Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила использования путевых листов в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Основная часть организаций вправе использовать разработанную самостоятельно форму путевого листа. Унифицированную форму, утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, обязаны использовать только автотранспортные предприятия, т.е. организации, которые осуществляют деятельность по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и являются отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом.
Отмена обязанности ведения журнала регистрации путевых листов
Вплоть до 1 марта 2023 г. собственники (владельцы) транспортных средств обязаны были регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов (п. 17 Приказа Минтранса России от 11.09.2020 № 368).
Журнал можно было вести на бумажном носителе или в электронной форме.
Новый НПА об обязанности ведения такого регистра не упоминает, следовательно, отказаться от него или продолжать заполнять — решать самой организации или ИП.
Если журнал больше не ведется, не торопитесь от него избавляться: срок хранения журналов, баз данных учета путевых листов — 5 лет (п. 554 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
Обязательные реквизиты путевого листа
При разработке собственной формы путевого листа следует учитывать, что существуют установленные на законодательном уровне обязательные реквизиты, которые, по мнению чиновников, должны присутствовать в путевых листах. Если какого-то из обязательных реквизитов не будет — это повод налоговикам для снятия расходов.
Минфин России в своих разъяснениях (см., например, письмо от 23.03.2021 N 03-03-07/20599) также поясняет, что для документального подтверждения расходов на приобретение топлива для служебных автомобилей налогоплательщику необходимо руководствоваться перечнем обязательных реквизитов и порядком заполнения путевых листов, утвержденными приказом Минтранса.
Например, одним из обязательных реквизитов путевого листа являются сведения о транспортном средстве, которые включают в себя показания одометра (полные километры пробега). Таким образом, величина пробега указывается на основании показаний одометра, а значит, показания одометра относятся к числу обязательных реквизитов путевого листа. В некоторых компаниях путевые листы содержат данные о пробеге, а показания одометра при этом отсутствуют. Соответственно, не ясно, как вообще определяется пройденное автомобилем расстояние. Такой порядок крайне рискован. Налоговые органы могут указать, что такой путевой лист составлен с нарушениями и, соответственно, не может подтверждать расходы на списание ГСМ.
Наличие рисков подтверждает и судебная практика, содержащая примеры споров, в которых налоговые органы, признавая расходы неправомерными, наряду с другими признаками указывали также и на отсутствие в путевых листах сведений о показаниях одометра (постановления ФАС Поволжского округа от 24.07.2014 по делу № А12-23368/2013, Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 20.02.2016 № Ф08-523/2016, Арбитражного суда Центрального округа от 09.04.2021, Ф10-412/2021 по делу № А09-3820/2019).
Другое дело, когда одометр неисправен. Но и здесь не получится проставить данные о пробеге, что называется с потолка. В письме ФНС от 16.07.2010 № ШС-37-3/6848 сказано, что нужно, во-первых, задокументировать сам факт поломки. Во-вторых, найти альтернативный способ подтверждения пройденного расстояния, например, по данным системы ГЛОНАСС (письмо Минфина РФ от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354).
Срок действия путевого листа
Путевой лист нужно оформить или сформировать в электронном виде до выпуска транспортного средства на линию.
Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов.
| Продолжительность рейса | Когда оформлять | Срок действия |
|
В день делается один или несколько рейсов в течение смены |
До старта первого рейса |
В течение дня |
|
Рейс продолжается больше одной смены |
До начала рейса |
На срок рейса или на число календарных дней, на которые приходится смена |
Обязательные реквизиты путевого листа с 01.03.2023
Таким образом, состав сведений должен быть такой:
|
№ |
РЕКВИЗИТ |
ЧТО УКАЗЫВАТЬ И КАК ЗАПОЛНЯТЬ |
| 1 | Срок действия путевого листа | Дата (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован.
Если путевой лист оформлен более чем на 1 календарный день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого он может быть использован. |
| 2 | Лицо, оформившее его | Для юрлица:
Для ИП:
|
| 3 | Транспортное средство | Сведения о т/с должны включать:
|
| 4 | Водитель (-ли) транспортного средства | Сведения должны включать:
|
| 5 | Вид перевозки | Сведения должны включать информацию о перевозке:
1. Коммерческие перевозки. Это может быть:
2. Перевозки для собственных нужд. 3. Передвижение и работа специальных транспортных средств. |
| 6 | Вид сообщения | Городское, пригородное или междугородное |
Как будет выглядеть электронный путевой лист
Изменения в правила оформления электронного путевого листа внесены Федеральным законом от 6 марта 2022 года № 39-ФЗ. Он вступит в силу с 1 марта 2023 года. Тогда же обновятся правила заполнения электронного путевого листа, указанные в ст. 6 Устава автомобильного транспорта. Это такие же обязательные реквизиты и порядок заполнения, что и сейчас, для бумажных путевых листов.
