Авансовый отчёт по командировке: заполнение, документы для подтверждения

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Авансовый отчёт по командировке: заполнение, документы для подтверждения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Это затраты сотрудника на выполнение служебного задания (проезд, проживание, проведение презентаций, расходные материалы, и т.д.). Компенсируются по факту предъявления документов, подтверждающих затраты – билеты, счета-фактуры, накладные, квитанции, и т.д. Можно выдать деньги авансом, а сотрудник по приезду предъявит документы и отчитается за выданные деньги.

Как отправить сотрудника в командировку

Для оформления командировки нужно придерживаться следующего алгоритма:

1) Оформить приказ по форме Т-9. Приказы также оформляются на собственном бланке, но при этом нужно указать:

• ФИО и должности командируемого лица;
• места назначения (страна, город, организация). Организацию можно не указывать, если она не определена;
• дата начала и дата конца командировки, ее длительность в календарных днях;
• цели командировки;
• основания (например, служебное задание).

Состав командировочных расходов

Выплаты, гарантированные Трудовым кодексом при направлении работника в служебную командировку, закреплены в 168 статье. Что входит в командировочные в 2020 году:

1. Заработная плата. За командированным работником гарантированно сохраняется должность, рабочее место и средний заработок, который рассчитывается за предшествующие 12 месяцев.
2. Расходы на транспорт. Наниматель обязан оплатить транспортные расходы подчиненного, которые он понес, чтобы добраться до места назначения. Но такие траты придется подтвердить чеками, билетами и прочими документами.
3. Затраты на проживание. Если подчиненный направляется в поездку на несколько дней, ему придется арендовать жилье. Работодатель обязан оплатить арендованную комнату или гостиничный номер.
4. Траты, связанные с проживанием. Такие расходы обычно называют «суточными», они компенсируют неудобства, которые испытывает работник в командировке. Подтверждать такие затраты документально не нужно, для суточных обычно устанавливается норма.
5. Другие траты, согласованные с руководителем организации. Например, на приобретение расходных материалов или учебных материалов, книгопечатной продукции и прочего.

Порядок направления работников в служебные поездки должен быть регламентирован в локальном акте организации. Там же следует установить и нормы (максимальные суммы) командировочных расходов.

Руководство организации обязано самостоятельно определить лимит суточных при командировании работника в пределах нашей страны. Траты в сутки на поездки в пределах России не ограничены.

Единственный лимит, действующий в 2020 году, — норма для определения налогооблагаемой базы по НДФЛ (закреплена в п. 3 ст. 217 НК РФ). Если суточные по России превышают 700 рублей в день, то с разницы работодатель должен удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. Но это не ограничение! Наниматель вправе утвердить норму по суточным больше, чем лимит по НДФЛ.

Пример расчета.

Работник командирован в город Оренбург на 3 дня, ему назначены суточные в размере 1000 рублей в день.

1000 × 3 = 3000 рублей.

Но на сумму, превышающую допустимый лимит, следует начислить страховые взносы и удержать НДФЛ. Рассчитываем сумму превышения:

700 × 3 = 2100 рублей — допустимый лимит.

3000 – 2100 = 900 рублей.

Следовательно, на превышающие лимит 900 рублей бухгалтер должен начислить страховые взносы и удержать НДФЛ.

Региональные компании устанавливают сразу несколько лимитов по суточным в пределах России. Например, при командировании в Москву или Санкт-Петербург утверждается повышенный размер суточных, так как траты в таких городах больше. А при командировании в регионы России норма суточных ниже.

Перед утверждением норматива необходимо проанализировать экономическое положение и источники финансирования деятельности организации. Недопустимо устанавливать завышенные нормы без экономического обоснования затрат. В противном случае в отношении руководителя предусмотрена административная ответственность.

Порядок возмещения командировочных расходов

Правила направления работников в служебные командировки как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств, определены Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Порядок и размеры возмещения работникам расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации (п. 11 Положения о командировках, ст. 168 ТК РФ).

Согласно статье 168 ТК РФ в случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан ему возместить:

• расходы на проезд;

• расходы по найму жилого помещения;

• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Например, расходы на телефонную связь, представительские расходы, транспортные издержки и т. д.;

А при направлении в командировку на территорию иностранного государства работнику дополнительно возмещаются (п. 23 Положения о командировках):

• расходы на оформление загранпаспорта, визы и других документов;

• обязательные консульские и аэродромные сборы;

• сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

• расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

• иные обязательные платежи и сборы.

