Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок и правила выплаты зарплаты». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В силу ст. 136 ТК РФ расчетные листки выдаются вместе с заработной платой. Зарплата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца, следовательно, листки выдавать также нужно два раза. Однако согласно Письму Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1 достаточно выдавать листки только при выплате второй части зарплаты, когда определены все составляющие зарплаты, так как при выплате первой части эти составляющие могут быть еще неизвестны. Показывать в листке составляющие части за каждые полмесяца отдельно не требуется.
Хранить или не хранить расчетные листки?
Этот вопрос законодательством также не урегулирован. Минфин в Письме от 14.04.2016 № 02-06-05/21573 разъяснил, что хотя расчетные листки и должны разрабатываться на основании форм документов по расчету заработной платы, утвержденных Приказом № 52н, но требований о формировании и хранении вторых экземпляров расчетных листов данный приказ не содержит.
Согласно п. 9 СГС «Учетная политика» правила документооборота и технология обработки учетной информации, в том числе порядок и сроки передачи первичных (сводных) учетных документов для отражения в бухгалтерском учете в соответствии с утвержденным графиком документооборота и (или) порядком взаимодействия структурных подразделений и (или) лиц, ответственных за оформление фактов хозяйственной жизни, по предоставлению первичных учетных документов для ведения учета, утверждаются документами учетной политики учреждения.
При этом первичные учетные документы, применяемые в рамках установленного документооборота для оформления операций по начислению заработной платы (оплаты труда), должны соответствовать требованиям трудового законодательства РФ.
В силу п. 22 СГС «Учетная политика» документы учетной политики и другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления отчетности в последний раз.
А на основании п. 412 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат, доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности) о получении заработной платы и других выплат хранятся:
-
при условии проведения проверки (ревизии) – 5 лет;
-
при отсутствии лицевых счетов – 75 лет.
Особенности бухгалтерского учета заработной платы
Традиционно, проводки по начислению заработной платы, начисления налога на доходы физических лиц и другие удержания делают последним днем месяца. Проводки по выплате НДФЛ, заработной платы, взносов в пенсионный и другие фонды в день непосредственного перечисления.
Непосредственно расходы на заработную плату персонала списывают на себестоимость товаров или продукции компании. Для этого с используемым счетом 70 корреспондируют:
- счет 44 для торговых предприятий;
- счета 20, 23, 25, 26, 29 для производственных предприятий.
Проводку выполняют в виде Д20 (44, 26, 29, …) К70 на общую сумму рассчитанной заработной платы за календарный месяц либо индивидуально по каждому сотруднику. Последний момент актуален в случае, когда счет 70 имеет организацию со специальной аналитикой по отдельным сотрудникам.
По закону выплата заработной платы должна выполняться, как минимум, 2 раза в месяц. Тут идет речь про выплату аванса и заработной платы. Первый может представлять фиксированную величину или составлять определенную долю от заработной платы. Дата проводки зависит от способа выплаты, который установлен на предприятии:
- при выплате аванса в фиксированной сумме проводку можно не проводить, так как достаточно ее выполнить в последний день календарного месяца;
- если размер аванса зависит от фактического объема времени, отработанного в первой половине месяца, то делают дополнительные резервные удержания по НДФЛ, алиментам, исполнительных листам, поэтому проводку формируют 15 числа каждого месяца одновременно со всеми удержаниями.
Проводки удержания из заработной платы
Подобные удержания сокращают сумму средств, которая будет перечислена работнику на карт-счет либо выдана наличными. Проводки проходят по дебету счета 70. Вне зависимости от ситуации с каждого работника взимают налог на доходы физических лиц. Проводка по нему корреспондирует со счетом 68, и имеет вид Д70 К68. Все остальные удержания проводятся через счет 76 и имеют вид Д70 К76. Непосредственно проводки выполняют в последний день календарного месяца, за которых была начислена заработная плата, а проводки по уплате НДФЛ выполняют в дату физического списания денежных средств с расчетного счета либо выдачи наличными из кассы предприятия.
Для страховых взносов всех типов не участвует счет 70, так как они не удерживаются фактически из заработной платы сотрудников, хотя их размер от этого зависит. Подобные платежи предприятие относит на себестоимость готовой продукции или затраты на деятельность, поэтому проходят по счету 69, где обычно делают субсчета для каждого из фондов. Проводка в данном случае имеет вид Д20 К69.
Депонирование средств при выплате зарплаты
На отдельных предприятиях до сих пор выплата заработной платы происходит наличными, что неудобно для работодателя и персонала. Первый несет финансовые потери из-за обналичивания средств, временных затрат персонала на их получение, выдачу, ведение дополнительных документов, подтверждающих получение средств. Второй обязательно должен лично прийти на предприятие, что неудобно при наличии филиальной сети, вероятности находиться в день выплаты на больничном.