К весне будут утверждены:
- порядок оформления электронных путевых листов;
- порядок предъявления электронного путевого листа сотруднику ГИБДД. Можно предположить, что водители будут действовать по аналогии с предъявлением электронных полисов ОСАГО. Напомним, сейчас полис предъявляют в распечатанном виде или на экране гаджетов.
Обязательные реквизиты электронного листа: что указывать
1. Собственником (владельцем) ТС, от имени которого составляется документ, может быть ИП либо организация. Соответственно, о лице, оформляющем лист, записывают:
- Ф. И. О., ОГРНИП, почтовый адрес, конт. телефон (для ИП);
- полное название и организационно-правовую форму, ОГРН, адрес местонахождения, конт. телефон (для юрлица).
2. Число, месяц, год начала и завершения срока действия документа – это период, на протяжении которого он будет использоваться.
3. Стандартные характеристики ТС: тип, марка, модель по техпаспорту, госномер (при наличии прицепа указывают аналогичные данные прицепа). Требуется также указание:
- даты, времени, результатов контроля за техсостоянием (дорейсовым, досменным);
- даты, времени выезда и возвращения ТС;
- данные одометра (на момент выезда, приезда ТС и его передачи другому водителю).
[Новые Правила 2021] Заполнение бланка путевого листа без ошибок (Приказ № 368)
Теперь журнал можно вести на бумаге или в электронной форме на выбор. Если будете вести электронно, заверяйте внесённые в него сведения усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). А также обязательно предусмотрите возможность печати журнала на бумаге.
Если ведёте бумажный журнал, учитывайте, что все его страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы.
Давайте сначала закроем вопрос с доверенностями. Между доверенностью на право управлением автомобилем и ответственностью за БДД нет вообще никакой связи.
Потому, что Доверенность дает всего лишь ПРАВО пользоваться (а точнее управлять) автомобилем.
А есть ОБЯЗАННОСТЬ обеспечивать БДД в организации.
И эту обязанность руководитель может делегировать вместе с ответственностью не по доверенности, а только Приказом на компетентное лицо.
И управление автомобилем не является мероприятием, направленным на обеспечение БДД, так как обеспечение БДД — это мероприятие направленное на предупреждение ДТП и снижение тяжести их последствий).
Если генеральный директор на служебном автомобиле совершит ДТП с пострадавшими, то к ответственности могут привлечь его как водителя, его как руководителя организации (обязан обеспечить БДД), и вас как ответственное лицо непосредственно уполномоченное проводить все соответствующие мероприятия (у вас есть должностная инструкция и есть Приказ).
У очень многих неверное представление о том, кто такой водитель. Многие полагают, что водитель — это штатный водитель.
Вопрос: В соответствии с пунктами 16 и 16.1 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов (утв. приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. N 152) в путевом листе должны проставляться:
— даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя (проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр);
Установлена ли последовательность (очередность) проведения указанных осмотра и контроля для целей заполнения путевого листа? Может ли медицинский осмотр проводится позже технического контроля?
Ответ: Департамент государственной политики в области автомобильного и городского пассажирского транспорта Министерства транспорта Российской Федерации (далее — Департамент) рассмотрел обращение от 11 марта 2019 г. N 44050 и в рамках своей компетенции сообщает.
Действующий перечень реквизитов в 2023 году
Несмотря на то, что бланк путевого листа никак не упорядочиваются законом, обязательный перечень реквизитов описан в приказе Минстранса №368 от 11.09.2020. На сегодняшний день реквизиты должны быть такие:
- наименование формы, номер по порядку;
- период действия;
- сведения о владельце ТС;
- информация о транспортном средстве;
- данные водителя;
- информация о перевозке (вид сообщения, тип перевозки).
Если в путевом листе указаны ложные сведения или информация предоставлена не полностью, водитель должен оплатить штраф: от 500 до 100 000 рублей для должностных, юрлиц и ИП.