Размер суточных устанавливается коллективным договором или локальным нормативным документом организации (ЛНД). Можно устанавливать отдельные нормы суточных для каждой страны или группы стран. Предельные суммы, которые не облагаются НДФЛ и страховыми взносами на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, составляют 700 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке на территории РФ и 2 500 руб. — за пределами территории РФ. Для налога на прибыль и взносов на травматизм норматив не установлен (п. 1 ст. 217, пп. 12 п. 1 ст. 264, п. 2 ст. 422 НК РФ, письмо ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985).

Выплата суточных при командировках за пределы территории РФ регламентирована пунктами 18-20 Положения о командировках:

• при однодневной командировке суточные выплачиваются в размере 50 % от нормы для загранкомандировок;

• даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и на территорию РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте;

• при направлении работника в командировку на территории стран, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых при пересечении границы отметки не делаются, дата пересечения государственной границы РФ определяется по проездным документам (билетам);

• при следовании работника с территории РФ дата пересечения государственной границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются по норме для командировок за границу. При следовании работника на территорию РФ – в дни, за которые суточные выплачиваются по нормам для России. Если работник направляется в командировку на территории двух и более иностранных государств, суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

Если аванс выдан в иностранной валюте

В бухгалтерском учете валютные операции регулируются ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (утв. приказом Минфина России от 27.11.2006 № 154н). Операции, совершенные в иностранной валюте, отражаются в валюте платежа и в рублях по курсу ЦБ РФ, действовавшему на дату совершения операции (п.п. 4-6, 20 ПБУ 3/2006, Приложение к ПБУ 3/2006).

Выданные организацией авансы признаются в бухгалтерском учете в оценке в рублях по курсу ЦБ РФ, действовавшему на дату выплаты аванса. Их пересчет в связи с изменением курса после принятия к бухгалтерскому учету не производится (п.п. 9, 10 ПБУ 3/2006).

Для целей налогообложения прибыли правила схожи. Расходы, выраженные в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ на дату признания соответствующего расхода. А выданные авансы пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному ЦБ РФ на дату перечисления аванса (п. 10 ст. 272 НК РФ).

В бухгалтерском учете датой совершения операции для расходов организации в иностранной валюте, связанных с командировками, считается день утверждения авансового отчета (Приложение к ПБУ 3/2006). В налоговом учете командировочные расходы также признаются на дату утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Таким образом, и в бухгалтерском, и в налоговом учете командировочные расходы в валюте признаются на дату утверждения авансового отчета:

• по курсу ЦБ РФ на дату выдачи аванса — в пределах выданной под отчет суммы;

• по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета — в сумме перерасхода.

Если расчеты с работником после утверждения авансового отчета не завершены, то в бухгалтерском учете образовавшаяся задолженность пересчитывается в рубли по курсу ЦБ РФ на отчетные даты и на дату погашения задолженности (п.п. 5-7 ПБУ 3/2006). В налоговом учете пересчет выполняется на последнее число каждого месяца и на дату погашения задолженности (п. 10 ст. 272 НК РФ).

В «1С:Бухгалтерии 8» пересчет валютных остатков, в том числе валютной задолженности организации перед подотчетным лицом выполняется ежемесячно при выполнении регламентной операции Переоценка валютных средств, входящей в обработку Закрытие месяца (раздел Операции). Задолженность сотрудника перед организацией в программе считается выданным авансом и не переоценивается.

Курсовые разницы, возникающие по расчетам с работником после утверждения авансового отчета, учитываются:

• в прочих доходах и прочих расходах (п.п. 11-13 ПБУ 3/2006; п. 7 ПБУ 9/99 «Доходы организации», утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 32н; п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н);

• во внереализационных доходах и внереализационных расходах – для целей налогообложения прибыли (пп. 11 ст. 250, пп. 5 п. 1 ст. 265 НК РФ).

