Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как рассчитать среднесписочную численность работников для 4-ФСС». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Среднесписочное количество работающих не идентично численности сотрудников, утвержденных штатным расписанием. Порядок определения среднесписочной численности (СЧ) установлен Росстатом в приказе от 26.10.2015 № 428 в редакции, принятой 06.02.2017.
Что есть что: определения
Определим в терминах «явочная численность работников» и «среднесписочная численность» отличия.
Явочная численность работников — это количество сотрудников, фактически пришедших на рабочее место. В эту категорию не включаются лица, которые отсутствуют по причине отпуска, болезни, командировки и т. п.
Лица, с которыми у работодателя заключен трудовой договор, — это те категории служащих, кто входит в среднесписочную численность работников.
Средняя списочная численность работников — те, кто в течение одного дня и больше трудятся на временной, постоянной или сезонной работе. В эту группу подлежат включению как лица, отработавшие рабочий день по факту, так и те, кто по каким-то причинам отсутствовал:
- посетившие рабочее место по факту (включая не работавших из-за простоя);
- находившиеся в командировках;
- отсутствовавшие из-за болезни.
Сотрудник, работающий в учреждении больше чем на одну ставку (меньше чем на одну ставку) или относящийся к категории «внутренний совместитель», входит в подсчет как одна целая единица.
В данную категорию не включаются:
- лица, которые трудятся по договору ГПХ;
- внешние совместители;
- обучающиеся в учебных заведениях по направлениям предприятий.
Лица, включенные в расчет и исключенные из списка при подсчете численности
В расчет среднесписочной численности включаются лица вне зависимости от факта нахождения на рабочем месте. Сотрудники могут отсутствовать по причине болезни, отпуска, в связи с исполнением государственных обязанностей. При включении их в состав численности учитываются лица с уважительными причинами отсутствия и сохранением средней заработной платы. При выборке количества трудоустроенных лиц предприятия часть работников не подлежит учету в среднесписочной численности.
| Лица, включаемые в расчет | Лица, исключаемые из расчета среднесписочной численности |
| Наемные работники, принятые на постоянную, временную или сезонную работу по трудовому контракту | Лица, трудоустроенные по договорам ГПХ |
| Внутренние совместители | Внешние совместители |
| Работники, отсутствующие по болезни, подтвержденной документом медицинского учреждения | Сотрудницы, находящиеся в отпуске по БиР, по уходу за ребенком |
| Лица на испытательном сроке | Потенциальные сотрудники, с которыми оформлен ученический договор с оплатой на время обучения |
| Работники, находящиеся в очередном отпуске | Лица, получившие отпуск без оплаты в связи с поступлением в учебное заведение |
Особые правила установлены для отражения в показателе численности совместителей. Работник, принятый по договору о внутреннем совместительстве, отражается в количестве 1 штатной единицы. Временные работники других предприятий не учитываются. Кроме совместительства, применяется совмещение либо замещение должностей в связи с внутренней необходимостью. При совместительстве должностей численность не увеличивается.
- Среднесписочная численность работников — это количество сотрудников, работающих в компании на протяжении квартала, полугодия, 9 месяцев или года.
- Есть более широкий показатель — списочная численность. В него включают не только наемных сотрудников, но и тех, кто работает по совместительству, договору ГПХ, находится на больничном или в отпуске.
- Чтобы рассчитать ССЧ, используют табель учета рабочего времени сотрудников. В формулу включают все календарные дни месяца. Учитывают, сколько часов отработали сотрудники с полным и неполным рабочим днем.
- В ССЧ не включают внешних совместителей, адвокатов, военнослужащих, студентов на сессии, женщин в декретном отпуске и некоторые другие категории сотрудников.
- Информацию о ССЧ предприятия передают в ИФНС в рамках расчета по страховым взносам. Отчет сдают ежемесячно не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным.
Среднесписочная численность
С 2021 г. при формировании РСВ нужно не только сравнить показатели начисленного дохода с информацией в 6-НДФЛ, а показатели численности застрахованных лиц с информацией в СЗВ-М. Также требуется заполнить показатель среднесписочной численности работников, который содержится на титульном листе РСВ.