Какие новые сведения должны быть в путевом листе
Информация о собственнике, если это юрлицо, теперь должна включать:
- полное наименование;
- адрес в пределах местонахождения;
- номер телефона;
- ОГРН.
Для ИП действует такой список:
- ФИО;
- адрес регистрации по месту жительства;
- номер телефона;
- ОГРН.
Среди обязательных реквизитов также присутствуют показания одометра — полные километры пробега. До 1 марта это значение принято было указывать на момент, когда ТС выезжало с парковки, предназначенной для стоянки, и по окончанию рейса и смены водителя, и заезде на парковку. Сейчас показания одометра приводят, когда автомобиль сдается другому водителю и принимается им на момент окончания смены предыдущего водителя — если на одно ТС оформлено несколько путевых листов.
Дополнены и сведения о проведении предсменного-послесменного, предрейсового-послерейсового медосмотров водителя: теперь нужно указывать медицинскую организацию, если работник в таковой состоит, а также серии, номера, даты выдачи и сроки окончания действия лицензии на проведение таких осмотров.
Для указания вида перевозки можно использовать такие разновидности формулировки:
- коммерческие:
-регулярная перевозка пассажиров и багажа;
-перевозка грузов на основании договора перевозки грузов или договора фрахтования (в том числе по договору аренды транспортного средства с экипажем);
-перевозка пассажиров и багажа по заказу;
-перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
-организованная перевозка групп детей автобусами по договору фрахтования;
2. перевозки для собственных нужд;
3. передвижение и работа специальных транспортных средств.
В “сведении о виде сообщения” нужно писать значение:
- пригородное;
- городское;
- междугороднее.
Как обозначается в обновленном законе, путевой лист можно оформить на срок более 1 дня, для этого просто обозначаете даты начала и окончания срока его использования. Таким образом компании и ИП могут сформировать бланк путевого листа, который рассчитан на тот срок, который им удобен. Утверждается он в компании приказом об учетной политике.
С 1 марта 2023 года изменится состав сведений путевого листа и порядок его оформления
Согласно приказу Минтранса, утвержден новый состав сведений для путевых листов, а также правила их оформления. Изменения вступят в силу с 1 марта 2023 года.
Что изменится с 1 марта?
Вместо сведений о владельце транспортного средства, необходимо будет указывать сведения о лице, оформившем путевой лист.
В документе не будет наименования и номера путевого листа.
Путевой лист можно будет оформлять еще и в электронном виде — это делает владелец транспортного средства. Если транспорт находится в аренде с экипажем, путевой лист заполняет арендодатель.
В электронном путевом листе отметки о медосмотре медработник должен заверять усиленной квалифицированной или усиленной неквалифицированной электронной подписью, созданной на Госуслугах.
Какие отметки необходимо заверять электронной подписью?
Усиленной квалифицированной или усиленной неквалифицированной электронной подписью нужно заверять следующие отметки:
- о дате и времени выпуска транспорта на линию;
- о дате, времени и результате предрейсового контроля технического состояния*Заверяет сотрудник, который отвечает за техническое состояние и безопасную эксплуатацию транспорта.
- о дате, времени и показаниях одометра при выезде транспорта с парковки и заезде на нее (когда на транспортное средство оформляют несколько путевых листов на каждого водителя, эти же отметки необходимо заверять электронной подписью при передаче транспортного средства следующему водителю)*Заверяет назначенный руководителем ответственный.
Когда могут выписать штраф за путевой лист
Отсутствие путевого листа у водителя грозит штрафом за административное нарушение. Также получить штраф можно в следующих случаях:
- за неправильно оформленный путевой лист (отсутствие каких-либо сведений);
- за то, что затраты на ГМС не подтверждаются путевками;
- за отсутствие предрейсового медосмотра водителя и выпуск на линию (в том числе и за то, что дата осмотра, подпись и штамп медработника, осуществляющего медосмотр, не указаны в путевом листе);
- за отсутствие информации о техническом осмотре авто (не указана дата последнего осмотра и/или нет подписи лица, контролирующего состояние автомобиля).
Проверить путевой лист может не только ГИБДД, но так же Трудовая инспекция и ФНС. Инспекция труда проверяет соблюдение режима труда и отдыха водителей. Налоговая же проверяет правильность учета затрат при расчете налога на прибыль. В целом, каждая из перечисленных организаций может оштрафовать за отсутствие путевки, но за движение без путевого листа непосредственно во время поездки можно получить штраф только от ГИБДД.