В соответствии с Постановлением правительства от 02.10.2002 № 729 расходы на проезд возмещаются работнику исходя из фактически произведенных и подтвержденных документально, но в размере, не большем чем стоимость проезда:

• в купе поезда;
• в эконом-классе самолета;
• в каютах V группы — при путешествии на морском транспорте, II категории — при путешествии на речном транспорте, I категории — при путешествии на паромном транспорте;
• в автотранспорте общего пользования.

Если расходы не будут подтверждены документально, то работнику они все равно будут оплачены, но в размере, не большем чем стоимость проезда:

• в плацкартном вагоне поезда;
• в каютах X группы — при путешествии на морском транспорте, III категории — при путешествии на речном транспорте;
• в автобусе общего типа.

Подтвердить расходы работник сможет следующими документами:

• проездными документами (билетами);
• кассовыми чеками автозаправок;
• маршрутными, путевыми листами с отметками, подтверждающими следование по маршруту командировки (если работник использовал служебный транспорт).

Какие отчетные документы командировочных должен предоставить работник

В предоставленных сотрудникам бухгалтерии документах должны содержаться следующие сведения:

1. Суммы затрат на проживание (в гостинице, квартире, общежитии и др.);
2. Расходы на питание;
3. Издержки от пользования общественным транспортом;
4. Траты на телефонную и почтовую связь;
5. Стоимость топлива и ГСМ, если поездка совершалась работником на личном или служебном автомобиле.

Разумеется, по возвращению из командировки, сотруднику необходимо сделать отчетные документы для командировочных о результатах поездки. Они послужат основанием для расчета и возмещения ему понесенных затрат работниками бухгалтерии.

К документам, подтверждающим служебные расходы, относят:

• Чеки (счета) на снятие жилья, занесенные в форму 3-Г (квитанция за гостиницу);
• Проездные билеты к каждой поездке, предпринимаемой работником во время командировки;
• Кассовые чеки по расчетам за продукты питания;
• Фискальные чеки с АЗС;
• Кассовые чеки на покупку необходимых товаров.

Помимо этих документов, сотрудник компании может предоставить в бухгалтерию еще и другие отчетные документы, например:

• Акты о получении различных услуг, которые одобряются бухгалтерией только тогда, когда используемые услуги заранее согласованы с руководителем;
• Договоры об аренде жилья, заключаемые в случаях, когда командированному работнику приходится снимать комнату (квартиру) взамен проживания в гостинице.

Указанные документы обязаны содержать детальные сведения с конкретными суммами расходов. В противном случае бухгалтерия не имеет права компенсировать сотруднику организации подобные расходы ввиду отсутствия размера суммы потраченных денег.

Следует помнить, что отчетные документы для командировочных сдаются в строго определенные сроки, утвержденные положениями КЗоТа. Любая организация вправе откорректировать общепринятый временной период внутренними нормативными актами.

Лучше всего урегулировать данный вопрос сразу же после выхода на работу по возвращению из командировки.

Возникают ситуации, когда сотрудников компании направляют в служебные поездки для участия в конференциях по обмену знаниями и опытом или на повышение квалификации. Вернувшийся работник обязан дополнительно предоставить бухгалтеру и кадровику такие документы:

• Сертификат, выданный ему как участнику обучающего мероприятия;
• Свидетельство (удостоверение, диплом) о повышении квалификации;
• Организационные документы об обучении, включающие план и график мероприятий, на которые приглашен сотрудник;
• Персональный отчет работника о полученном опыте (знаниях).

Кого можно, а кого нельзя направлять в служебные командировки?

Отправлять в командировки можно тех работников, с которыми заключены трудовые договора. Само определение командировки как поездки в местность вне места постоянной работы подразумевает, что работник находится в штате и имеет постоянное рабочее место.

Однако, в ряде случаев в командировку могут направляться и внештатные сотрудники, работающие по договору ГПХ. При этом направление в командировку и ее условия также требуется оформить отдельным актом работодателя (заказчика).

Ст.127 ТК РК устанавливает ограничения по направлению в командировку некоторых категорий сотрудников.

Так, согласно п.4 ст.127 ТК РК, вправе отказаться от направления в командировку:

• работники, не достигшие 18-лет;
• беременные женщины;
• работники-инвалиды.

Такие работники могут направляться в командировку только если это не запрещено им по медицинским показаниям и они не возражают сами. Принуждать их работодатель не вправе.

