Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Виды учета рабочего времени сотрудников». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При оформлении документов устраивающемуся на новую работу прописывается её график, который должен быть включен в должностную инструкцию или трудовой договор. Так можно найти подробное описание режима работы, который становится основой для последующего учета рабочего времени на предприятии и начисления заработной платы.
Формы и средства учета рабочего времени
При учете рабочего времени обычно используются табели, формы которых разработаны Госкомстатом РФ (Постановление № 1 от 05.01.2004).
Учетный табель по форме Т-12 заполняется вручную. Для его ведения назначается специальный сотрудник.
Табель по форме Т-13 составляется с помощью автоматической программы регистрации учетных показателей.
В табеле ежедневно фиксируется явка сотрудников, особенности работы (дневная, ночная, сверхурочная, труд в выходные и праздничные дни), количество отпускных дней, отсутствие сотрудника (с указанием причины).
В компаниях могут использоваться и другие учетные формы с данными, необходимые для расчета зарплаты, составления отчетов, представления сведений контролирующим органам.
Используются также многочисленные дополнительные средства, облегчающие учет рабочего времени. К ним относятся:
- Журналы прихода и ухода сотрудников;
- Специальные пропускные устройства с использованием систем биометрической идентификации, магнитных пластиковых карт, кодовых замков;
- Средства отслеживания входа и выхода людей на/за территорию предприятия (видеокамеры, сигнализация). Такие устройства используются не только для учета рабочего времени, но и для предотвращения утечки важной служебной информации. Они устанавливаются открыто с согласия работников организации;
- СКУД – системы контроля доступа в служебные помещения, фиксирующие время входа и выхода сотрудников;
- Средства мониторинга работы на компьютере, предотвращения непродуктивных затрат рабочего времени, фиксации трудозатрат на выполнение отдельных заданий (DLP-системы и тайм-трекеры).
Формы учета рабочего времени
Разным категориям работников и продолжительность рабочего дня может полагаться различная. Она может быть:
- Нормальной, то есть 40 часов в неделю.
- Сокращенной, которая устанавливается для беременных женщин и лиц с ограниченной трудоспособностью, если они напишут заявление. При его наличии работодатель обязан перевести сотрудника на такой график и не может оспаривать это решение. Также особый график в обязательном порядке положен несовершеннолетним. Он указывается в трудовом договоре, а в табеле отмечается время работы в соответствии с ним;
- Неполной. Такой рабочий день устанавливается по соглашению между сотрудником и работодателем, например, в случае совместительства.
Такой график работы вызывает много вопросов. По нему несколько сложнее проводить анализ. Однако есть ситуации, когда нет альтернативного выхода. Например, если продолжительность буднего дня превышает норму, прописанную в Трудовом кодексе. Таким образом функционируют рестораны и многие другие заведения. Данный распорядок необходим и когда оборудование задействовано круглосуточно.
При приеме в штат нового сотрудника, этот тип занятости уже обозначен в контракте. Сложнее, если нужно перевести на сменный режим все предприятие или отдельных работников. Тогда алгоритм действий такой:
- руководитель издает соответствующий приказ;
- изменения отображаются в коллективном договоре;
- разрабатываются графики выхода на смену;
- оформление дополнительных соглашений, персонал уведомляется и дает согласие минимум за две недели;
- проводится ознакомление с распорядком.
При создании расписания нужно учитывать законодательные ограничения на предпраздничные дни и продолжительность смены для отдельных категорий граждан.
Способы контроля рабочего времени
Раньше контролировать время работы приходилось исключительно ручным методом, велись журналы и табели. Сейчас есть много более удобных возможностей.
- Электронные пропускные системы. Сотрудник получает карточку, которую прикладывает при входе и выходе из здания на пропускном пункте. При необходимости ими можно пользоваться и внутри помещений, так настраивается допуск к отдельным офисам, архивам, лабораториями т.д.
- Системы CRM. Это специальные программы, аккумулирующие сведения о действиях персонала, связанного непосредственно с процессом продаж клиентам, в них отражается, в том числе, время, затраченное на подготовку документов, звонки, переписку и т.д.
- Журналы в учетных программах. Примером может служить известная бухгалтерская программа, где есть журнал учета всех действий пользователя. Можно определить, на какие документы, сколько и когда он потратил время.
- Видеоконтроль. Видеонаблюдение позволяет постоянно контролировать присутствие работника на месте (в кабинете, за станком, на линии, на кассе и т.п.)
Жесткая политика некоторых организаций ограничивает сотрудников в свободе действий в рабочее время, например, в пользовании соцсетями, личными мобильными телефонами, посторонними разговорами, продолжительностью перерывов. Однако если требования соответствуют положениям Трудового кодекса, то пренебрежение ими может привести к дисциплинарным взысканиям и даже увольнению.
В свою очередь, работодатель обязан обеспечить своему персоналу комфортные и соответствующие технике безопасности и охране труда условия работы и оплачивать как время работы, так и отсутствия на ней сотрудника согласно ТК. Если какие-то внутренние положения вступают в противоречие с кодексом, то он будет иметь более высокое значение, чем локальный нормативный акт.