Сколько действует путевой лист
Путевой лист выписывается на один рабочий день или рейс, если он превышает продолжительность смены. В течение дня один и тот же автомобиль может совершать несколько рейсов. В этом случае оформляется один документ перед первой поездкой, в нём отмечаются все рейсы за смену. Путевой лист грузового автомобиля, отправляющегося в командировку более чем на сутки, тоже выписывают один. В нём отмечают все передвижения для отслеживания маршрута и расхода топлива.
Если машиной пользуются несколько водителей, можно оформить путевой лист на каждого или один на всех. Во втором случае в нём отражаются данные каждого из них — сведения о машине остаются одни и те же — с обязательным разграничением срока использования. Например, Петров выезжал с 9:00 до 12:00, километраж такой-то, маршрут и прочие данные о его рейсе, а Сидоров с 14:00 до 18:00 — и также отразить сведения о его поездке. Свободная форма бланка позволяет его корректировать.
Кого, как и на какую сумму оштрафуют за нарушения в путевых листах
В прошлом году правила заполнения путевых листов были изменены, что нарушило привычные для многих организаций алгоритмы оформления и выдачи этих документов.
Между тем, проверяющие из разных контролирующих органов все чаще обращают внимание на наличие путевых листов и правильность их заполнения.
Кто может ездить без путевых листов? Кого могут оштрафовать? На какую сумму? Кто может проверять путевые листы? На эти и другие вопросы отвечает Эксперт программы «Путевые листы и ГСМ» компании СКБ Контур Игорь Голдырев.
В тексте КоАП РФ фигурируют термины «должностные лица» и «юридические лица», но при этом имеются оговорки, что юридическим лицом с точки зрения закона в данном случае считается не только коммерческая/бюджетная организация, но и индивидуальный предприниматель. Самозанятые физлица в статьях КоАП РФ не упомянуты, но мы подозреваем, что инспектор ГИББД, выписывающий штраф, не будет обращать внимание на разницу между ИП и самозанятыми гражданами.
Бесплатно получить демо‑версию сервиса для заполнения и учета путевых листов
Обязательные реквизиты
Согласно внесенным изменениям Минтранспорта (Приказы №476 от 07.11.2017 и №17 от 18.01.2017) путевой лист в 2023 году должен содержать 14 обязательных реквизитов. Их перечень приведен ниже:
- Наименование документа.
- Номер.
- Срок действия.
- Информация о собственнике ТС.
- Тип и модель авто.
- Регистрационный номер.
- Показатели одометра (при выезде/прибытии машины в гаражный бокс).
- Дата (заезд/выезд из гаража) и время (часы+минуты).
- Ф.И.О. ответственного за выпуск машины на линию, его подпись с указанием даты, времени и показаниями одометра.
- Ф.И.О. водителя.
- Дата и время медосмотра до/после поездки. Исключение составляют экстренные службы (полиция, МЧС, пожарная, скорая помощь и т.д.). Их работники проходят предсменный медосмотр.
- Ф.И.О. медицинского сотрудника с подписью и штампом.
- Отметка о ТО автомобиля, его время и дата. Если численность автопарка до 100 ед., в штате может отсутствовать механик. В этом случае нужно обращаться в сторонний сервисный центр для техосмотра и получения нужной записи.
- Ф.И.О. механика.
Если организация использует самостоятельно разработанный формат документа, в нем указываются все обязательные реквизиты, актуальные на 2023 год.
Согласно Приказу Минтранса РФ №476 от 17.11.2017 в новой форме п/л предусмотрены следующие нововведения:
- наличие штампа с реквизитами компании необязательно;
- повышение требований к контролю технического состояния машины;
- упразднение единой формы документа;
- присутствие обязательных реквизитов.
Также Закон №152 не требует указания маршрута в путевке: необходимы лишь показания одометра, который фиксирует момент выезда из гаражного бокса и обратное прибытие. Однако как показывает арбитражная практика, контролирующие органы нередко причисляют отсутствие сведений о маршруте к числу нарушений. Бывают случаи, когда в этом вопросе их поддерживает суд. За основу берется Постановление №78. Поэтому, чтобы было меньше недоразумений, эксперты рекомендуют прописывать конечный пункт назначения.