Его значение сводится к следующим моментам:
- показатель применяется для проверки соответствия зарплаты уровню оплаты труда в среднем по отрасли;
- показатель учитывается в качестве одного из критериев при применении специальных налоговых вычетов, некоторых пониженных тарифов страхвзносов и включения в реестр МСП.
Как рассчитать среднесписочную численность работников для 4-ФСС
При создании отчёта 4-ФСС (регламентирован Приказом ФСС от 14.03.2022 г. № 80) работодатель указывает на титульнике среднесписочную численность работников (ССЧ). Она заполняется информацией с начала года по отчётную дату.
В отчёте имеются ещё ячейки для обозначения количества персонала, но в них отражается списочная, а не среднесписочная численность — по инвалидам и по физлицам, занятым во вредных и опасных работах.
Между средней и среднесписочной численностью есть определённые различия — показатели не одинаковые, поскольку рассчитываются по-разному. В общем можно сказать так:
- средняя численность — широкое понятие, включающее ССЧ штатного персонала, совместителей и физлиц по ГПХ соглашениям;
- среднесписочная численность работников — это среднее число сотрудников на трудовых соглашениях.
Показатели численности для формы-4 ФСС
В п. 5.16 Порядка заполнения формы расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также по расходам на выплату страхового обеспечения (форма-4 ФСС), утвержденного Приказом Минздравсоцразвития России от 12.03.2012 N 216н, говорится, что в поле «Численность работников» следует указывать среднесписочную численность работников, рассчитанную в порядке, ежегодно определяемом приказами Федеральной службы государственной статистики, то есть Указаниями.
Если прямо применить Указания для расчета данного показателя, информация о численности может оказаться недостоверной. Разберемся почему.
Общие положения подсчета среднесписочной численности
Среднесписочное количество работающих не идентично численности сотрудников, утвержденных штатным расписанием. Порядок определения среднесписочной численности (СЧ) установлен Росстатом в приказе от 26.10.2015 № 428 в редакции, принятой 06.02.2017.
При расчете среднесписочного показателя используются принципы:
- Подсчет лиц за месяц производится в каждый календарный день, включая выходные или праздничные дни.
- Численность сотрудников нерабочего дня определяется по предшествующему выходному рабочему дню. Аналогично учитывается количество лиц при возникновении нескольких нерабочих дней.
- Лицо, имеющее выходной день в соответствии с графиком исполнения обязанностей, включается в расчет по данным предшествующего дня.
- Показатель выводится по результатам месяца. По данным каждого месяца выводится показатель за любой период с начала года.
- Численность устанавливается в целых единицах с округлением в большую или меньшую сторону в зависимости от величины дробного показателя.
Основанием для получения данных о количестве работников служит информация из табелей, кадровых приказов по предприятию. Ответственному работнику необходимо иметь сведения о лицах, которым установлен неполный трудовой день. В основе данных о среднесписочном числе работников лежит списочная численность – количество лиц, числящихся в организации или ИП в конкретный день.
Сотрудники, которых учитывают в среднесписочной численности
Среднесписочную численность нужно рассчитывать в соответствии с пунктами 76-79 Указаний по заполнению форм статистического наблюдения, утвержденных приказом Росстата от 27.11.19 № 711.
В среднесписочной численности нужно учитывать всех сотрудников, с которыми заключен трудовой договор. Срок действия договора, постоянный, временный или сезонный характер работы – все это – значения не имеет. Даже работник, принятый и уволенный одним днем, включается в расчеты.
В среднесписочную численность нужно включать и тех, кто находится на больничном, в командировке или в отпуске. А, работников, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком, в общем случае в среднесписочную численность включать не нужно.
Но, если ваш работник в период своего отпуска по уходу за ребенком, вышел на работу на неполное рабочее либо работает дистанционно с сохранением права на получение пособия, его нужно включать в среднесписочную численность.
Работников, которые совмещают несколько должностей в одной компании нужно учитывать один раз по месту основной работы.
Сотрудников, которые работают на 1,5, 2 и более ставки нужно учитывать, как единицу.
