Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Персонифицированные сведения о физических лицах – новый отчет в программах 1С». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Кто сдает отчет ЕФС-1 в 2023 г., зависит от того, какие застрахованные лица числятся в штате организации (ИП)-страхователя. По общему правилу его сдают все ИП и организации. Однако некоторые разделы оформляются отдельными лицами.
| Раздел | № подраздела | Подраздел |
|---|---|---|
| Титульный лист | ||
| Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, зарплате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию | 1 | Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, зарплате зарегистрированного лица |
| 1.1 | Сведения о трудовой (иной) деятельности | |
| 1.2 | Сведения о страховом стаже | |
| 1.3 | Сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений | |
| 2 | Основание для отражения данных о периодах работы для назначения пенсии | |
| 3 | Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя | |
| Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний | 2.1 | Расчёт сумм страховых взносов |
| 2.1.1 | Сведения о базе и взносах для организаций с выделенными СКЕ | |
| 2.2 | Сведения для исчисления страховых взносов НСиПЗ для тех, кто направляет персонал в другие компании | |
| 2.3 | Сведения о результатах проведённых обязательных предварительных и периодических медосмотров работников и проведённой СОУТ на начало года |
Отчет ЕФС-1 потребуется сдавать за периоды с 01.01.2023 г. в срок до 25-го числа. Однако при этом не потребуется каждый раз заполнять весь отчет полностью.
Периодичность представления разделов и подразделов отчета сохраняется:
- подраздел 1.1 (СЗВ-ТД):
- при приеме на работу или увольнении, приостановке или возобновлении трудового договора, заключении или расторжении ГПХ договора — не позже следующего рабочего дня;
- при остальных кадровых мероприятиях — не позже 25-го числа месяца после отчетного месяца;
- подраздел 1.3 (СИоЗП) — каждый месяц не позже 25-го числа месяца после отчетного месяца;
- подраздел 3 (ДСВ-3) — ежеквартально, до 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом;
- раздел 2 (4-ФСС) — ежеквартально, до 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом;
- подразделы 1.2 и 2 (СЗВ-СТАЖ) — каждый год не позже 25-го января после отчетного года.
Особенности оформления отчета ЕФС-1
Начиная с 2023 года бланк отчета ЕФС-1 оформляется на бумаге или в электронном виде (п. 1.14 Постановления № 246п). Отчет на бумажном носителе составляется с использованием шариковой синей, фиолетовой или черной ручки или печатными буквами на ПК (без помарок, сокращений и исправлений).
Форма ЕФС-1 заверяется печатью юрлица и удостоверяется подписью страхователя – руководителя юрлица (организации) или его уполномоченного представителя. При этом, если страхователь не является юрлицом, этот отчет обязательно подписывается таким лицом, а печать на нем ставится при наличии.
Подраздел 1 разд. 1 формы ЕФС-1 подлежит обязательному заполнению при оформлении подразд. 1.1, 1.2, 1.3 раздела 1.
Подразделы 2.1, 2.3 разд. 2 оформляются всеми руководителями организаций (ИП) – страхователями. Подразделы 2.1.1 и 2.2 подлежат оформлению только при наличии соответствующих показателей.
ЕФС-1 1 отчет 2023: куда сдавать?
Предоставлять отчет нужно в СФР, в электронном виде или на бумажном носителе. Работодатели, у которых численность застрахованных лиц более 10 человек, должны подавать отчет только в электронном виде. Между тем, в электронном виде можно сформировать отчет ЕФС-1 — 2023 в ЗУП 3.1 – специализированной программе 1с, применяемой для автоматизации процессов в области зарплаты и управления персоналом.
При этом старые формы за 2022 уже должны были быть представлены в СФР в сроки:
- СЗВ-ТД по декабрьским мероприятиям — до 16 января;
- ДСВ-3 за 4 квартал 2022 года — до 20 января;
- 4-ФСС за 2022 год — до 20 или 25 января;
Сроки представления СЗВ-ТД в 2023 году
С 1 января 2021 года сведения о трудовой деятельности сотрудников представляется ежемесячно не позднее 15 числа месяца следующего за отчётным. Исключение составляет приём и увольнение застрахованных лиц, по ним отчёт сдают не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения). Отчёт за декабрь 2022 года следует сдать до 15.01.2023.
