Учет расходов на загранкомандировки в «1С:Бухгалтерии 8»

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Учет расходов на загранкомандировки в «1С:Бухгалтерии 8»». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Для начала — короткое пояснение по структуре. Если вы пишете отчет в произвольной форме (а такая практика сейчас имеет широчайшее распространение), то поделите мысленно бланк на три части: начало, основной раздел и концовку.

Отражение расчетов по загранкомандировкам

Расчеты по оплате и возмещению расходов работника, связанных с командировкой за пределы РФ, в том числе выплата аванса и погашение неизрасходованных средств, могут осуществляться в иностранной валюте (п. 16 Положения о командировках, п. 9 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»).

Порядок отражения в бухгалтерском и налоговом учете расходов и расчетов с работником, связанных с зарубежными командировками, зависит от валюты, в которой выдавался аванс на командировку, и от наличия документов, подтверждающих конвертацию валюты.

На практике возможны следующие варианты выдачи аванса работнику:

• аванс выдан в иностранной валюте (наличными или путем перечисления денежных средств на личную банковскую карту работника в валюте);

• выдана корпоративная банковская карта в валюте;

• аванс выдан в рублях (наличными или перечислением денежных средств на личную банковскую карту работника);

• выдана корпоративная банковская карта в рублях.

Если аванс выдан в рублях

Если аванс для загранкомандировки выдан сотруднику в рублях, а расходы в загранкомандировке понесены в иностранной валюте, то в таком случае порядок учета валютных расходов отличается. По мнению Минфина России (см., например, письма от 19.06.2020 № 03-03-06/1/52967, от 21.01.2016 № 03-03-06/1/2059), командировочные расходы в валюте признаются на дату утверждения авансового отчета:

• по курсу конвертации на дату совершения операции (на дату покупки валюты работником или дату списания денежных средств с его банковской карты), подтвержденному справкой или выпиской банка;

• по курсу ЦБ РФ на дату выдачи аванса, если курс конвертации документально не подтвержден;

• по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета — в части, не покрытой авансом).

Оформление документов на командировку

После согласовательной части идет документальное оформление командировки.

Так, на третьем шаге выпускают приказ о направлении работника в командировку. Его готовит обычно кадровая служба на основании положительного решения директора компании.

После подписания приказа и ознакомления с ним командируемого работника на четвертом этапе заказывают билеты и гостиницу.

Почему важно оформлять проездные документы только после издания приказа? Потому что в любой момент планы руководства могут измениться и командировка не состоится. В этом случае ваши расходы на проезд и найм жилья будут признаны необоснованными.

Работник может самостоятельно заняться оформлением проездных и гостиницы. Однако для упорядочивания расходов желательно заказ билетов и проживания доверить отдельному сотруднику, который будет оформлять данные расходы в соответствии с установленными нормами. В этом случае нужно сделать предварительный расчет для начисления командировочных.

Составление авансового отчета: кто должен этим заниматься

Абзац №2 п.6.3, содержащийся в документе Указания N 3210-У, гласит, что авансовый отчет должно заполнять лицо, ранее получившее денежные средства, а затем нужно отнести его в бухгалтерию. Кто такие подотчетные лица:

• сотрудники компании;
• внештатные сотрудники, участники гражданско-правового договора (к примеру, договора подряда, договора оказания услуг). Речь идет только о физических лицах. В этом случае они приравниваются к сотрудникам компании согласно письму Банка России от 02/10/2014 N 29-Р-Р-6/7859. Таким образом, выдача средств под отчет и окончательный расчет с ними проводятся так же, как и со штатными работниками компании.

Если в авансовом отчете была найдена ошибка, то исправлять ее нужно по общим правилам:

• Если была сделана неправильная запись. (К примеру, на канцтовары сотруднику выдали под отчет 6000 рублей. Фактическая стоимость оказалась 5483,12 руб. Но во время заполнения авансового отчета человек сделал ошибку и указал сумму расхода в 5493,12 руб. Для исправления нужно зачеркнуть одной строкой ̶5̶4̶9̶3̶,̶1̶2̶, написать верную сумму 5483,12.
• Рядом поставить отметку «исправлено», исправление должно быть читаемым.
• Исправление необходимо заверить подписью сотрудника.