Также, согласно п.5 ст.127 ТК РК, от направления в командировку вправе отказаться следующие категории работников:

• имеющие детей до 3 лет;
• воспитывающие детей-инвалидов, нуждающихся в постоянном уходе (при наличии соответствующего медицинского заключения);
• осуществляющие уход за больными членами семьи, нуждающимися в постоянном уходе (также требуется медзаключение).

Сколько дней может длиться командировка?

Минимальный срок командировки не ограничен (т.е. можно отправить работника в командировку даже на 1 день, например, по области). Максимальный срок командировки также не ограничен ТК РК.

Но есть ограничение со стороны Налогового кодекса. Согласно пп.2 п.2 ст.319 НК РК, если командировка длительностью до 40 календарных дней, то полученные суточные не признаются доходом работника. Если командировка больше 40 дней, с суточных за каждый последующий день необходимо удерживать ОПВ, ИПН и прочие налоги и соцплатежи. Поэтому, чтобы этого избежать, на практике командировку оформляют либо до 40 дней, либо оформляется работа вахтовым методом.

В каждом конкретном случае срок командировки устанавливает работодатель в зависимости от ее целей и служебного задания.

Днем отъезда считается дата отправки поезда, вылета самолета и т.д. Если транспорт отправляется в 24.00, датой направления в командировку считается предыдущий день. Если позже – то следующие сутки.

Если работник вернулся из командировки и в тот же день вышел на работу, это считается днем командировки, а значит за этот день выплачиваются суточные.

Важно! Суточные не заменяют выплату зарплаты за этот день. Зарплата продолжает начисляться за каждый день нахождения в командировке.

Суточные и командировочные: в чем разница

И суточные, и командировочные – это выплаты, которые полагаются сотруднику, когда он направляется организацией в деловую поездку (командировку). Все расходы, которые влечет за собой такая поездка, оплачиваются работодателем (ст. 167 ТК РФ).

По закону они должны выплачиваться авансом (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Но есть разница, для чего предназначены эти выплаты:

• Командировочные – деньги, которые идут на оплату услуг, удовлетворяющих базовые нужды, то есть проезд и проживание. По этим расходам работник должен отчитаться, то есть предоставить документы, подтверждающие суммы: чеки, билеты, квитанции и так далее.
• Суточные – деньги, которые идут на оплату дополнительных расходов. По ним, что примечательно, работник не должен отчитываться. Сюда входят любые не согласованные заранее платежи, которые совершаются по усмотрению работника. Суточные не ограничиваются законом, если в командировку отправляется не чиновник.

Можно продлить или перенести служебную поездку?

В законах не содержится запрета на то, чтобы продлить период уже действующей командировки, либо перенести будущую, но на которую уже составлены все необходимые документы. Однако в то же время ни один нормативный акт не содержит указаний, как именно это можно сделать правильно.

Если нужно произвести продление действующей командировки, то правильнее всего для этого выпустить приказ. Он составляется в произвольном виде, но помимо обязательных реквизитов должен обозначать причину, из-за чего происходит продление поездки, а также новую дату ее окончания.

Во все документы для командировки после этого вносятся исправления — старая дата зачеркивается одной чертой так, чтобы ее можно было легко прочитать, а сверху указывается новая.

Затем работодатель должен произвести расчет суточных и средств для оплаты жилья за новый срок, и перечислить эту сумму работнику на карту, почтовым переводом или иным способом. Запрещено заставлять сотрудника использовать для этих целей личные средства, даже если они в дальнейшем будут возмещены.

Внимание! Перенос срока оформленной командировки также оформляется отдельным приказом. В нем указывается причина такого переноса, а также новые дата начала и завершения.

Также нужно сделать исправления во всех оформленных документах, зачеркивая старые даты и внося новые. Производить перерасчет выплат не нужно — ведь изменяются только даты поездки, а не ее продолжительность.

Распоряжение о направлении сотрудника в командировку должно быть оформлено письменно, например, в виде приказа. Данный вывод следует из абз. 2 п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 в соответствии с ч. 2 ст. 166 ТК РФ.

