения 2022 года госты делопроизводство». Конечно, если у Вас остались вопросы Вы сможете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Изменения 2022 года госты делопроизводство
Является разработчиком ряда авторских курсов в области административного, кадрового, бухгалтерского и судебного делопроизводства. Постоянно сотрудничаю с такими учебными заведениями, как: МГУ, РАГС, АНХ и др., участвую в обучении специалистов в системе повышения квалификации в таких организациях, как: Мэрия г.Москвы, Центробанк, Сбербанк, ОАО «Газпром», ОАО «Транснефть», ОАО «РЖД» и др.
Вы выбираете подходящий для вас семинар. В своем городе, сидя в уютном зале официального партнера компании «Гарант», Вы можете принять участие в транслируемом из Москвы семинаре ведущего специалиста страны, узнать о важных изменениях законодательства, об актуальных проблемах, задать вопрос лектору.
Как составить документ для нескольких адресатов
Согласно стандартам делопроизводства, в одном документе можно указывать не более 4 адресатов. В случае, если обращение ориентированно на больший круг лиц, то применяется одна из следующих альтернатив:
- Список адресатов составляется на отдельной бумаге и прилагается копия документа-обращения;
- Адресаты обезличены (без указания фамилий) и объединены лишь единой должностью. Например:
Руководителям Северо-Байкальского подразделения ООО Рошстрой.
Представленные в ГОСТе правила оформления документа для нескольких адресатов на практике применимы только в отношении обращений на бумажных носителях, поскольку электронные бланки:
- Могут вообще не содержать реквизитов адресата;
- Без ущерба информативности может указываться количество адресатов, превышающее установленное регламентом – более 4;
- Электронная переписка и виды документов не позволяют привести информацию об адресатах отдельным списком.
При составлении официальных документов важно правильно определить лицо, от которого исходит информация. Ниже представлен ряд примеров:
Наименование документа
Обращение
Пример
Деловое письмо, служебная записка
От первого лица или третье лицо, единственное число
Отдел закупок направляет предложение;
Прошу принять меры;
От первого лица в единственном числе
Документ от имени коллегиального органа управления
От третьего лица (единственное число)
Собрание акционеров приняло решение
Третье лицо, множественное число
Выслушали, утвердили, решили, приняли
Документы, содержащие информацию о каких-либо фактах
Третье лицо, любое число
Комиссия оценила, отдел закупок утвердил
Документ, предусмотренный ГОСТом, содержит следующую информацию об отправителе
- Логотип компании или торговая марка — вверху по центру или с левой стороны
- Неофициальное название компании, если оно более распространено в обычной коммерческой практике у другой стороны
- Название документа — вверху по центру страницы, с левой стороны
- Обязательная (основная) информация о компании находится в начале документа
- Название компании, название
- Юридический адрес,.
- Номер НДС,.
- Основной государственный регистрационный номер — PSRN,.
- Электронная почта, факс и
- Другие контактные данные,.
- Документ всегда датируется датой его подписания уполномоченным должностным лицом, а не датой его создания. Положение этой отметки находится в верхнем поле бланка. Обычно используется формат даты: день — месяц — год.
- Если документ должен соответствовать ГОСТу, название получателя должно быть написано с заглавной буквы.
- ГОСТ гласит, что к получателю нужно обращаться «Уважаемый!». предусматривает, что адресат должен быть адресован с Восклицательный знак обязателен.
Например, Уважаемая Светлана Игоревна!
Эта форма строго соблюдается всеми органами власти и управления, но частные лица могут следовать этому порядку по своему желанию.
- В тексте инициалы получателя всегда следуют за фамилией, но если требуется подпись, то инициалы получателя появляются перед фамилией.
- Если компания использует фирменный бланк, нет необходимости повторно указывать ту же информацию в конце документа. В этом случае документ должен быть подписан и заверен подписью уполномоченного лица.
- Если документ подписан несколькими сотрудниками, подписи каждого сотрудника должны располагаться по иерархии вниз. То есть, человек с более высокой должностью подписывается на первой строчке, и так далее, в порядке убывания иерархии.