«1C:Бухгалтерия 8» — это самая популярная бухгалтерская программа, способная вывести автоматизацию учета на качественно новый уровень. Удобный продукт и подключаемые к нему сервисы позволят эффективно решать задачи бухгалтерской службы любого бизнеса!

• Поддержка разных систем налогообложения, ведение бухгалтерского и налогового учета, сдача отчетности;
• Учет МПЗ, партионный учет, расчеты с контрагентами, выписка первичных документов;
• Расчет зарплаты, учет денежных операций;
• Интеграция с другими программами 1С и сайтами;
• Работа с электронными листами нетрудоспособности (ЭЛН).

Проводки авансового отчета по командировке

Когда утвержден авансовый отчет по командировке, бухгалтер учреждения должен сделать списание данных денежных средств в целях осуществления бухгалтерского учета и налогообложения. Производится это путем проводок.

Работник бухгалтерии в этом случае будет использовать 71 счет. По дебету будут отражаться выданные средства командируемому лицу, а по кредиту – соответственно понесенные и подтвержденные им расходы.

При рассмотрении данного вопроса нужно отметить, что наймодатель при отправлении своего сотрудника в поездку по должностным обязанностям гарантирует ему сохранение не только рабочего места, но и полное покрытие понесенных расходов. Последнему следует правильно оформить необходимую документацию, а также произвести ее сдачу бухгалтерии.

Приложения к авансовому отчету

Безусловно, основные документы по командировке — это не столько авансовый отчет. Сколько документы в подтверждение расходов. Какие документы должен собрать и предоставить работодателю работник?

1. Расходы на проживание:

• гостиница: счет и чек ККТ или справка с детализацией услуг и иные документы об отплате
• аренда квартиры: договор найма (аренды), расписка физического лица (Арендодателя) о получении денег, чек ККТ (если он — организация).

2. Проезд к месту командировки:

• электронный билет и посадочный талон
• багажная квитанция
• можно использовать справки авиаперевозчика, ж/д перевозчика

3. Проезд общественным транспортом, такси:

• билет и чек ККТ

Расходы можно подтвердить электронным документом, подписанным электронной подписью.

Для бухгалтера: в командировочные расходы по налогу на прибыль включайте суточные и документально подтвержденные расходы на проезд и проживание. НДС по расходам на проезд можно принять к вычету без счета-фактуры, если налог выделен в билете. НДФЛ и страховые взносы на командировочные расходы только в части, превышающие нормы (п. 1 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ, Письмо ФСС от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985).

Таким образом, авансовый отчет по командировке позволит избежать необоснованных трат в служебных поездках и систематизировать расходы на указанные цели.

При заполнении документов учитываются его разделы. Несмотря на то, что работодатель может самостоятельно устанавливать формы составления отчетов, они должны содержать определенные данные, необходимые для проверки соответствия бухгалтерией предприятия.

Обычно к составлению отчетов выдвигаются следующие требования:

• полностью и максимально подробно должна быть описана цель поездки и выданные руководителем задания, весь процесс их выполнения и полученные результаты;
• цели и задачи описывает работодатель или любое иное лицо, обладающее соответствующими полномочиями, также это может сделать работник, исходя из ранее полученного задания;
• обстоятельства решения задач и выполнения целей должны быть описаны работником, который отправлялся в командировку.

Составление отчетов оформляется согласно принятым в организации правилам и нормам с указанием необходимых реквизитов и данных.

К необходимым реквизитам относятся:

• юридическое наименование организации;
• номер документа;
• дата его составления;
• персональные данные сотрудника, который был отправлен в командировку, а также занимаемая им должность;
• информация о структурном подразделении, которое направило работника в поездку;
• место прибытия гражданина, в которое он отправлялся исполнять свои профессиональные обязанности;
• сроки поездки;
• основания для организации командировки;
• кем и как производится финансирование лица, которое было отправлено в командировку;
• цели и задачи работника, которые тот должен выполнить в установленный командировкой срок;
• подписи руководства.

Часть разделов заполняются руководителем или иными лицами, которые уполномочены осуществлять такую деятельность, а часть — самим работником.

Одним из самых главных документов, который определяет назначение командировки, является служебное задание на командировку (образец заполнения можно скачать по ссылке в конце статьи). В данном документе представлена самая исчерпывающая информация о том, то должно быть выполнено в процессе отъезда сотрудника и в течение какого срока.