Режимы работы предприятия: нормированный, ненормированный, сменный, свободный
Существуют разные виды режимов рабочего времени. Расписание может быть пятидневным, выстроенным по схеме 2/2, 3/2. Каждая организация сама для себя определяет, какой из вариантов наиболее предпочтителен. Выбирая лучшую схему организации внутреннего распорядка, руководители обычно опираются не только на действующие нормы труда, но и на масштаб бизнеса, его специфику и ряд других факторов, носящих индивидуальный характер.
Работодатель может установить нормированное, ненормированное или посменное расписание. Также допускается возможность работы по свободному графику. Выбранный вариант влияет на методику контроля служебного распорядка, а вместе с этим формирует следующие особенности функционирования компании:
- длительность рабочего дня;
- наличие перерывов для отдыха, их протяженность;
- количество часов в трудовой семидневке;
- порядок чередования выходных и рабочих дней;
- возможность сверхнормативной производственной деятельности.
Учет рабочего времени — законодательно закрепленная за руководителем обязанность, но выбор методов, видов и форм учета является его прерогативой. Используя максимально подходящий вид учета и современные средства автоматизации, вы сможете не только соблюсти требования законодательства, но и значительно увеличить показатели продуктивности.
Планирование и учет рабочего времени с применением специальных систем выводит понятие об эффективности труда на новый уровень. Однако как и любой другой инструмент, система учета рабочего времени может принести компании как пользу, так и навредить. Здесь многое зависит от руководителя.
Если вы сделали все грамотно и прозрачно, прислушиваетесь к своим сотрудникам и используете полученные данные на благо — весь коллектив только выиграет. Но если под видом анализа продуктивности внедряется тотальная слежка за каждым вздохом подчиненных — не стоит удивляться, что внедрение СУРВ не оправдывает ожиданий.
Цели и задачи организации рабочего времени
Правильная (рациональная) организация работы на предприятии: рабочего времени, рабочего места, графика работы, отдыха, перекуров, выходных и т.п. – это очень важная часть общего тайм-менеджмента любой организации (от англ. Time Management, «управление временем»).
К чему может привести рационально спланированная политика управления:
- Растёт продуктивность каждого отдельного человека/сотрудника (благодаря распределению времени на вверенные обязанности).
- Снижается общий уровень затрат, оптимизируются расходы на заработную плату.
- Нормализуются трудовые отношения, улучшаются взаимоотношения между отдельными членами коллектива (фактически руководитель может регулировать состав смен и их пересечение между собой, ротацию кадров между разными сменами, взаимозаменяемость сотрудников, наставничество и другие детали).
- У управленца появляется возможность более детального и точного планирования деятельности своей службы/отдела.
- Труд строго нормируется (сотрудники могут планировать свои личные дела с привязкой к выходным и к своему свободному времени).
- Упрощается расчёт заработной платы (к тому же, всегда можно сверить график явок и отработанные часы с тем, что было учтено в официальном табеле при расчётах).
Нормативные акты и требования законодательства по организации рабочего времени и времени отдыха
Должный порядок ведения учёта, организации труда, режим рабочего времени, продолжительность рабочего дня, важные нормы, обязанности работодателя и работников, а также иные нюансы определяет Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ), этому посвящён весь четвёртый раздел (статьи с 91 по 105).
В нем определяются:
- Обязанности и правила ведения табеля учёта рабочего времени.
- Нормальная и сокращённая продолжительность, неполный рабочий день, гибкий график.
- Организация суммированного и несуммированного учета рабочего времени.
- Другие правила учета рабочего времени в организации.
- Пункты, которые должны быть предусмотрены (оговорены) в трудовом договоре.
- Права на перерывы, отпуск и другие виды отдыха.
- Освобождение от работы на время обучения с сохранением оплаты труда.
- Количество смен, которое может отработать сотрудник предприятия без нарушения требований к продолжительности рабочего дня.
- Условия планирования внутреннего трудового распорядка и т.п.
Какие задачи решают системы учета рабочего времени?
Возможности системы идентификации пользователей и анализа их рабочей деятельности позволяют собирать детализированную информацию по каждому отдельному сотруднику по дням и за отчетные периоды:
· количество отгулов и больничных дней;
· общее время опозданий и ранних уходов;
· фактически отработанные часы;
· учет работы в выходные и переработки.
Продуктивные системы учета рабочего времени сотрудников помогут повысить качество и эффективность работы персонала и достигать другие цели:
· организовать простое планирование рабочего времени;
· составлять обоснованные графики работы;
· укрепить внутреннюю дисциплину среди сотрудников;
· улучшить ведение статистической и итоговой отчетности;
· принимать грамотные управленческие решения в отношении кадрового вопроса, внутреннего распорядка и режима трудового дня;
· добиться повышения финансовой экономии;
· настраивать эффективную работу систем кондиционирования, жизнеобеспечения.
