Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Табельный номер сотрудника и повторный прием на работу». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Обязанность работодателей по ведению кадрового учета с использованием табельной нумерации законодательно не закреплена. Маленькие компании не всегда ведут учет работников с закреплением табельных номеров, в средних и крупных — без него не обойтись. А в компаниях с многотысячным коллективом обязанность по присвоению и закреплению за трудящимися уникальных номеров может быть возложена на отдельного работника, например, табельщика.
Применение табельной нумерации в первичных документах
При повремённой системе оплаты труда заполняют табели учета отработанных часов и дней. В этих бланках необходимо прописывать также табельные коды, чтобы зафиксировать по работнику период его фактического пребывания на рабочем месте.
Указание индивидуального шифра позволяет по одному номеру получить выборку по отработанному времени за месяц или более длительный период. Это актуально для суммированного учета рабочего времени, если надо определить объем переработки и своевременно предоставить человеку отгулы, правильно начислить ему сверхурочные.
Применение системы табельной нумерации при ведении кадрового и бухгалтерского учета в единой программе дает возможность быстро решать ряд задач:
- осуществлять аналитические выборки по сотрудникам по любым показателям;
- минимизировать риски неправильного выбора в расчетных операциях по работнику, если в компании трудоустроены однофамильцы;
- простота учета переработок.
Как присваивается табельный номер
По общепринятым правилам кадрового и бухгалтерского учета, табельные номера должны присваиваться с единичного значения. По мере увеличения численности сотрудников данная цифра, соответственно, растет в хронологическом порядке, без пропусков. Для шифровки табельного номера используются только арабские цифры, без внесения каких либо других символов, типа точек, кавычек, дефисов и т.д.
Однако, вышеприведенная информация не является строго обязательной. Дело в том, что в законе нет ни специальных пунктов, ни каких-либо нормативных актов, регламентирующих присвоение табельных номеров. Так что, чисто теоретически, каждое предприятие вправе самостоятельно решать, как именно разрабатывать и применять к сотрудникам эти цифровые коды, а также корректировать их в дальнейшем.
Поскольку табельный учет позволяет держать порядок в ведении внутренней документации, то при назначении табельных номеров желательно придерживаться следующих рекомендаций:
- Заниматься табельным учетом должен строго определенный сотрудник;
- Присваивать табельный номер нужно сразу же после подачи вновь принятым работником всех необходимых документов для оформления или же в его первый рабочий день;
- При присвоении табельных цифровых комбинаций надо соблюдать хронологию, исключая пропуски;
- Необходимо доводить до сведения работника числящийся за ним цифровой код;
- Обязательно вносить индивидуальный номер в приказ о приеме на работу.
Что такое индивидуальный цифровой номер сотрудника?
Всем работающим людям на предприятии присваивают индивидуальные номера, состоящие из разных комбинаций цифр, которые в последующем помогают сотрудникам бухгалтерии обработать данные внутреннего перемещения. Еще благодаря этому номеру в компьютерной системе сохраняются все данные о заработной плате, отпусках, больничных листах и времени нахождения на рабочем месте. Вся эта информация в последующем может понадобиться сотруднику, который будет уходить на пенсию или выезжать за пределы страны.
Табельный номер присваивается один раз и навсегда, даже если возникнет ситуация повторного приема на работу в одно и то же место, система моментально это покажет. Исходя из этого, отметим, что присвоить его можно только однократно в момент приема рабочего на его первую должность, и в последующее рабочее время его не изменяют, во всяком случае в этом нет никакой необходимости.
Этот номер является уникальным для каждого сотрудника и становится основным реквизитом на протяжении всего времени работы. Также его используют в качестве автоматического расчета и всевозможных отметок, которые помогают правильно рассчитать заработок и вычислить из него все полагающиеся налоги государству.
Присваиваются индивидуальные цифровые значения по порядку, начиная с единичного значения. Обычно с цифрой 1 числится главный руководитель предприятия. Есть случаи, при которых предприятия начинают присваивать номера уволенных сотрудников вновь прибывшим работникам, но стоит отметить, что из-за этого может возникнуть путаница и неразбериха. Такое практикуется далеко не на всех фирмах и предприятиях.
Кто заполняет табель учета рабочего времени
Бланк заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для этой функции табельщиком. На основе внесенных в него сведений, специалисты отдела бухгалтерии начисляют сотрудникам организации заработную плату и прочие выплаты. По сути дела, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов. И если небольшие компании вполне могут без него обойтись, то крупные предприятия в обязательном порядке ведут такой табельный учет.
В зависимости от принятой на предприятии системы кадрового учета, табель может формироваться либо один на всех работников организации, либо в каждом подразделении вестись отдельно.