Приказ составляется в трех экземплярах:

1. Один экземпляр отдается в расчетную группу для начисления средней зарплаты работнику за период командировки.
2. Второй — в бухгалтерию организации, занятую непосредственно расчетом командировочных расходов, для выдачи аванса.
3. Еще один экземпляр остается у работника на руках. Надо предъявить его в месте командировки.

Приказ подписывается руководителем и самим работником, это подразумевает согласие на поездку. Необходимо его согласование с отделом кадров и некоторыми другими службами.

В документе оговаривается:

• место направления,
• цель и срок пребывания,
• источник средств (в бюджете это имеет большое значение).

Определение понятия «командировка» раскрыто в статье 166 ТК РФ и пункта 2 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ №749 от 13.10.2008 г. «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

Служебная командировка – это перемещение сотрудника по приказу работодателя на оговоренный период для выполнения служебного поручения вне места постоянного трудоустройства.

При оформлении работника в командировку ему выплачивается определенный доход, который зависит от средней заработной платы, а также осуществляется компенсация всех расходов в период поездки (при этом сотрудник должен документально подтвердить расходы, предоставив, например документы от гостиницы для отчетности).

Сотрудник, который был направлен в командировку, имеет следующие гарантии, установленные ТК РФ:

• сохранение места работы и закрепленной должности;
• сохранение средней зарплаты во время осуществления выезда;
• компенсация расходов во время командировки.

Оплата труда и командировка

Начисление заработной платы командировочному работнику осуществляется по среднему заработку. Расчётным периодом считается календарный год, предшествующий месяцу начала поездки или число месяцев в случае работы в штате предприятия менее года. Из расчёта исключаются отпускные, больничные, время простоя.

Если рабочее время в командировке соответствует рабочему времени на предприятии, то технически рассчитывается:

• среднедневная зарплата: полученная суммарная зарплата за год делится на число фактически отработанных дней;
• фонд оплаты труда: среднедневной заработок умножается на количество рабочих дней, пришедшихся на поездку;
• если оплата по среднему заработку существенно ниже тарифной ставки или должностного оклада, то возможна доплата до соответствующего размера при условии отражения во внутренних документах.

II этап. Документы, необходимые для подтверждения командировки

Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки (абз. 1 п. 7 Положения N 749). Это означает, что дату начала и окончания командировки подтвердят билеты (авиабилеты, железнодорожные билеты, автобусные билеты). Кроме того, для подтверждения расходов на перелет необходим посадочный талон (Письмо Минфина России от 07.06.2011 N 03-03-07/20). При покупке электронного авиабилета достаточно представить в качестве подтверждающего документа распечатку маршрут/квитанции и посадочный талон.

Как показывает практика, нередко командированные работники теряют посадочные талоны на самолет либо контрольные купоны железнодорожного билета.

В этом случае нужно приложить определенные усилия для восстановления утраченных билетов.

Так, в случае потери посадочного талона на самолет необходимо запросить у авиаперевозчика или его представителя справку, содержащую необходимую для подтверждения полета информацию (Письма Минфина России от 07.06.2013 N 03-03-07/21187, от 13.01.2012 N 03-03-06/1/11).

Зачем отчитываться за командировочные расходы

В соответствии со ст. 171 Налогового кодекса РФ командировочные затраты учитываются при формировании базы налогообложения. Для того чтобы воспользоваться этой возможностью, необходимо правильно оформить отчетные документы для командировочных и подтвердить их соответствующими чеками. Кроме того, командировочные расходы должны носить производственный характер и быть непосредственно связаны с основной деятельностью предприятия, направленной на извлечение прибыли. Это положение регламентируется гл. 25 «Налог на прибыль организаций» Налогового кодекса РФ.

Из вышесказанного следует, что в случае, если командировка предпринята с непроизводственной целью, расходы по ней невозможно будет учесть в целях налогообложения прибыли. Такое разъяснение неоднократно давалось Минфином России в письмах, в частности от 4 апреля 2005 г. № 03-03-01-04/1/148. Аналогичную позицию занимает и налоговая инспекция (письмо УФНС России по г. Москве от 23 марта 2005 г. № 26-12/19325).

Похожие записи:

• Сделки с подаренной квартирой. Что можно и чего нельзя?
• Оформление РВП для граждан Узбекистана
• Собираетесь в командировку? Рассказываем о правилах, гарантиях и компенсациях