Если человек не может получить в день выплаты денежные средства, то бухгалтерии надо выполнить ее, так называемое, депонирование. Оно подразумевает временное резервирование денежных средств с помощью размещения в кассе (ее лимит не должен быть превышен) либо временного возврата на расчетный счет в банке. В этом случае проводка будет иметь вид Д70 К76.4. Факт возврата денежных средств при возврате на расчетный счет проводка получит вид Д51 К50. При выплате денежных средств обратная проводка получит вид Д76.4 К50.
Депонирование заработной платы может идти не более 3 лет. Если за этот период сотрудник не востребует средства, то они будут списаны на внереализационные доходы предприятия. Проводка в этом случае будет иметь вид Д76.4 К91.
Законодательство обязывает работодателя вместе с заработной платой выдавать сотрудникам расчетные листки, где четко прописать, из чего складывается полученная работником на руки сумма. Зарплату получают не реже чем два раза в месяц, однако выдавать расчетный листок разумнее один раз, при выплате заработной платы за месяц, а не при выплате заработной платы за первую половину текущего месяца, так как во втором случае расчет, указанный в листке, может быть неполным и не отражать достоверно происхождение выплаченной суммы.
Расчетный листок не имеет регламентированной формы, поэтому организация должна самостоятельно разработать ее, основываясь, например, на формах Т-12 или Т-51. Или создать полностью свою форму, которую следует закрепить в учетной политике. В расчетном листке обязательно должны быть указаны все части заработной платы: оклад, премия, надбавки, бонусы, выплаты по больничным листам и так далее. Необходимо указать все удержания: НДФЛ, алименты, штрафы и прочее. В итоге должна получиться сумма к выплате, которую работник и получает на руки вместе с расчетным листком.
Расчетный листок по согласованию с сотрудником может быть выдан как в бумажном виде, так и в электронном, путем пересылки на электронную почту работника.
Доплата за ночную работу рассчитывается без учета надбавок и премий
Каждый час работы в ночное время оплачивается сотруднику в повышенном размере по сравнению с работой в нормальных условиях, но не ниже размеров, установленных трудовым законодательством (ч. 1 ст. 154 ТК РФ).
Минимальный размер повышения оплаты труда за работу в ночное время установлен в Постановлении Правительства РФ от 22.07.2008 № 554 и составляет 20 % часовой тарифной ставки (оклада (должностного оклада), рассчитанного за час работы) за каждый час работы в ночное время.
Роструд подчеркнул, что повышенный размер оплаты начисляется только на часовую ставку или оклад, рассчитанный за час работы, без учета всех остальных выплат.
Однако в локальных документах организации или в трудовом договоре с сотрудником работодатель может установить повышенные размеры оплаты ночных часов (ч. 3 ст. 154 ТК РФ).
Районный коэффициент не включается в оклад работника
Районный коэффициент — показатель, на который умножается заработная плата и другие доходы проживающих и трудящихся в тяжелых климатических условиях (в частности, в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях) (ст. 316 ТК РФ).
Согласно абзацу 5 части 2 статьи 57 ТК РФ условия оплаты труда (размер тарифной ставки или оклада, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты) являются обязательными для включения в трудовой договор. При этом не вполне ясно, нужно ли в трудовом договоре указывать отдельно оклад и применяемый к нему районный коэффициент или можно указать общую сумму зарплаты, которую получит работник.
Роструд отметил, что если работнику установлена окладная система оплаты труда с применением районного коэффициента к заработной плате, размер оклада и районного коэффициента в трудовом договоре указываются отдельно. В расчетном листке также должна быть отдельная строка с указанием размера коэффициента.
Случаи неправильного начисления
Нельзя сказать, что случаи, когда зарплату начисляют неверно, часты и повсеместны, но иногда случаются. Зарплата может быть неправильно начислена по разным причинам, например, в случае механической ошибки бухгалтера, который посчитает не ту сумму или цифру.
«Лишние» деньги считаются неосновательным обогащением и их необходимо вернуть – то есть они будут удержаны из следующей заработной платы. При этом существуют такие нюансы: общая сумма всех удержаний не должна превышать двадцать процентов от установленной работнику заработной платы. То есть в случае, если работник, например, дополнительно еще выплачивает алименты, сумма этой выплаты и удержания по возврату неверно начисленной зарплаты не могут превышать упомянутых выше двадцати процентов; если излишняя зарплата была выплачена в результате недобросовестного поведения работника или счетной ошибки бухгалтера, она удерживается с работника, если же зарплата была завышена из-за халатности бухгалтера, издержки высчитают с бухгалтера, поскольку по его вине был причинен убыток предприятию.