- Если документ подписан заместителем или представителем лица, уполномоченного доверенностью, фамилия и инициалы должны быть заверены печатью или исправлены вручную.
- Если используется электронная цифровая подпись, отметка должна быть проставлена в том же месте документа, где требуется собственноручная подпись.
- Электронная подпись не должна перекрывать текст документа.
- Несмотря на то, что многие сотрудники и кадровики упорно утверждают обратное, ГОСТ устанавливает, что печать организации не должна пересекаться с подписью.
- При необходимости документ может содержать информацию о его авторе (как правило, текст меньше, чем основной текст).
- Полное имя,.
- Контактный телефон, номер телефона
- Название должности, и
- Электронная почта.
- При заверении копии соответствующая отметка (верная копия, правильная) ставится внизу документа, но в отличие от государственных стандартов, многим организациям разрешено ставить ее вверху документа.
- Копии документа должны содержать информацию о месте хранения оригинала. Приветствуется уточнение и проверка информации (печать, номер дела).
- Заявления, меморандумы и другие локальные документы, требующие резолюции, должны быть заверены в любом месте листа уполномоченным должностным лицом.
- Согласие, отказ, отсутствие возражений.
- Полное имя,.
- Подпись,.
- Дата,.
- Объемные документы, состоящие из нескольких страниц, должны быть пронумерованы начиная со второй страницы и, возможно, сшиты. Нумерация должна располагаться по центру верхнего поля каждого листа после титульного листа с отступом 10 мм сверху.
Как указать адресата: кому и куда
Адресатом может быть фирма или человек. Его всегда пишут справа — под реквизитами автора документа или в верхнему углу. Тут есть изменения по сравнению с прежними правилами.
Если адресат — человек, нужно писать в дательном падеже:
Генеральному директору
ООО «Ромашка»
Иванову И. И.
Если адресат — компания, тогда название пишут в именительном падеже, хотя это тоже «кому»:
Министерство финансов Российской федерации
Если адресат — подразделение или филиал, название фирмы пишут в именительном, а подразделение и должность — в дательном падеже:
ООО «Завод Литий»
Начальнику транспортного цеха
Петрову П. П.
Смотрите, как изменилось место для инициалов адресата. По старому госту их следовало писать перед фамилией:
И. И. Иванову
А теперь — после фамилии:
Иванову И. И.
А еще можно добавить «г-ну» или «г-же». Раньше так было не принято.
Формирование первичных документов на бумажном носителе
При установлении правил документооборота автономным учреждениям необходимо учитывать положения Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, предусматривающие приоритетность формирования первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета по унифицированным формам в виде электронных документов.
Формирование на бумажном носителе первичных учетных документов по унифицированным формам документов, утвержденным Приказом № 52н, допустимо в следующих случаях (Письмо Минфина России № 02-07-07/98091):
-
при обеспечении соблюдения требований законодательства РФ о защите обрабатываемых персональных данных, а также сведений, составляющих государственную тайну, и иной информации с ограниченным доступом, не содержащей сведения, составляющие государственную тайну;
-
при отсутствии технической возможности (при условии представления в бухгалтерию электронного образа такого документа).
* * *
В заключение определим основные мероприятия, которые необходимо реализовать для обеспечения успешного перехода на применение Приказа № 61н с 1 января 2023 года:
1. Привести учетную политику автономного учреждения в соответствие требованиям Приказа № 61н, в том числе внести дополнения в график документооборота с учетом использования электронных документов (определить сроки формирования, подписания, утверждения электронных документов, передачи первичных (сводных) учетных документов для их отражения в бухгалтерском учете).
2. Обеспечить наличие в программном продукте, используемом автономным учреждением для ведения бухгалтерского учета, реализованных форм электронных первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, которые обязательны к применению с 1 января 2023 года.
3. Обеспечить техническую возможность обмена электронными документами.
4. Определить список лиц, ответственных за формирование и подписание электронных документов.
5. Обеспечить всех сотрудников, составляющих и подписывающих электронные документы, простой ЭП или ЭЦП в соответствии с полномочиями на подписание и утверждение документов, определенных Приказом № 61н.