Сроки представления бланка в случае проведения кадровых перемещений:
| Приём | Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания соответствующего приказа (распоряжения), иного решения или документа |
| Увольнение | |
| При иных мероприятиях | Не позднее 15 числе месяца следующего за отчётным |
Важно! Если сотрудник увольняется с работы в середине отчётного периода, в форме СЗВ-ТД следует отразить не только информацию об увольнении, но и о других кадровых мероприятиях данного месяца, а также прошлого, если бланк за предыдущий по ним подан не был.
В какие сроки сдавать ЕФС-1.
Сдавать ЕФС-1 нужно за периоды, начиная с 1 января 2023 года. Срок сдачи один — 25 число. Но всю форму целиком каждый раз заполнять не нужно. Для разделов и подразделов сохраняется прежняя периодичность сдачи:
- Подраздел 1.1 (СЗВ-ТД):при приеме на работу, увольнении, приостановлении и возобновлении трудового договора, заключении и расторжении договора ГПХ — не позднее следующего рабочего дня; при переводе, переименовании, установлении (присвоении), запрете занимать должность — не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным.
- Подраздел 1.3 (СИоЗП) — ежемесячно, не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным.
- Подраздел 3 (ДСВ-3) — ежеквартально, до 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом;
- Раздел 2 (4-ФСС) — ежеквартально, до 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом;
- Подразделы 1.2 и 2 (СЗВ-СТАЖ) — ежегодно, не позднее 25 января года, следующего за отчетным.
Штрафы за ошибки в новой форме
За неверно или несвоевременно предоставленную информацию по форме ЕФС-1 придется заплатить.
Если сдали отчет в ненадлежащей форме (вместо электронного отчета на бумаге) – придется заплатить 1000 руб.
За ошибки в заполнении или наращении сроков предоставления отчетности по Разделу 1 подразделам 1.2 и 1.3 размер штрафа составит 500 руб. по каждому застрахованному лицу, а также штраф руководителю от 300 до 500 руб.
За нарушение срока сдачи или ошибки в подразделе 1.1. раздела 1 оштрафуют руководителя на сумму от 300 до 500 руб.
За раздел 2 штрафы иные. За нарушение срока сдачи – 5% от начисленной за последние 3 месяца суммы, но не более 30% и не менее 1000 рублей.
За ошибки, которые привели к уменьшению уплаченных взносов – от 20 до 40% причитающейся к уплате суммы взносов.
В обоих случая руководителя оштрафуют на сумму от 300 до 500 руб.
На самом деле, ЕФС-1 не так страшен, как о нем говорят. Все формы достаточно знакомы и понятны, главное обратить внимание на отдельные изменения и правильно указывать коды из справочников.
Срок сдачи отчётности ЕФС-1 в 2023 году
| Вид отчётности | Период представления | Срок представления |
|---|---|---|
| Сведения о периодах работы (стажа) | За 2023 год | 25.01.2024 |
| Сведения о взносах на травматизм | За I квартал 2023 года | 25.04.2023 |
| За I полугодие 2023 года | 25.07.2023 | |
| За 9 месяцев 2023 года | 25.10.2023 | |
| За 2023 год | 25.01.2024 | |
| Сведения о дополнительных взносах на накопительную пенсию | За I квартал 2023 года | 25.04.2023 |
| За I полугодие 2023 года | 25.07.2023 | |
| За 9 месяцев 2023 года | 25.10.2023 | |
| За 2023 год | 25.01.2024 |
Какие штрафы за ошибки в новой форме
За ошибки при заполнении и нарушение сроков сдачи разных разделов ЕФС-1 накажут по-разному. Размеры санкций можно посмотреть в нашей таблице.
Если сдали отчет на бумаге, а должны сдавать в электронном виде, штраф составит 1000 рублей (п. 2 ст. 8 и ст. 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).
