Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кассовый аппарат — выбираем современную и надежную модель». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Лучшей является та касса, которая отвечает всем нуждам вашего бизнеса и соответствует 54-ФЗ. Так для одного лучшим кассовым аппаратом будет смарт-терминал, а для другого — POS-система. Но, как правило, это ККТ, которая прошла проверку временем и не одним десятком пользователей. Это универсальное устройство, которое подойдет для любой сферы деятельности как для ИП, так и ООО.
Как правильно выбрать кассовое устройство
Чтобы грамотно подобрать ККТ для своего бизнеса, необходимо учитывать не только стоимость оборудования, его внешний вид, состав и характеристики современной контрольно-кассовой техники, но и массу других факторов. Особое значение для оптимальной автоматизации торговых процессов имеют параметры, перечисленные ниже:
- Разновидность аппарата. Стационарные ККТ применяются для торговых точек, где расчеты с клиентами совершаются на месте. То есть они подходят для невыездных направлений бизнеса. Для компаний, чья сфера связана с доставкой, логистикой, разъездной торговлей, идеально подойдут для работы мобильные или цифровые онлайн-кассы.
- Производительность и мощность. Прежде всего, такие параметры влияют на скорость выполнения задач, что, соответственно, отражается на качество обслуживания в целом. Чтобы в этом достичь положительных результатов, следует выбирать ККТ с объемной памятью, последней ОС, быстрым процессором. Высокая скорость работы кассы будет особенно важна, если вам необходим оборудование для крупного магазина. Чтобы улучшить качество обслуживания посетителей, целесообразно покупать ККМ с наличием автоотрезчика чеков.
- Совместимость с оборудованием. К некоторым ККМ можно без проблем подключить дополнительные кассовые устройства, а к другим для этого потребуется интегрировать отдельные платные приложения. Кроме того, для подсоединения нового оборудования онлайн-кассы должны быть оснащены специальными разъемами или портами. Также важное значение имеет их количество, если собираетесь подключать не одну единицу техники.
- Способы доступа к интернету. Оборудование может подключаться к сети по беспроводным (Wi-Fi, 3G, 4G) или проводным (Ethernet) каналам связи. Это зависит от модели устройства. Чтобы доступ к интернету был более стабильным, лучше выбирать ККТ с поддержкой нескольких способов.
- Встроенный аккумулятор. От его мощности зависит время непрерывной работы оборудования без необходимости подзарядки. Такой параметр важен, если вы собираетесь использовать в работе мобильные терминалы. Будет преимуществом, когда оборудование сможет заряжаться от внешнего беспроводного аккумулятора.
- Формат и ресурс печати. От первого параметра зависит ширина используемой кассовой ленты. В торговле применяется три ее образца: 44, 57 и 80 мм. Наиболее широкая чековая лента используется для печати чеков с длинным списком позиций, поэтому подходит для крупных магазинов. В свою очередь, ресурс печати влияет на срок службы кассового устройства и частоту замены комплектующих. Обычно этот параметр рассчитывается в километрах ленты.
- Взаимодействие с программами. Предварительно узнайте, поддерживает ли выбранная модель нужный софт. Если планируете приобрести или арендовать онлайн-кассу для интернет-магазина, рекомендуем обратить внимание на облачные устройства или технику, которая способна интегрироваться с CMS-системой. В случае, когда собираетесь продавать маркированные товары, вам потребуется ККТ с функцией считывания специальных меток.
- Наличие личного кабинета. Это также один из важных параметров при выборе кассы. Через личный кабинет можно отслеживать практически все наиболее важные торговые процессы: вести учет расходов и приходов, формировать отчеты, загружать в базу новые товары и многое другое.
Сколько стоит кассовое оборудование
Цена на ККТ в основном зависит от этих факторов:
- назначение;
- состава комплектации;
- набор функций.