Состав первичных документов, необходимых для начисления заработной платы, зависит от системы оплаты труда работников, установленной в организации. Поэтому будет не лишним очень коротко напомнить о них.
Все организации, кроме государственных, самостоятельно устанавливают формы и системы оплаты труда. Они могут быть тарифными, бестарифными, системами плавающих окладов, системами оплаты труда на комиссионной основе и др. В бюджетных организациях система оплаты труда определяется государством.
При тарифной системе оплата труда работника зависит от его квалификации, сложности выполняемой работы, условий труда и ряда других факторов. Сложность выполняемой работы и квалификация работника определяются разрядом.
Размер заработной платы при такой системе может зависеть также и от условий труда (нормальные, тяжелые и вредные, особо тяжелые и особо вредные).
Документы для оформления брака
Неисправимый, или окончательный, брак оформляется актом о браке или ведомостью о браке и отмечается в первичных документах по учету выработки. Акт на брак составляется мастером, бригадиром или другими должностными лицами.
Акт о браке может быть составлен по следующей форме.
Акт о браке
59 24.08.2004
N -- от ----------
Цех |
Вид оплаты |
Шифр затрат |
Сборочный |
Сдельная |
028 |
Реестр депонированной заработной платы за июль 2004 г.
N |
Наименование |
Номер |
Ф.И.О. |
Дата |
Сумма |
1 |
Коммерческий |
2 |
Иванов И.И. |
05.08.2004 |
14 589,00 |
2 |
Курьерская |
3 |
Крылов В.В. |
07.08.2004 |
6 745,50 |
3 |
Гараж |
11 |
Кузин А.А. |
07.08.2004 |
3 942,00 |
Итого: 25 276,50 |
Кассир ООО "Фолд" Севостьянова Севостьянова В.Г.
------------ ---------------------
(подпись) (расшифровка подписи)
Книга депонентов открывается на целый год. Суммы депонированной, но не выплаченной в текущем году зарплаты переносятся в новую книгу на следующий год.
Ее форма тоже не регламентируется Госкомстатом России. Фрагмент такой книги может выглядеть следующим образом.
Учет личного состава на предприятии ООО «Ремспецстрой» осуществляет сотрудник бухгалтерии. В данном структурном подразделении установлена бухгалтерская программа 1С: Предприятие. Подрядчик строительства, 2.3 Данная база позволяет вести автоматизированный учет движения личного состава предприятия, а также производить необходимые расчеты по оплате труда сотрудников, что значительно облегчает работу сотрудников бухгалтерии и экономит их время.
Движение персонала организации ООО «Ремспецстрой» осуществляется с помощью следующих документов:
Приказ (распоряжение) о приеме сотрудника на работу, форма №Т-1 (Приложение 7);
Личная карточка работника, форма №Т-2 (Приложение 8);
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику, форма №Т-6 (Приложение 9);
Приказ (распоряжение) о расторжении трудового договора, форма №Т-8 (Приложение 10);
Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку, форма №Т-9 (Приложение 11);
Командировочное удостоверение, форма №Т-10 (Приложение 12);
Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении, форма №Т-10а (Приложение 13);
Журнал учета работников, выбывающих в командировки — форма разработана предприятием самостоятельно (Приложение 14).
Каждому принимаемому на работу, сотрудник бухгалтерии присваивает табельный номер, о зачислении на работу делается отметка в трудовой книжке. Также на сотрудника заводится личная карточка, в которой указываются все необходимые анкетные данные, и изменения, происходящие по службе.
Основным источником сведений об использовании рабочего времени в организации ООО «Ремспецстрой» является табельный учет. В его задачу входит контроль за своевременной явкой на работу и уходом с рабочего места, выявление причин опозданий и неявок, получение данных о фактически отработанном времени. На предприятии не используются унифицированные формы табельного учета рабочего времени, бланк табеля разработан сотрудником бухгалтерии самостоятельно (Приложение 15). Табельный учет ООО «Ремспецстрой» ведется как в целом по предприятию, так и по его структурным подразделениям. Учет рабочего времени персонала офиса ведет сотрудник бухгалтерии, а рабочих и служащих на строительной площадке — мастер строительного участка. В конце каждого месяца в табеле по каждому работнику подсчитывают общий календарный фонд рабочего времени, количество явок и неявок. Оформленные табеля сдается на проверку главному бухгалтеру, который производит расчет заработной платы сотрудников, находящихся на повременной форме оплаты труда.