| Раздел ЕФС-1 | За что штрафуют | Размер штрафа | Основание |
|---|---|---|---|
| Раздел 1, подразделы 1.2, 2 и 3 (СЗВ-СТАЖ, ОДВ-1, ДСВ-3) | Нарушение срока сдачи, ошибки заполнения |
500 рублей по каждому застрахованному лицу. 300–500 рублей — штраф на руководителя |
Ст. 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Ст. 15.33.2 КоАП |
| Раздел 1, подраздел 1.1 (СЗВ-ТД) | Нарушение срока сдачи, ошибки заполнения | 300–500 рублей — штраф на руководителя | Ст. 15.33.2 КоАП |
| Раздел 2 (4-ФСС) | Нарушение срока сдачи |
5% от начисленной за последние 3 месяца суммы, но не более 30% и не менее 1000 рублей. 300–500 (штраф на руководителя) |
Ст. 26.30 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ. Ст. 15.33 КоАП |
| Ошибки, из-за которых заплатили меньше взносов |
От 20 до 40% причитающейся к уплате суммы взносов. 300–500 рублей — штраф на руководителя |
Ст. 26.29 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ. Ст. 15.33 КоАП |
У нового отчета ЕФС-1 нет общего срока сдачи, поэтому сдавать его можно по частям. Для каждого раздела и подраздела законодательно установлены свои сроки, которые важно соблюдать.
- Подраздел 1.1. Не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным, или не позднее следующего рабочего дня, если уволили или наняли сотрудника, расторгли или заключили ГПД.
- Подраздел 1.3. Каждый месяц, не позднее 25-го числа.
- Подраздел 3. Один раз в квартал, до 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом.
- Раздел 2. Один раз в квартал, не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом.
- Подразделы 1.2 и 2. Один раз в год, не позднее 25-го января.
Если один из перечисленных сроков выпадает на выходной или праздничный день, то отчитаться можно на следующий рабочий день.
Порядок заполнения раздела 2 в ЕФС-1
При подаче информации о СВ на травматизм, заполнять нужно ТЛ, подразделы 2.1 и 2.3. Остальные подразделы (2.1.1 и 2.2) — только при наличии соответствующих данных.
В разделе 2 нужно указать:
- среднесписочную численность работников;
- количество лиц, застрахованных по травматизму;
- количество работающих инвалидов и сотрудников, занятых на вредных производствах.
ЕФС-1 представляет собой новую отчетную форму, которую нужно будет сдавать с 2023 год в Социальный фонд РФ.
Бумажная форма и правила заполнения этого отчета содержатся в проекта Постановления ПФР ID 01/02/09-22/00131496, а электронный формат — в проекте ID 01/02/10-22/00132215.
В ЕФС-1 включены титульный лист с информацией о страхователе и два раздела:
- информация о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, зарплате и допвзносах на накопительную пенсию;
- информация о начисленных страхвзносах «на травматизм».
На основании ЕФС-1 заменяются такие формы отчетности как СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС. Эти отчетные формы в последний раз нужно будет подать за периоды 2022 года.
Внимание! С 2023 года также не нужно будет сдавать отчет СЗВ-М. Персонифицированные сведения о физлицах нужно будет передавать в ИФНС каждый месяц, а инспекции будут направлять их в Социальный фонд РФ.
Структура разделов отчета ЕФС-1 будет похожа на ранее действующие формы:
|
Старая форма |
Раздел ЕФС-1 |
Комментарий |
|
СЗВ-ТД |
Подраздел 1.1 по сведениям о трудовой (иной) деятельности |
Требуется передавать информацию о начале и окончании ГПХ договора. Ввели классификатор причин увольнения — потребуется указывать код, а не формулировку. |
|
СЗВ-СТАЖ |
Подраздел 1.2 по сведениям о страховом стаже |
Дополняется данными по СОУТ — индивидуальным номером рабочего места и классом (подклассом) условий труда. Будет графа с районным коэффициентом. Сдавать сведения потребуется не по всем сотрудникам, а лишь по тем, у которых имеются особенности учета стажа. |
|
ОДВ-1 Раздел 5 (ДНП) |
Подраздел 2 по основаниям для отражения сведений о периодах работы в условиях, которые дают право на досрочное назначение пенсии |
Сдавать нужно одновременно с подразделом 1.2, когда имеются данные о лицах, которые имеют право на досрочное назначение пенсии |
|
СИоЗП (для бюджетных учреждений) |
Подраздел 1.3 по информации о зарплате и условиях деятельности сотрудников в данных учреждениях |
Для многих полей имеются классификаторы допустимых значений. Минтруда будет устанавливать виды деятельности, при которых потребуется подавать указанный подраздел. |
|
ДСВ-3 |
Подраздел 3 по информации о застрахованных лицах, за которых уплачены допвзносы на накопительную пенсию и взносы работодателя |
Заполняется аналогично отчету ДСВ-3 |
|
4-ФСС |
Раздел 2 по информации о начисленных страхвзносах «на травматизм» |
Нужно указывать численность не физлиц, в пользу которых производились выплаты, а работающих лиц, застрахованных от травматизма. Добавили поле «На начало отчетного периода» в расчете сумм страхвзносов. В информации по облагаемой базе требуется выбирать тип страхователя:
Для госучреждений добавили особый раздел по определению облагаемой базы. Исключили раздел с количеством пострадавших из-за страховых случаев в отчетном периоде. |
Порядок составления отчета 4-ФСС бюджетной организацией
Рассмотрим пример заполнения 4-ФСС для бюджетного учреждения ГБОУ «ДОД СДЮСШОР “АЛЛЮР”». Среднесписочная численность сотрудников за отчетный период составила 2 человека. Для организации определен тариф 0,2 %. Со всеми работниками заключены трудовые договоры.