К наиболее бюджетным относятся автономные кассы. Их средняя стоимость составляет 8 000 – 9 000 рублей. Немного дороже обойдутся фискальные регистраторы. Их ценовой диапазон очень широк: можно приобрести аппарат и за 8 000 рублей и за 30 000 рублей.
Смарт-терминалы стоят в пределах 10 000 – 20 000 рублей, цена на более усовершенствованные модели может доходить до 40 000 рублей. Самыми дорогими считаются POS-системы. Их стоимость будет зависеть от оборудования, входящего в комплектацию. Цена таких ККТ иногда превышает 100 000 рублей.
Окончательная стоимость устройств у многих компаний также будет зависеть и от включенных сопутствующих услуг. Life Pay предлагает не только купить ККТ по выгодным ценам, но и оказывает всю необходимую помощь для оптимизации бизнес процессов по минимальным тарифам. В перечень базовых услуг входит:
- Консультация по выбору подходящего варианта устройства.
- Получение электронной подписи. Без нее регистрация ККМ в налоговом органе невозможна.
- Оформление договора на услуги с ОФД. Если работаете с маркированным товаром, потребуется также подготовить и заключить дополнительное соглашение.
- Регистрация кассового устройства в реестре ФНС.
- Предоставление готового программного обеспечения.
Существует два вида кассового учета — базовый и упрощенный. Базовый учет подразумевает составление таких документов:
- Приходный кассовый ордер — оформляется при поступлении денежных средств в кассу.
- Расходный кассовый ордер — при выдаче наличных.
- Кассовая книга — в ней отражаются все операции, при которых выписываются ПКО и РКО.
- Авансовые отчеты — составляются работниками, чтобы отчитаться о суммах, которые были выданы им под отчет.
- Документы, по которым производятся выплаты работникам наличных средств:
- расчетно-платежная форма Т-49;
- платежная ведомость Т-53.
Также существует понятие кассового лимита, то есть максимальная сумма наличности, которая может быть в кассе. Лимит рассчитывается в соответствии с порядком, установленным Центральным банком РФ и закрепляется внутренним документом, например, приказом. Нарушать его можно лишь тогда, когда средства в кассе предназначены для выдачи физлицам.
Как выбрать лучшую ККТ
При покупке контрольно-кассовой техники важно знать, на что обратить внимание, чтобы не жалеть о покупке и в последующем не приобретать новый аппарат:
- Бюджет на покупку. Первый и самый главный пункт. От того, сколько вы готовы заплатить за кассовый аппарат, зависит его качество, а также коэффициент его полезного действия.
- Среда использования. Для торговли курьерам обязательно понадобится мобильный ККТ, если же продажа товаров осуществляется в любом помещении, то лучше отдать предпочтение стационарному прибору.
- Объем продаж (высокий, средний, низкий). В случае, если день насыщенный и продается много товара в ограниченное время, то желательно выбрать аппарат с высокой скоростью распечатывания чеков, если же покупателей немного, то вероятнее всего надобности в кассовом аппарате с быстрой печатью нет.
- Площадь торгового помещения или рабочего пространства. От этого зависит, какой кассовый аппарат вам понадобится, а именно его габариты. Стоит учитывать, что компактные аппараты чаще всего стоят значительней дешевле больших аналогов.
Что будет, если перейти на онлайн-кассу
Штрафы и санкции. Есть сразу несколько нарушений, которые каждый раз караются наказанием:
-
Продажи вне отчетной техники. Предполагается, что физлица пострадают на сумму от 10 тысяч рублей до приостановки всей деятельности, а юр. лица — от 30 тысяч рублей до остановки на срок до 2 лет.
-
Если касса не будет соответствовать закону. Сначала поступит предупреждение, потом — 10 000 рублей.
-
Не выдавался чек в бумажном виде, отказывают отправлять электронный. Начинается с предупреждения, потом — штраф в 10 000 рублей.
Чтобы избежать финансовых потерь, можно пройти по простому алгоритму:
-
сказать налоговой о нарушении раньше, чем она сама это заметит;
-
отправить документы;
-
составить документацию о коррекции.