Информация, которая должна быть представлена в служебном задании:

• Время, которое будет затрачено на осуществление командировки и выполнение задания, указанное в днях. Также указывается дата начала и окончания командировки;
• Система оплаты труда, которая будет применяться к данному работнику;
• Указывается главная цель, которая должны быть достигнута в результате данной командировки;
• Причина, которая повлекла за собой оформления такой поездки. Причина указывается не всегда, поскольку она не всегда есть на предприятии.

Служебное задание на командировку в 2020 году имеет такую же форму, как в предыдущие периоды. Ничего не изменилось. Используется специальная форма Т-10а. Эта форма является официальной стандартной формой, которую могут использовать предприятия любой формы собственности и любой деятельности.

Если внимательно посмотреть предлагающуюся форму, то станет видно, что она содержит информацию не только о самом задании, но также и имеет отчетные графы. Данная часть заполняется уже по итогу осуществления командировки, когда субъект вернется и выйдет на работу. Сотрудник должен отчитаться о том, какие задания он выполнил, чего достиг и т.д.

Очень часто при заполнении такого документа возникает проблема, поскольку в документе обязательно необходимо указать основание, которое послужило для командировки. И никто не знает, что указывать. Так вот основанием для таких действий могут быть:

• Служебная записка руководителя или начальника отдела о том, то есть необходимость направить сотрудника на выполнения своих должностных обязанностей в другой город или страну;
• Документы, подтверждающие возможность в дальнейшем подписать контракт или договор о сотрудничестве с контрагентами;
• Документы судебного характера, например, повестка в суд;
• Претензионные заявления, жалобы и т.д. от партнеров, которые требуют урегулирования возникшего конфликта;
• Соглашения и договора с партнерами о том, то один из сотрудников будет направлен на краткосрочную работу в другой город.

В принципе, подтверждающим документом может быть любой, главное – его непосредственное наличие в бухгалтерии.

Для того, чтобы заполнить отчет о выполнении командировочного задания, в нем необходимо в обязательном порядке указать следующую информацию:

• Полное наименование компании, в которой работает человек;
• ФИО сотрудника, который будет направлен в командировку;
• Должность и подразделение, где работает субъект;
• Информация о командировке: куда направляется человек, на какой срок, в какую организацию;
• Способ финансирования командировки: за счет средств бюджета, за счет прибыли организации и т.д.;
• Цель, которую необходимо достичь. Задания командировки;
• Отчет о проделанной работе.

Вся информация заполняется перед командировкой, на чистом бланке. И только итоговые результаты сам работник заполняет по итогу возвращения из нее Результат достижения цели заверяет начальник отдела.

Штрафные санкции за нарушения срока предоставления документа

Авансовый отчёт предоставляется в бухгалтерию предприятия не позднее чем через 3 суток после окончания командировки. Если эти сроки нарушены, то, полученные сотрудником на командировочные расходы деньги считаются его задолженностью. Таким образом, при несвоевременном отчёте о выданных авансом средствах они могут быть удержаны работодателем из зарплаты работника (ст.137 ТК РФ).

Возможна ситуация, когда предприятие не удержало со своего работника выданные на командировку под отчёт средства, за которые он вовремя не отчитался. В таком случае эти деньги включаются в общую сумму, из которой высчитываются страховые взносы.

Такое требование указано в приложении к письму ФСС РФ № 02–09–11/06–5250 от 14.04.2014, где говорится об обложении страховыми взносами некоторых выплат. В этом письме неподтверждённые документально, а поэтому подлежащие возвращению, суммы командировочных расходов приравниваются к выплатам в пользу работников, иначе говоря, к доходам физических лиц.

Нюансы составления при командировке за границу

Оформление сотрудника в заграничную командировку процедура несколько сложнее, чем по России.

Основные расходы при командировке за границу:

• Суточные. Размер устанавливается организацией самостоятельно и фиксируется на локальных актах. Сумма до 2500 руб./день не облагается налогом на доходы физ.лиц. поэтому организации обычно останавливаются на этой сумме. До пересечении границы с зарубежной страной и по возвращении обратно, их размер равен максимально возможной на территории РФ. Рекомендации: при определении расходов ориентируйтесь на прожиточный минимум принимающей страны.
• Расходы на проезд – оплата к месту назначения оплачивается отдельно. Проезд по городу на такси, автобусе – иногда учитываются в командировочных расходах.
• Расходы на проживание – гостиница, отель. Любые расходы должны быть подкреплены квитанциями, счетами, чеками.
• Оформление загранпаспорта и визы — расходы на гос.пошлину, консультации специалистов можно списать на командировочные расходы.
• Прочие расходы: сборы и пошлины, транзит транспортного средства.