На предприятии ООО «Ремспецстрой» применяются две формы оплаты труда:
сдельная форма оплаты труда — размер заработной платы зависит от объема выполненных работ и установленной на предприятии сдельной расценки;
повременная форма оплаты труда — размер заработной платы исчисляется в соответствии с установленным окладом сотрудника и фактически отработанным временем.
В ООО «Ремспецстрой» для расчета заработной платы сотрудникам офиса применяется повременная форма оплаты труда, основанием для начисления заработной платы является табель учета рабочего времени. Работникам строительной площадки заработок исчисляется по сдельной форме оплаты труда. Основание для начисления им заработной платы служит акт приемки-передачи выполненных работ (Приложение 16). Акт составляется мастером строительного участка при закрытии этапа выполненных работ. В акте указываются виды производимых работ, расценка за единицу, фактическая заработная плата, а также список сотрудников, осуществлявших выполнение работ.
После того, как в бухгалтерию ООО «Ремспецстрой» поступили все табеля учета рабочего времени и акты приема-передачи выполненных работ, бухгалтер производит расчет заработной платы. Начисленная заработная плата переносится в бухгалтерскую программу 1С: Предприятие. Подрядчик строительства, 2.3, в которой формируется расчетная ведомость по заработной плате. В расчетной ведомости отражаются суммы начисленной заработной платы, удержанного налога на доходы физических лиц, суммы к выплате, а также суммы отчислений во внебюджетные фонды по ставке 26% (Приложение 17). Затем, на основании проведенной расчетной ведомости бухгалтер формирует платежную ведомость по форме №Т-53. В платежной ведомости указываются данные, связанные с выдачей заработной платы на руки: Ф.И. О сотрудника, его табельный номер, сумма к выдаче и расписка в получении (Приложение 18).
Работники получают заработную плату только в кассе предприятия. Для выплаты заработной платы из кассы в ООО «Ремспецстрой» установлены жесткие строки — три дня с момента получения наличных денежных средств в банке. Если заработная плата не получена в установленные сроки, то в платежной ведомости напротив Ф.И. О сотрудника специальным штампом делается пометка «депонировано». На лицевой стороне бухгалтер делает запись о закрытии платежной ведомости, при этом указываются суммы полученной и депонированной заработной платы. Вся, не выданная в установленные сроки заработная плата подлежит сдаче на расчетный счет предприятия ООО «Ремспецстрой», при этом в объявлении на взнос наличными указывается что это депонированные суммы. Эти суммы банк не может направить на погашении задолженности предприятия или оплаты счетов поставщикам, и обязан выдать их по первому требованию предприятия. Сумма задолженности по депонированной заработной плате числится в учете в течение трех лет, а потом списывается на внереализационные доходы предприятия.
По письменному заявлению работника, предприятие ООО «Ремспецстрой» предоставляет ежегодные основные оплачиваемые отпуска, продолжительностью 28 календарных дней. На основании заявления, поданного в бухгалтерию организации, составляется приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма №Т-6), и производится расчет отпускного пособия в унифицированной форме №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» (Приложение 19).
Расчет отпускных производится на основании среднедневного заработка сотрудника за 12 месяцев, предшествующих наступившему отпуску.
При подсчете среднего заработка для оплаты отпуска или выплаты компенсации за неиспользованный отпуск учитываются все виды оплаты труда, на которые начисляются страховые взносы независимо от систематичности их выплаты. Средний дневной заработок для оплаты отпускных (компенсаций за неиспользованный отпуск) подсчитывается путем деления фактического заработка за расчетный период на 12 месяцев и на коэффициенты 29,4 — среднемесячное число рабочих дней при оплате отпуска установленного в календарных днях.
Выплата пособий по временной нетрудоспособности на предприятии ООО «Ремспецстрой» производится на основании листа временной нетрудоспособности, выданного медицинским учреждением. Первые два дня больничного листа оплачивает предприятие, а последующие — ФСС РФ. При расчете пособий бухгалтер учитывает страховой стаж работника: до 5 лет — 60% от СДЗ; от 5-8 — 80% от СДЗ и более 8 лет — 100% от СДЗ. Из начисленного пособия обязательно удерживается налог на доходы физических лиц по ставке 13%.
Выплата отпускных пособий и пособий по временной нетрудоспособности на предприятии ООО «Ремспецстрой» может производиться как через платежную ведомость, так и по расходному кассовому ордеру.