Основные изменения в использовании онлайн-касс, произошедшие в 2022 году
Завершился переход на новый формат фискальных документов – ФФД 1.2
Приказом ФНС № ЕД-7-20/662@ в 2021 году был введен новый формат фискальных документов. В рамках внедрения произошло изменение реквизитов чеков, а также требований к применению касс при реализации маркированных товаров. Владельцы онлайн-касс, выполняющие реализацию указанных товаров, с февраля 2022 года должны использовать контрольно-кассовую технику, осуществляющую создание фискальных документов в соответствии с ФФД 1.2. Продажа маркированных товаров с привлечением касс формата 1.05 и 1.1 – административное нарушение согласно ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ. Штрафы следующие (возможно получение предупреждения):
- для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей –1,5-3 тысячи рублей;
- для юридических лиц – 5-10 тысяч рублей.
Отличия онлайн ККМ от привычных кассовых аппаратов
Основное отличие в том, что они передают данные через интернет. За эту функцию отвечает фискальный накопитель, хранящий информацию обо всех денежных операциях, имеющий свой номер и определенный срок годности. В каком-то смысле он является заменой контрольной кассовой ленты — ЭКЛЗ. Регистрация устаревших касс проводилась при личном визите в налоговую службу, а онлайн-касса регистрируется удалённо, посредством сайта ФНС или фискального оператора. Раньше данные снимались с контрольной ленты работниками центра техобслуживания во время личного визита, сегодня их передача осуществляется в режиме реального времени. На старых кассовых аппаратах должна была присутствовать голограмма, говорящая о том, что касса зарегистрирована. На современных аппаратах эту же функцию выполняет заводской номер.
Чек, выпускаемый обычной кассой, включал всего 7 реквизитов, а на чеке онлайн-кассы их 24. И последнее отличие новой техники — это возможность не только выгонять бумажные чеки, но и пересылать покупателю электронные. То есть техника стала намного более функциональной и удобной в использовании. Она избавляет предпринимателей от необходимости регулярного личного посещения налоговых органов. Также сократились выездные проверки инспекторами налоговой, а чеки содержат всю нужную информацию, обеспечивающую защиту прав потребителей.
Контрольно-кассовая техника и контрольно-кассовая машина – идентичные понятия. Речь идет об устройстве, также известном как кассовый аппарат или онлайн-касса. В сфере торговли техника обеспечивает учет и контроль выручки. С помощью кассы фиксируются операции реализации товаров, печатаются чеки и отчеты, может вестись учет продукции.
До 2017 года субъекты хозяйственной деятельности использовали устройства старого образца с защищенной электронной контрольной лентой. Поправки в федеральный закон № 54-ФЗ регламентируют переход на кассы нового поколения. Разница между устройствами значительная, заключается она в расширенном функционале. Обновленная техника печатает чеки, соответствующие стандартам, формирует отчетные документы в электронной форме, а также автоматически отправляет их в фискальные органы.
Разновидности ККМ в сфере торговли:
| Признаки | Группы ККМ |
| По конструкции | Автономная; пассивная системная; активная системная; фискальный регистратор. |
| По возможности подключения | Компьютера; сканера; считывателя платежных карт; электронных весов и др. |
| По способу формирования отчетных документов | По кассирам; по секциям; по видам товаров; почасовой отчет; суточный отчет; фискальный отчет. |
| По функциональному назначению регистров (счетчиков) оперативно-запоминающего устройства | Денежные суммирующие; контрольные; операционные. |
| По виду включения режима работы машины | С помощью ключей; с помощью ввода программных паролей. |
Почему Россия перешла на онлайн-кассы?
Переход на новые ККТ произошел бы даже в том случае, если бы их введение не было обязательным. Они имеют множество преимуществ по сравнению с устройствами с ЭКЛЗ. Вот возможности онлайн-кассы и преимущества ее использования:
- Бумажная работа сведена к минимуму. Не нужно постоянно передавать данные о транзакциях в Федеральную налоговую службу. Вся информация передается автоматически без Вашего участия.