Зарубежная командировка оформляется аналогично служебной поездке по России. Издается приказ о направлении сотрудника в командировку. В нем указывается номер и дата приказа, фамилия имя отчество сотрудника, должность, место назначения (со страной), цель командировки.

Штрафные санкции за нарушения срока предоставления документа

Авансовый отчёт предоставляется в бухгалтерию предприятия не позднее чем через 3 суток после окончания командировки. Если эти сроки нарушены, то, полученные сотрудником на командировочные расходы деньги считаются его задолженностью. Таким образом, при несвоевременном отчёте о выданных авансом средствах они могут быть удержаны работодателем из зарплаты работника (ст.137 ТК РФ).

Возможна ситуация, когда предприятие не удержало со своего работника выданные на командировку под отчёт средства, за которые он вовремя не отчитался. В таком случае эти деньги включаются в общую сумму, из которой высчитываются страховые взносы.

Такое требование указано в приложении к письму ФСС РФ № 02–09–11/06–5250 от 14.04.2014, где говорится об обложении страховыми взносами некоторых выплат. В этом письме неподтверждённые документально, а поэтому подлежащие возвращению, суммы командировочных расходов приравниваются к выплатам в пользу работников, иначе говоря, к доходам физических лиц.

II этап. Документы, необходимые для подтверждения командировки

Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки (абз. 1 п. 7 положения № 749). Это означает, что дату начала и окончания командировки подтвердят билеты (авиабилеты, железнодорожные билеты, автобусные билеты). Кроме того, для подтверждения расходов на перелет необходим посадочный талон (письмо Минфина России от 07.06.2011 № 03-03-07/20). При покупке электронного авиабилета достаточно представить в качестве подтверждающего документа распечатку маршрут/квитанции и посадочный талон.

Как показывает практика, нередко командированные работники теряют посадочные талоны на самолет либо контрольные купоны железнодорожного билета.

В этом случае нужно приложить определенные усилия для восстановления утраченных билетов.

Так, в случае потери посадочного талона на самолет необходимо запросить у авиаперевозчика или его представителя справку, содержащую необходимую для подтверждения полета информацию (письма Минфина России от 07.06.2013 № 03-03-07/21187, от 13.01.2012 № 03-03-06/1/11).

Очень часто командированные работники используют такси как для проезда к месту командировки и обратно, так и для осуществления поездок по городу.

Расходы на оплату услуг такси могут признаваться в составе расходов при исчислении налога на прибыль (письма Минфина России от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223, от 11.07.2012 № 03-03-07/33, от 04.10.2011 № 03-03-06/1/621, УФНС России по г. Москве от 29.11.2010 № 20-15/124949, от 06.08.2009 №16-15/080978).

В случае экономического обоснования и документального подтверждения стоимость компенсируемых работнику услуг на оплату такси не подлежит обложению НДФЛ (письма Минфина России от 27.11.2013 № 03-04-05/51373, от 27.06.2012 № 03-04-06/6-180, УФНС России по г. Москве от 24.12.2009 № 20-20/3/3535).

Однако в локальном акте работодателя (например, в Положении о командировках) должно быть предусмотрено право работника пользоваться услугами такси (решение Арбитражного суда Самарской области от 11.07.2014 № А55-6762/2014, постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 06.03.2014 № А33-1018/2013).

Как отмечено в решении Арбитражного суда Рязанской области от 13.01.2014 № А54-2673/2013, производственная необходимость использования автомобиля в служебных целях определяется руководителем организации, исходя из следующего:

— работник может не успеть выполнить поставленные задачи (опоздать на встречу), поскольку его график работы является плотным, а в движении общественного транспорта возможны сбои;

— добраться на вокзал или в аэропорт иначе, чем на такси, в принципе невозможно из-за позднего отъезда (прибытия), когда общественный транспорт не ходит или высока вероятность опоздания на рейс после переговоров и т.д.