В таблице — инструкция по заполнению расчета 4-ФСС.
|
Наименование раздела формы 4-ФСС |
Как заполнять |
|---|---|
|
Титульный лист |
Вписываем сведения об организации в следующем порядке:
|
|
Таблица 1 |
В табличной части указываем сведения о произведенных начислениях сотрудникам, суммы, не включаемые в расчеты страховых взносов, налогооблагаемую базу. Сведения указываем в разрезе месяцев, общую сумму — нарастающим итогом. Информацию для заполнения отчетной формы получаем, сформировав оборотную ведомость по счету 302.10 «Расчеты по оплате труда и начислениям на выплаты по оплате труда». Определяем тариф взносов в соответствии с классом профессионального риска и тариф с учетом скидки или надбавки. Рассчитываем, сколько исчислено страховых взносов |
| Таблица 1.1 | Включаем в расчет, если в организации выделены самостоятельные квалификационные единицы |
|
Таблица 4 |
Вот какие сведения по охране труда указывают в отчете по форме 4-ФСС в 2022 году — информацию о проведенной специальной оценке условий труда и обязательных медицинских осмотрах. Если спецоценка не проводилась, то поставьте прочерки в ячейках. Сведения указываем по состоянию на 01.01.2022. Спецоценку и медосмотры, которые провели в течение 2022 года, не отражаем. В новой форме расчета 3-й класс условий труда разделяем на подклассы. |
Какие предусмотрены санкции за несдачу РСВ
За непредоставление или несвоевременное предоставление РСВ законодательством РФ установлены штрафные санкции. Даже несмотря на то, что компания, не ведущая деятельность, отражает в отчете нулевые показатели, к ней могут быть применены следующие санкции:
- минимальный штраф за неподачу отчета — 1000 руб. (статья 119 НК РФ);
- административный штраф на должностное лицо организации — от 300 до 500 руб. (статья 15.5 КоАП РФ);
- приостановление операций по банковским счетам (пункт 6 статьи 6.1, пункт 3.2 статьи 76 НК РФ);
- штраф за несоблюдение электронной формы сдачи отчета — 200 руб. (статья 119.1 НК РФ).
Кто и в какие сроки предоставляет отчет
Как было сказано ранее, единый расчет по страховым взносам нужно подавать даже если движений в организации не было. То есть предоставляется пустой бланк или нулевой отчет.
Сдавать его требуется организациям любой организационной формы и частным предпринимателям, применяющие наемных сотрудников. Однако, если ИП не регистрировался в ПФР как работодатель (об этом статусе выдается специальное уведомление с регистрационным номером), то ему не понадобится сдавать даже пустой отчет.
Остальным страхователям фискальные службы определили 30 календарных дней для сдачи отчетности. Это значит, что до 30 числа месяца, который наступил по окончании расчетного квартала, требуется выполнить обязательство.
А именно:
- за 1 квартал до 30 апреля;
- за 2 квартал до 30 июля;
- за 3 квартал до 30 октября;
- за 4 квартал до 30 января.
Всех работодателей, которые не уложатся в указанные сроки, контролеры штрафуют на сумму равную 5% от начисленных страховых взносов, но не менее 1 000 рублей. За опоздание или несдачу нулевого отчета размер взыскания будет минимальный. Максимально возможный штраф, который предусмотрен законом, равен 30% от всех начисленных взносов за определенный расчетный период.