- Экономия на расходных материалах. ЭКЛЗ представлял собой флешку на 16 мегабайт с функцией генерации криптографического кода. На нем могло храниться только 100 тыс. чеков. Спустя год он подлежал замене в любом случае. В отличие от ЭКЛЗ, срок годности фискальных накопителей доходит до 36 месяцев.
- Упрощенная регистрация. Особенности онлайн-кассы упрощают взаимодействие с ФНС. Для регистрации не нужно посещать налоговую. Весь процесс происходит онлайн с помощью интерфейса сайта ФНС.
- Электронная цифровая подпись. Установка предусматривает покупку ЭЦП, которая откладывалась в долгий ящик большинством компаний. ЭЦП позволяет перейти на электронный документооборот и снизить объемы бумажной работы еще больше.
Полный переход на онлайн-контроль представителей товаров и услуг налоговыми органами значительно уменьшит государственные расходы в этой сфере и позволит снизить ставку на обслуживание административных нужд ФНС. Проверки, отнимающие время как у сотрудников службы, так и у предпринимателей, в будущем, при условии окончательного и успешного внедрения этой системы, можно будет упразднить.
С полной заменой обычных ККТ на онлайн-варианты будут остановлены или значительно затруднены большинство коррупционных и просто мошеннических схем — налогооборот станет более прозрачным за счёт усиления средств контроля, а также благодаря предоставлению доступа к информации по чекам третьей и главной стороне — потребителю. Потребитель, ранее не интересовавшийся подобным, сможет полностью отследить свой чек в процессе обработки его силами ФНС.
Что можно использовать вместо онлайн-касс
Как упоминалось ранее, предприниматель имеет полное право не пользоваться средствами безналичного расчёта, принимая только наличные — это никак не принизит его в правах рядом с коллегами, сделавшими противоположный выбор. Это актуально для мелкого предпринимательства, где наличие кассовых аппаратов скорее препятствие, чем полезное улучшение. Продуктовые рынки, некоторые торговые сети с ограниченным ассортиментом, заведения общественного питания и т.д. — большинство владельцев подобных бизнес-проектов и не подозревают о том, что такое ККТ.
Для владельцев же большого учёта отсутствие кассового аппарата — практически финансовое самоубийство. Ни один человек, особенно нанятый сотрудник, не сможет так вовремя вносить необходимые данные и поддерживать постоянную связь с налоговой. Рано или поздно произойдёт сбой, и владелец предприятия может получить серьёзные проблемы с налоговой или пострадать финансово. Если по каким-то причинам онлайн-касса ему не подходит, он может остановиться на фискальном регистраторе (ФР).
Это официально законная и даже более совершенная версия кассового аппарата. ФР обладает всеми его функциями, а также своими дополнительными, которые сильно упрощают учёт, могут сообщаться со всеми учётными системами, собирать статистику. С помощью фискального регистратора можно свести работу продавца к минимуму — это очень актуально в крупных торговых сетях, где сотрудников может быть несколько десятков, а ежедневный оборот слишком масштабный, чтобы допускать возможность ошибок, основанных на человеческом факторе.
Ответственность за ККТ
Владельцы онлайн-касс несут ответственность за ККТ: за ее регистрацию, предоставление данных в налоговые органы, корректное использование.
Также предприниматели будут наказаны за неприменение ККТ. Так, для должностных лиц размер штрафа составляет до 50 процентов от суммы, проведенной мимо кассы (не менее 10 000 руб.), а для юридических лиц — до 100 процентов (не менее 30 000 руб.)
За неправильное применение ККТ при первом нарушении выносится предупреждение, при повторном — назначается штраф (для должностных и для юридических лиц — до 3 000 руб. и до 10 000 руб. соответственно).