Кроме того, трудовым законодательством не установлено, каким именно транспортом работник должен добираться до места командировки. Данный выбор осуществляется работодателем с учетом соотношения стоимости и сроков проезда, а также необходимости обеспечения комфорта и безопаснос­ти командированного работника. Таким образом, работодателю предоставлен выбор, каким транспортом и на какое время будет командирован работник (постановление ФАС Поволжского округа от 23.06.2014 № А65-8051/2012).

Какими документами подтверждаются расходы на оплату услуг такси?

По возвращении из командировки работник должен приложить к авансовому отчету чек ККТ или квитанцию на оплату услуг пользования такси. Квитанция на оплату пользования легковым такси должна содержать следующие обязательные реквизиты (приложение № 5 к Правилам перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утвержденное постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 № 112):

— наименование, серия и номер;

— наименование фрахтовщика;

— дата выдачи квитанции;

— стоимость пользования;

— фамилия, имя, отчество и подпись лица, уполномоченного на проведение расчетов.

В графе «Наименование, серия и номер квитанции на оплату пользования легковым такси» вносится запись «Квитанция на оплату пользования легковым такси, серия, номер». Серия и номер печатаются типографским способом.

Иная ситуация складывается, если работник отправился в командировку на личном автотранспорте.

В случае проезда работника к месту командирования или обратно к месту работы на личном транспорте фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке (абз. 2 п. 7 положения № 749). Служебную запис­ку работник должен представить по возвращении из командировки одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование личного транспорта (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки на оплату ГСМ и др.). Форма служебной записки не приведена в положении № 749, а поэтому организация должна сама разработать бланк и утвердить его в приказе руководителя. В служебной записке проставляются даты отъезда и приезда работника.

Кроме того, с таким работником необходимо заключить дополнительное соглашение, в котором указывается размер компенсации за использование личного автотранспорта в служебных целях (ст. 188 ТК РФ) (образец служебной записки).

В случае если работник направлен в командировку в несколько организаций, то в служебной записке указываются все места посещения работника (с указанием даты и времени).

Служебные записки визируются руководителем организации или другим уполномоченным лицом и подшиваются вместе с подтверждающими документами к авансовому отчету.

Поскольку постановлением № 1595 отменено служебное задание, возникает вопрос по поводу документа, в котором бы отражались цели командировки. Для того чтобы подтвердить производственный характер командировки, в приказе о направлении работника в командировку отдельной строкой указывается цель поездки (см. образец приказа на с. 123). Но даже если работник не достиг поставленных перед ним целей (например, не смог заключить договор с контрагентом и пр.), работодатель обязан ему возместить командировочные расходы (ст. 168 ТК РФ, письма УФНС России по г. Москве от 11.08.2009 № 16-15/082607.2, Роструда от 30.04.2008 № 1024-6, постановление ФАС Поволжского округа от 08.04.2014 № А65-12100/2013).

Для более эффективного использования рабочего времени в командировке работнику может быть разрешено взять автомобиль в аренду. Как свидетельствует многочисленная судебная практика (постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 17.06.2014 № А03-15651/2013, решения арбитражных судов Алтайского края от 07.03.2014 № А03-15651/2013 и Рязанской области от 13.01.2014 № А54-2673/2013) расходы по аренде автомобиля сотрудником или группой сотрудников, находящихся в командировке, могут быть учтены в составе расходов при условии их документального оформления и обос­нования, поскольку НК РФ не конкретизирует способ и вид транспорта, которым работник добирается до места назначения и обратно.

В этом случае оправдательными документами, подтверждающими использование арендованного автомобиля для служебных целей, являются:

— договор аренды;

— акт о передаче автомобиля;

— счета, чеки;

— иные документы, подтверждающие оплату услуг по предоставлению автомобиля в аренду (письмо Минфина России от 29.11.2010 № 03-03-06/1/742). В этих случаях НДФЛ не уплачивается.

Еще проблемными вопросами являются документальное оформление и экономическое обоснование расходов на упаковку багажа и услуги камеры хранения.

В период нахождения в командировке у работника может возникнуть необходимость в упаковке багажа (например, при получении технической или иной документации), а также потребность в услугах камеры хранения. Например, по вине организации-перевозчика задерживается отправление поезда, и командированный работник во избежание хищения имущества, представляющего ценность для организации, сдает его в камеру хранения.

Похожие записи:

• Что делать, если приставы сняли все деньги
• Минтруд ожидает рост зарплат по итогам года ниже инфляции
• Для госслужащих изменят правила оплаты труда и премирования