Полный перечень работников, попадающих в среднесписочную численность, приведен в пункте 77 Указаний.
Среднесписочная численность не может быть равна нулю
В маленькой компании при подсчёте среднесписочной численности, после округления может получится 0. казывать 0 в отчетности не стоит. Лучше округлить до 1. В противном случае в отчетности вашей компании появится нестыковка показателей. Среднесписочная численность равна нулю, в отчетность по НДФЛ показывает уплату налога.
Но, если у вас действительно нет работников, есть только единственный учредитель, завышать показатели тоже не стоит. Помните, что единственный учредитель, который может работать без трудового договора, и получать не зарплату, а дивиденды не учитывается в среднесписочной численности.
Поэтому, в такой ситуации, подумайте заранее, что вам выгоднее: указать 1 или 0.
Внутри и за пределами компании
Входят ли совместители в среднесписочную численность работников, если они являются внешними?
Сотрудники бывают основными и выполняющими обязанности на условиях внешнего совместительства. Рассмотрим пример. На предприятии эпизодически необходимо выполнять геодезическую съемку. Стопроцентной загруженности работодатель обеспечить не сможет, на условиях гражданско-правового договора нет желающих работать, тогда оптимальным вариантом будет привлечь геодезиста из другой фирмы, оформив его по совместительству.
Такой внешний совместитель входит в среднесписочную численность работников только по основному месту работы, а по второму месту — нет. Основное место работы будет всегда одно, а количество подработок законом не ограничено. При этом можно устроиться на вторую ставку по другой специальности и внутри одного предприятия. Например, по основному месту выполнять обязанности маркшейдера, и тут же на условиях внутреннего совмещения быть геодезистом.
Обратите внимание, что работник по совместительству входит в среднесписочную численность как основник, даже если он оформлен на 0,5 ставки.
Рассмотрим тех, кто выполняет несколько функций внутри одной организации на условиях внутреннего совмещения. Внутренние совмещающие отражаются как одна единица, то есть дважды один и тот же сотрудник указан не будет.
Представление сведений в органы статистики
В 2019 г. отчеты в Росстат представляются по формам, утвержденным Приказом Росстата от 06.08.2019 №485. В частности, этим приказом утверждены:
-
годовые формы (применяются с отчета за 2018 год) 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников»1-Т(ГМС) «Сведения о численности и оплате труда работников государственных органов и органов местного самоуправления по категориям персонала»
-
месячная форма (применяется с отчета по состоянию на 01.02.2019) П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников»
-
квартальная форма (применяется с отчета за 1 квартал 2019 года) П-4 (НЗ) «Сведения о неполной занятости и движении работников».
Что из себя представляет ССЧ
В данном случае акцент нужно поставить именно на слово «списочная». Для расчётов учитывают только сотрудников, которые работают по трудовым договорам. Ограничением в данной ситуации являются внешние совместители, сотрудники в декрете или учебных отпусках.
Как осуществляется расчёт средней численности, понятно даже школьникам. Если 6 месяцев в вашей компании числились 12 работников, а в другие 6 месяцев – 10 работников, то в среднем в течении года получается 11 сотрудников.
Если за подотчётный период число официальных представителей вашей фирмы оставалось неизменным (никто не устроился и никто не уволился), а также у вас нет работников на неполной ставке, то необходимо просто посчитать количество сотрудников.
Но в реальной жизни постоянно случаются кардинальные изменения: многих людей увольняют, других берут на работу на новые вакансии, многие сотрудники (особенно женщины) работают на неполной ставке. По этой причине расчёты бывают более сложными. Чтобы правильно посчитать среднесписочную численность за календарный год, нужно изучить пошаговую инструкцию, описанную ниже.
Расчет рассматриваемой численности сотрудников осуществляется при помощи сведений учета списочной численности за каждый день. Ежедневный показатель должен быть равен соответствующему показателю, отраженному в табеле учета рабочего времени, ведущемся на предприятии.