6. Обеспечить всех должностных лиц, утверждающих и согласовывающих электронные документы, ЭЦП.
7. Провести мероприятия по синхронизации справочников ГИИС «Электронный бюджет» и программного продукта, используемого в автономном учреждении для ведения бухгалтерского учета.
Обращаем внимание на то, что Приказом Минфина России от 28.06.2022 № 100н вносятся изменения в Приказ № 61н.
В перечень форм электронных первичных учетных документов добавят формы:
-
0510448 – акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов;
-
0510450 – накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов;
-
0510451 – требование-накладная;
-
0510452 – акт приемки товаров, работ, услуг;
-
0510453 – извещение о трансферте, передаваемом с условием;
-
0510521 – заявка – обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо.
В перечень электронных регистров бухгалтерского учета добавят формы:
-
0509211 – карточка учета капвложений;
-
0509214 – карточка учета права пользования нефинансовым активом.
Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее — документы), в том числе включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД), класс 0200000.
Настоящий стандарт определяет состав реквизитов документов, правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения настоящего стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.
При подготовке и оформлении документов используют реквизиты, определения которых приведены в ГОСТ Р 7.0.8.
01 — герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);
03 — товарный знак (знак обслуживания);
04 — код формы документа;
05 — наименование организации — автора документа;
06 — наименование структурного подразделения — автора документа;
07 — наименование должности лица — автора документа;
08 — справочные данные об организации;
09 — наименование вида документа;
10 — дата документа;
11 — регистрационный номер документа;
12 — ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
13 — место составления (издания) документа;
14 — гриф ограничения доступа к документу;
16 — гриф утверждения документа;
17 — заголовок к тексту;
18 — текст документа;
19 — отметка о приложении;
20 — гриф согласования документа;
23 — отметка об электронной подписи;
25 — отметка об исполнителе;
26 — отметка о заверении копии;
27 — отметка о поступлении документа;
29 — отметка о контроле;
30 — отметка о направлении документа в дело.
Общие требования по оформлению курсовой работы
При написании курсовой работы первое на что стоит обратить внимание — это соблюдение общих правил по оформлению. Если проигнорировать данные пункты и отложить их на заключительный этап работы, вы можете столкнуться с рядом сложностей которых можно было избежать. Если изначально не выставить основные параметры, то в будущем легко пропустить ошибку в оформлении, а также трудно сориентироваться по объему написанного текста. По этой причине в случае использования в работе информации из интернета проверяйте чтобы весь текст курсового проекта соответствовал данным требованиям:
- Текст курсовой работы должен размещаться на листах формата А4, при этом используется односторонняя печать.
- Ориентация страниц для текстовой части – книжная, для приложений – книжная и/или альбомная.
- Границы полей: верхнее и нижнее – по 20 мм, левое – 30 мм, правое – 15 мм.
- Междустрочный интервал: полуторный в основном тексте, одинарный в подстрочных ссылках.
- Стандартный шрифт – Times New Roman.
- Цвет шрифта – черный.
- Размер основного текста – 14 пт; размер шрифта сносок, таблиц, рисунков, приложений – 12 пт.
- Выравнивание текста – по ширине, без отступов.
- Абзац – 1,25 см.
- Автоматическая расстановка переносов.
- Каждый раздел курсовой работы начинается с новой страницы. Исключение составляют параграфы – они продолжаются по тексту.
- Нумерация начинается с титульного листа, но проставляется лишь с первой страницы введения, номер страницы размещается в нижней части листа по центру, при этом точку в конце ставить не нужно.