Спецавтоматика для системы учета сотрудников на одну точку прохода с помощью карточек
Принцип действия данного метода схож с биометрической идентификацией. В данном случае, на входе в компанию также устанавливаются терминалы, но они определяют не биометрический фактор, а внешнюю метку, выполненную в виде персональной карты, которую нужно вложить или поднести к считывающему устройству.
Такая система учета рабочего времени сотрудников, позволяет не только получить полный контроль доступа людей в помещение, но и при условии расширения возможностей, организовать выгрузку отчетов в общий сетевой интерфейс и подключаться сразу к нескольким контроллерам для централизованного управления.
Такое решение востребовано как на небольших, так и крупных предприятиях, а также в разных офисах, расположенных в пределах одного бизнес-центра.
Достоинствами данной системы являются:
· невысокая стоимость;
· детализированное отслеживание прихода и ухода с работы каждого сотрудника;
· точный учет опоздания;
· снижение вероятности попадания на территорию компании постороннего лица.
Недостатком метода считается ограниченность зоны контроля, сохранение вероятности подмены идентификационной карточки и отсутствие возможности организации группового прохода людей.
Учет рабочего времени представляет собой постоянный контроль процесса осуществления трудовой деятельности в соответствии с режимом и установленным распорядком в конкретном учреждении. Он всегда требуется для организации и дальнейшего поддержания трудовой дисциплины, так как при его отсутствии нередко случаются неприятные ситуации со злоупотреблением доверием работодателя.
Сам учет рабочего времени должен полностью соответствовать действующему ТК РФ, положения которого наделяют работников законными правами по предоставлению им регулярных отпусков и выходных.
Статья 91 ТК РФ содержит разъяснения о том, что именно следует понимать под рабочим временем. Внутренний распорядок, существующий в каждой организации, не должен иметь абсолютно никаких противоречий с данными положениями.
Учет рабочего времени требуется для выполнения следующих функций:
- контроль регулярной явки сотрудников на свое рабочее время в начале трудового дня и обнаружение нарушений временного режима в виде задержек, а также опозданий;
- дополнительные проверки присутствия сотрудников на своих местах на протяжении всего рабочего периода, отсутствие опозданий при возвращении с обеденных перерывов и уход на них не раньше положенного срока;
- проверка времени окончания рабочего дня на его соответствие установленному режиму;
- фиксирование и контроль оплаченного рабочего периода, выделение отдельных временных отрезков с простоем работы, регулярными отпусками.
Как ввести суммированный учет рабочего времени?
Порядок введения суммированного учета рабочего времени на предприятии устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка (ст. 104 ТК РФ). Это единственное, что говорит нам Трудовой Кодекс. Предположим, в существующих в организации правилах внутреннего трудового распорядка вообще ничего не сказано про суммированный учет. На наш взгляд, в таком случае было бы целесообразно сначала внести дополнения в эти правила, а потом уже и сам суммированный учет. Однако этого недостаточно!
Вполне возможно, новый режим работы и суммированный учет рабочего времени на предприятии будет применяться не только к вновь принимаемым сотрудникам, но и к «старым». Тогда следует вспомнить, что за 2 месяца до введения другого режима работы необходимо в письменной форме оповестить об этом работника, которого собираются перевести на этот режим работы (ст. 74 ТК РФ). Если работник согласен перейти на такой режим работы, то необходимо внести изменения в трудовой договор (ст. 72 ТК РФ).
Еще один немаловажный вопрос при введении суммированного учета – это установление размера оплаты труда. В принципе, никто не запрещает установить работнику оклад. Отработав за месяц строго по своему графику, он получит свой оклад. Но как только возникнет необходимость привлечь его к работе сверх графика, придется высчитывать среднюю часовую ставку. А как это сделать, нормативно не урегулировано. Поэтому настоятельно рекомендуем во избежание спорных ситуаций установить часовую тарифную ставку.
Вахтовый режим рабочего времени
Является формой исполнения трудовой деятельности работником без возможности ежедневного возвращения к месту проживания. Такой режим, как правило, применяется работодателями при строительстве или реконструкции объектов в целях сокращения сроков реализации проектов. Вахтовый режим предполагает предоставление работникам условий для нормального проживания, чаще всего, это создаваемые работодателем специальные мобильные здания и сооружения, оборудованные всем необходимым. Период продолжительности вахты определяется трудовым законодательством и составляет не более 1 месяца (в случае увеличения срока вахты до 3-х месяцев, ст. 299 ТК РФ, работнику производится доплата). Продолжительность рабочей смены во время вахты должна составлять не более 12 часов. Для расчета используется суммированный учет рабочего времени за месяц, квартал или 1 год. В этот учетный период включается общее рабочее время, время, затраченное на дорогу до пункта сбора, места выполнения работ и обратно, время отдыха, которое совпадает с календарным периодом. График работы вахтовым методом доводится до работников не позднее, чем за 2 месяца. Данный режим предусматривает ряд ограничений (ст. 298 ТК РФ), по которому на работу вахтовым методом не могут быть привлечены:
- работники до 18 лет;
- беременные женщины;
- женщины, на иждивении которых находятся малолетние дети в возрасте до 3-х лет;
- работники, которые имеют медицинские противопоказания.