При расчете показателя среднесписочной численности, в частности, учитываются:
- фактически явившиеся на работу вне зависимости от того, работали они или нет по причине простоя;
- работавшие в командировках;
- нетрудоспособные, не явившиеся на работу;
- выполняющие государственные или общественные обязанности вне места работы;
- находящиеся на испытании;
- отпускники (в том числе за свой счет);
- прогульщики;
- подследственные и др.
Внутренний совместитель включается в расчет по месту основной работы.
Расчет средней численности внешних совместителей
Средняя численность внешних совместителей исчисляется в соответствии с порядком определения средней численности лиц, работавших неполное рабочее время (см. выше).
Расчет средней численности работающих по договорам гражданско-правового характера
Средняя численность работников (включая иностранных граждан), выполнявших работу по договорам гражданско-правового характера, предметом которых является выполнение работ и оказание услуг, за месяц исчисляется по общим правилам определения среднесписочной численности.
Эти работники учитываются за каждый календарный день как целые единицы в течение всего периода действия договора независимо от срока выплаты вознаграждения.
За выходной или праздничный (нерабочий) день принимается численность работников за предшествующий рабочий день.
Средняя численность работников, выполнявших работу по договорам гражданско-правового характера, за период с начала года и год определяется путем суммирования средней численности за все месяцы, истекшие с начала года, и деления полученной суммы на число месяцев, т.е. на 3, 6, 9, 12.
Если работник, состоящий в списочном составе, заключил договор гражданско-правового характера с этой же организацией, то он не включается в среднюю численность работников, выполнявших работы по договорам гражданско-правового характера.
В среднюю численность работающих по договорам гражданско-правового характера не включаются: –
индивидуальные предприниматели, заключившие с организацией договор гражданско- правового характера и получившие вознаграждение за выполненные работы и оказанные услуги; –
лица несписочного состава, не имеющие с организацией договоров гражданско-правового характера.
Физические лица, с которыми заключены авторские договоры на передачу имущественных прав, также не включаются в численность работников, выполнявших работы по договорам гражданско-правового характера.
Соответственно, физические лица, с которыми заключены авторские договоры, не должны учитываться при определении возможности применения упрощенной системы налогообложения (Письмо Минфина России от 16.08.2007 N 03-11-04/2/199). *
Покажем порядок определения средней численности работников на конкретном примере.
Пример 4. Организация работает по 5-дневной рабочей неделе; рабочий день – 8 часов. В штате состоят 23 работника, из них две женщины находятся в отпусках по уходу за ребенком и один работник оформлен на полставки. Кроме того, в организации есть один внешний совместитель. Рассчитаем среднюю численность работников за апрель 2007 г. (30 календарных дней; 21 рабочий день). Внешний совместитель отработал в данном месяце 16 дней по 3 часа в день. Работник, оформленный на полставки, работал каждый рабочий день по 4 часа.
Каждый календарный день численность работников списочного состава будет равна 20,5: –
20 работников (режим полного рабочего дня) учитываются как целые единицы; – работник, оформившийся на полставки, учитывается как 0,5 (4 ч. 8 ч); –
две работницы, находящиеся в отпусках по уходу за ребенком, не учитываются вовсе.
Среднесписочная численность за месяц равна 20,5 (20,5 x 30 дней. 30 дней).
Внешний совместитель учитывается как 0,3 (((3 ч. 8 ч) x 16 дней). 21 день).
Таким образом, средняя численность за апрель составит 20,8 чел. (20,5 + 0,3). *
Отметим, что налоговое законодательство не обязывает налогоплательщика рассчитывать среднюю численность работников на дату подачи в налоговый орган заявления о переходе на “упрощенку”.
Однако в форме заявления о переходе на УСН, которая рекомендуется налоговиками к применению, необходимо указывать среднюю численность работников за налоговый (отчетный) период соответствующего года (данное требование не распространяется на вновь зарегистрированных организации и предпринимателей).
Форму заявления см. на с. 245.
Заявление подается в налоговый орган в период с 1 октября по 30 ноября года, предшествующего году применения УСН (п. 1 ст. 346.13 НК РФ).
Следовательно, организация, которая является плательщиком налога на прибыль, должна указать в заявлении среднюю численность за девять месяцев (отчетный период по налогу на прибыль) календарного года (п. 2 ст. 285 НК РФ).