Синтетический учет расчетов с персоналом организации ООО «Ремспецстрой» ведется на пассивном счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». По кредиту счета отражают начисление заработной платы (по всем видам выплат: пособиям, отпускным), а по дебету — удержания из начисленной суммы оплаты труда и выдачу причитающихся сумм.
Бухгалтерские проводки, формируемые программой 1С: Предприятие. Подрядчик строительства, 2.3 при оформлении расчетов с персоналом по оплате труда:
Д 20,26 К 70 — начислена заработная плата, отпускное пособие сотрудникам офиса и рабочим основного производства;
Д 70 К 68 — удержан НДФЛ из начисленной заработной платы сотрудников ООО «Ремспецстрой»;
Д 69 К 70 — начислена оплата по листу временной нетрудоспособности;
Д 70 К 71 — удержана сумма задолженности по полученным подотчетным суммам;
Д 50 К 51 — получены в кассу предприятия денежные средства с расчетного счета для выплаты заработной платы;
Д 70 К 50 — выдана заработная плата, отпускное пособие, пособие по временной нетрудоспособности из кассы предприятия.
Нематериальная мотивация сотрудников
Деньги деньгами, но гораздо эффективнее сочетать денежные бонусы и нематериальное стимулирование труда. Многие вообще могут работать за идею, если оно того стоит. Вот несколько проверенных способов нематериальной мотивации:
- похвала. Простое человеческое спасибо иногда способно творить чудеса. Так вы показываете, что интересуетесь достижениями сотрудника и замечаете его успехи. Признание со стороны руководства — большое дело;
- награждение за хорошую работу. Может быть как в классической форме, например, фото на доске почета, так и необычной. Утвердите звание “Шумахер недели” самому быстрому курьеру или что-то подобное;
- перспективы. Многие сотрудники работают для карьерного роста и им главное — перспектива. Дайте человеку понять и почувствовать, что если он проявит себя, то получит повышение;
- чувство команды. Есть множество примеров того, как работники поступались деньгами, лишь бы работать в классном коллективе. Создайте атмосферу семьи, и сотрудники будут работать эффективнее;
- просто хорошее отношение. Адекватный, понимающий начальник вызывает уважение и желание работать. А вот авторитарный тиран, ни во что не ставящий персонал, не удержит работников никакими деньгами.
Основные формы оплаты труда
-
Повременная. Заработная плата работнику начисляется за определенное количество отработанного времени в соответствии с установленным тарифом независимо от количества выполненных работ. Эта форма оплаты, в свою очередь, делится на:
- простую повременную, при которой тарифная ставка умножается на отработанное время,
- повременно-премиальную, когда к сумме заработка по тарифу прибавляется премия в определенном проценте к ставке или другому измерителю.
-
Сдельная. При этой системе оплаты труда заработная плата персоналу начисляются в зависимости от объема выполненной работы, произведенной продукции. Сдельная форма оплаты труда бывает:
- прямая сдельная — оплата за число единиц изготовленной продукции и выполненных работ,
- сдельно-премиальная — предусматривает премирование за перевыполнение норм выработки,
- сдельно-прогрессивная — оплата повышается за выработку сверх нормы,
- косвенно-сдельная — оплата труда наладчиков, комплектовщиков и других рабочих в процентном отношении к заработку основных рабочих обслуживаемого участка.
- Аккордная. Предусматривает определение совокупного заработка за выполнение определенных стадий работы.
Законодательство обязывает работодателя вместе с заработной платой выдавать сотрудникам расчетные листки, где четко прописать, из чего складывается полученная работником на руки сумма. Зарплату получают не реже чем два раза в месяц, однако выдавать расчетный листок разумнее один раз, при выплате заработной платы за месяц, а не при выплате заработной платы за первую половину текущего месяца, так как во втором случае расчет, указанный в листке, может быть неполным и не отражать достоверно происхождение выплаченной суммы.
Расчетный листок не имеет регламентированной формы, поэтому организация должна самостоятельно разработать ее, основываясь, например, на формах Т-12 или Т-51. Или создать полностью свою форму, которую следует закрепить в учетной политике. В расчетном листке обязательно должны быть указаны все части заработной платы: оклад, премия, надбавки, бонусы, выплаты по больничным листам и так далее. Необходимо указать все удержания: НДФЛ, алименты, штрафы и прочее. В итоге должна получиться сумма к выплате, которую работник и получает на руки вместе с расчетным листком.
Расчетный листок по согласованию с сотрудником может быть выдан как в бумажном виде, так и в электронном, путем пересылки на электронную почту работника.
Форма расчетного листка утверждается приказом предприятия. Образец приказа и самого расчетного листка можно найти в готовом решении «КонсультантПлюс». Если у вас еще нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.