Нумерация и названия реквизитов
Соотношение реквизитов ГОСТов представлено в таблице:
|
№ |
ГОСТ Р 6.30-2003 |
ГОСТ Р 7.0.97-2016 |
|
01 |
Государственный герб Российской Федерации |
Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) |
|
02 |
Герб субъекта Российской Федерации |
Эмблема |
|
03 |
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) |
Товарный знак (знак обслуживания) |
|
04 |
Код организации |
Код формы документа |
|
05 |
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица |
Наименование организации – автора документа |
|
06 |
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) |
Наименование структурного подразделения – автора документа |
|
07 |
Код формы документа |
Наименование должности лица – автора документа |
|
08 |
Наименование организации |
Справочные данные об организации |
|
09 |
Справочные данные об организации |
Наименование вида документа |
|
10 |
Наименование вида документа |
Дата документа |
|
11 |
Дата документа |
Регистрационный номер документа |
|
12 |
Регистрационный номер документа |
Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа |
|
13 |
Ссылка на регистрационный номер и дату документа |
Место составления (издания) документа |
|
14 |
Место составления или издания документа |
Гриф ограничения доступа к документу |
|
15 |
Адресат |
Адресат |
|
16 |
Гриф утверждения документа |
Гриф утверждения документа |
|
17 |
Резолюция |
Заголовок к тексту |
|
18 |
Заголовок к тексту |
Текст документа |
|
19 |
Отметка о контроле |
Отметка о приложении |
|
20 |
Текст документа |
Гриф согласования документа |
|
21 |
Отметка о наличии приложения |
Виза |
|
22 |
Подпись |
Подпись |
|
23 |
Гриф согласования документа |
Отметка об электронной подписи |
|
24 |
Визы согласования документа |
Печать |
|
25 |
Оттиск печати |
Отметка об исполнителе |
|
26 |
Отметка о заверении копии |
Отметка о заверении копии |
|
27 |
Отметка об исполнителе |
Отметка о поступлении документа |
|
28 |
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело |
Резолюция |
|
29 |
Отметка о поступлении документа в организацию |
Отметка о контроле |
|
30 |
Идентификатор электронной копии документа |
Отметка о направлении документа в дело |
Как проставлять отметки
Изменились правила заверения копий. Первая часть заверяющей надписи осталась прежней. Она состоит из слова «Верно», ФИО, должности и подписи лица, уполномоченного на ее проставление, и даты.
Если копию предстоит передать в другую организацию, необходимо дать ссылку на подлинник. Необходимо написать, в какой организации он находится и в каком деле хранится. Последний обязательный реквизит — печать компании.
Еще одно важное новшество, включенное в правила оформления приказов в делопроизводстве по ГОСТу в 2021 г., — отметка об электронной подписи. Во времена принятия предыдущего стандарта ее еще не использовали. А теперь стоит запомнить состав такой отметки:
- надпись «Документ подписан электронной подписью»;
- номер сертификата ключа;
- ФИО его владельца;
- срок его действия.
Правила размещения и оформления приложений в ВКР
Приложения размещают в последнем разделе дипломной работы (после списка источников). Сюда входят не только графические объекты, но и любая вспомогательная информация, которой автор считает нужным дополнить работу.
Раздел с приложениями естественным образом дополняет ВКР. Оформление таких объектов зависит от того, какой тип информации используется (текст, изображения).
Что касается нумерации, то она не цифровая, а буквенная. Чтобы дать наименование каждому объекту, используют заглавные буквы русского алфавита (А, В, В…). Исключениями являются буквы ё, и, й, о, з, ч, ы, ь и ъ.
В соответствии с нормами ГОСТа, каждое приложение должно соответствовать определенной ссылке внутри текста дипломной работы. Важно, чтобы нумерация была понятной и последовательной, и у членов аттестационной комиссии не возникало вопросов о том, какое приложение идет первым, какое – вторым и т.д.
Для чего нужна прошивка документов
В первую очередь, прошивка бумаг необходима для документов с большим объемом, состоящих из десятков, а иногда и сотен страниц. Прошивка рабочей документации поможет полностью систематизировать все офисные бумаги. Прошивка необходима не только в текущем делопроизводстве — без нее не обходятся и при передаче документов на хранение в архивы.
Сегодня в статье рассмотрим, как правильно нужно прошивать бумаги, и какие способы прошивки лучше для этого использовать. Также мы рассмотрим и ряд других вопросов:
- Как нужно прошивать документацию по ГОСТу.
- Какие существуют способы прошивки бумаг.
- Существует ли пошаговая инструкция по прошивке документов.
Но обо всем по порядку.