В отношении налога на доходы физических лиц отчетных периодов вообще не установлено, а налоговый период равен календарному году (ст. 216 НК РФ). Но посчитать среднюю численность за календарный год у предпринимателя в октябре нет возможности. Поэтому, по нашему мнению, ему также следует указать в заявлении данные за девять месяцев.
Кроме того, нужно понимать, что ограничение по численности относится к периоду применения УСН, а не к предшествующему периоду.
Поэтому превышение установленной численности работников в периоде подачи заявления о переходе на УСН не может быть препятствием для начала применения “упрощенки”. Главное, чтобы к 1 января года начала применения УСН налогоплательщик привел численность своих работников в соответствие с установленными требованиями (если налоговая инспекция выявит превышение по численности в период применения УСН, то налогоплательщику придется вернуться к общему режиму и перерассчитать налоги).
Так, ФАС Поволжского округа признал недействительным направленное обществу с ограниченной ответственностью уведомление налогового органа о невозможности применения упрощенной системы налогообложения. Он указал, что на момент подачи заявления о переходе на упрощенную систему налогообложения в налоговый орган (05.11.2004) численность работников общества действительно превышала 100 человек.
Вместе с тем 30.11.2004 президентом общества был издан приказ об увольнении 81 работника в порядке перевода на другое предприятие, и по состоянию на 01.12.2004 численность работников составила уже 83 человека.
Таким образом, на 01.01.2005, то есть на дату, с которой организация предполагала применять упрощенную систему налогообложения, средняя численность составляла менее 100 человек, что соответствует требованиям пп.
15 п. 3 ст. 346.12 НК РФ.
При этом то обстоятельство, что налогоплательщик не представил уточненного списка действительной численности работников, не лишает его права на применение УСН с 1 января (см. Постановление от 12.07.2005 N А12-36913/04-С51).
Отметим также, что форма заявления вообще является рекомендуемой к применению, поэтому налоговики по большому счету и не вправе настаивать на том, чтобы налогоплательщик подтверждал среднюю численность на дату перехода. Однако лучше, конечно же, не доводить дело до суда и привести количество работников в соответствие с требованиями гл. 26.2 НК РФ заранее.
Обратите внимание! С 1 января 2008 г. позиция налоговиков усилилась в связи с тем, что Закон N 85-ФЗ дополнил п. 1 ст. 346.13 НК РФ положением о том, что в заявлении о переходе на УСН необходимо, помимо размера доходов за девять месяцев года подачи заявления, указывать также сведения о средней численности работников за этот год и об остаточной стоимости основных средств и нематериальных активов по состоянию на 1 октября этого года.
При этом условие о численности по-прежнему не включено в число условий перехода на УСН (как, например, размер дохода за 9 месяцев), поэтому формально никаких негативных последствий превышения ограничения по численности на дату подачи заявления быть не может.
Но, учитывая сегодняшнюю судебную практику, можно с уверенностью говорить о том, что новая норма лишь укрепит налоговиков в мысли, что налогоплательщик, у которого на момент подачи заявления средняя численность превышает 100 человек, не вправе переходить на УСН.
Сотрудники, которых учитывают в среднесписочной численности
Среднесписочную численность нужно рассчитывать в соответствии с пунктами 76-79 Указаний по заполнению форм статистического наблюдения, утвержденных приказом Росстата от 27.11.19 № 711.
В среднесписочной численности нужно учитывать всех сотрудников, с которыми заключен трудовой договор. Срок действия договора, постоянный, временный или сезонный характер работы – все это – значения не имеет. Даже работник, принятый и уволенный одним днем, включается в расчеты.
В среднесписочную численность нужно включать и тех, кто находится на больничном, в командировке или в отпуске. А, работников, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком, в общем случае в среднесписочную численность включать не нужно.
Но, если ваш работник в период своего отпуска по уходу за ребенком, вышел на работу на неполное рабочее либо работает дистанционно с сохранением права на получение пособия, его нужно включать в среднесписочную численность.
Работников, которые совмещают несколько должностей в одной компании нужно учитывать один раз по месту основной работы.