Но в новой редакции закона N 54-ФЗ отмечается, что у предпринимателей есть возможность избежать наказания. Для этого нужно исправить совершенное нарушение и сообщить о нем в налоговую инспекцию. Необходимо также, чтобы до этого контролирующий орган не знал о правонарушении, а предприниматель мог подтвердить, что оно совершено без умысла.
До начала применения ККТ ее нужно зарегистрировать в ИФНС, где организация поставлена на:
-
или по своему месту нахождения, если ККТ будет эксплуатироваться по месту нахождения организации;
-
или по месту нахождения обособленного подразделения, если ККТ будет эксплуатироваться в ОП.
Это надо сделать независимо от того:
-
принадлежит ККТ организации на праве собственности или получена в аренду;
-
является ККТ самостоятельным объектом или установлена в платежном терминале.
Как выбрать онлайн-ККТ
Порядок эксплуатации ККМ строго регламентируется Федеральным Законом 54-ФЗ. Приобретать кассовый аппарат желательно у партнеров производителей или в авторизованных сервисных центрах. Это позволит застраховаться от покупки некачественной техники. Специалисты центра оказывают помощь при подборе модели, максимально отвечающей не только условиям ведения деятельности, но и требованиям законодательства. Некоторые бизнес-процессы требуют применения ККМ с высокой пропускной способностью или мобильной кассовой техники, но к использованию допускаются далеко не все модели, а только внесенные ФНС в реестр ККМ.
Требования к аппарату
Чтобы аппарат можно было без проблем поставить на учет в органах фискальной службы, он должен соответствовать определенным требованиям, в частности – находиться в списке в специальном государственном реестре. Найти, включена ли в него выбранная модель или нет, можно, ознакомившись самим реестром на официальном сайте.
Как работать с кассовым аппаратом: пошаговые действия
У каждого кассира на рабочем месте должна быть пошаговая инструкция или руководство, как работать с кассой онлайн, потому что кассир ежедневно должен выполнять следующие действия:
- в начале рабочего дня проверить исправность ККМ;
- включить кассовый аппарат;
- проверить наличие ленты печати чеков (при ее отсутствии установить новую);
- зарегистрировать кассира (возможность некоторых моделей ККТ);
- вывести пробные отчеты (текущий и за предыдущую смену);
- встретить покупателя;
- пробить чек приобретенного товара или услуги;
- выполнить план на перерыв (проверить фактическую денежную сумму в сейфе и в памяти аппарата, внести новые товарные позиции или другие действия по мере необходимости);
- в конце смены пересчитать полученную выручку и сравнить со значением в памяти кассового оборудования.
Придя на рабочее место, кассир должен убедиться в отсутствии повреждений на корпусе кассового оборудования и проводах ввода-вывода информации, а также наличии нужных пломб на устройстве (если есть). Также нужно очистить изделие от пыли и загрязнений. В конце подготовки кассир проверяет надежность подключения кассы к бытовой сети 220 Вольт (если оборудование стационарного типа) и соединения с Интернетом.
Нужно обратить внимание на корректность установки чековой ленты. Довольно часто рулон устанавливать вверх ногами, а потом удивляются неправильной печати и грешат на якобы неисправный принтер. Правильное положение рулона в устройстве печати четко указано в инструкции к оборудованию. Оно обусловлено наличием только одного слоя для печати на термоленте. Проверяют установку ленты при печати отчета.
Далее кассир печатает отчет за предыдущую смену. Если в ранее распечатанном отчете видно суммы, работник предыдущей смены забыл выполнить обнуление. Если это вовремя не было устранено и замечено проверяющими органами, учреждение подлежит штрафным санкциям.
Начало работы с онлайн-кассой: открытие смены
Прежде чем открывать кассовую смену, работник должен подготовиться к началу рабочего дня. Кассиру необходимо:
- Получить у ответственного лица ключи от денежного ящика
- Получить «размен» для возможности выдавать покупателям сдачу
- Проверить наличие в печатающем устройстве чековой ленты
- Проверить работоспособность дополнительного оборудования (сканер штрих-кодов, весы и т.д.)