Табель – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.
Заполнять табель можно как в электронном, так и в письменном виде. Однако после внесения всей необходимой информации его все равно придется распечатать для подписей ответственных лиц.
Порядок действий при присвоении табельного номера сотруднику
Утвержденного порядка действия по присвоению табельного номера работнику нет. Законодательно не предусмотрен определенный порядок присвоения табельного номера работодателем. В связи с этим работодатели вправе самостоятельно разработать свой порядок действий и закрепить свой алгоритм в локальных нормативных актах.
Алгоритм действий может быть оформлен в виде инструкции или положения, в котором подробно будут указаны правила присвоения номера, учета и контроля номеров в компании. Если для учета применяются автоматизированные средства для кадрового и бухучета, то код будет присваиваться автоматически в программе при регистрации нового работника. Однако, многие работодатели до сих пор ведут учет вручную и отражают табельные номера в регистрационных журналах. Ответственным за ведение и хранение журнала назначается один из сотрудников компании: кадровый специалист, бухгалтер или делопроизводитель. Такая обязанность, как присвоение принимаемому сотруднику табельного номера возлагается на кадровика приказом. Если рассматривать крупных работодателей, то функция по присвоению табельных номеров является обязанностью табельщика. Помимо непосредственного присвоения номера, табельщик или иной ответственный сотрудник также ведет их реестр, а также контролирует правильность присвоения или использования номера.
Важно! Если работодатель переходит на новый вид программного обеспечения, то табельные номера сотрудников при переносе в новую систему должны остаться без изменений.
В нынешнее время новые технологии поражают своими характеристиками. Ведь сейчас можно обойтись без табельного номера, так как придумали новую систему – биометрическую. Биометрическая система является новым методом учета рабочего времени и сбора всех персональных данных о сотруднике. Такие идентификаторы уникальны, так как их невозможно уничтожить, потерять и обмануть.
Какую форму табеля выбрать
Вести одновременно Т-12 и Т-13 не нужно, достаточно выбрать одну из форм. Как правило, табелем Т-13 пользуются те, кто автоматизировал контроль рабочего времени сотрудников с помощью электронных систем доступа на предприятие, например установил турникеты или электронные замки. Те, кто заполняет табель вручную, пользуются формой Т-12.
Еще одно важное отличие форм в том, что учет расчетов по оплате труда предусмотрен в форме Т-12. А в Т-13 ведут только учет рабочего времени, при этом зарплату считают с помощью других инструментов, но на основании табеля.
Так что если вы работаете в учетной программе, которая совмещает учет расчетов и учет рабочего времени, используйте форму Т-12 и заполняйте ее полностью. Если учет рабочего времени и расчетов ведете отдельно, можно использовать или форму Т-13, или только первый раздел формы Т-12.
Для учета рабочего времени не обязательно использовать унифицированный табель. Компания имеет право скорректировать его или разработать свои формы, утвердить их внутренними нормативными актами и использовать вместо табеля.
Главное, доказать ведение учета на проверке трудовой инспекции.
Кто отвечает за ведение табеля
Работодатель сам решает, кому поручить учет рабочего времени. Как правило, этим занимаются бухгалтер или кадровик, в крупных компаниях обязанность передают штатному табельщику.
Самый удобный вариант — поручить вести табель руководителям подразделений. Так как в их прямые обязанности входит организация и контроль труда подчиненных. Руководители знают графики работы, осведомлены о плановых и внезапных невыходах, именно им работники в первую очередь сообщают о болезнях и семейных обстоятельствах.
Кадровик в свою очередь должен принять табель от руководителя и проверить правильность заполнения. Если все правильно, подписать и ввести в программу. Часто руководители поручают ведение табеля бухгалтеру по зарплате или главбуху, это тоже допустимо.
Приказ о присвоении табельных номеров образец
Код по ОКПО Общероссийский классификатор предприятий и организаций является уникальным для каждой организации.
Номер документу 4 присваивают во время регистрации и он может быть дополнен индексом п.
Дату начала работы 5 берут из трудового договора. С иностранцем заключают как бессрочный трудовой договор, так и срочный трудовой договор в случаях, определенных законом ст. Табельный номер 6 сотруднику присваивают при приеме на работу.
Отдел 8 оговаривают, если о нем было сказано в трудовом договоре абз. Наименование должности 9 должно соответствовать штатному расписанию, а также квалификационным справочникам, профстандартам, если с выполнением работ связано предоставление компенсаций и льгот абз. Условия приема и характер работы 10 , размер оплаты труда 11 отражают так же, как они прописаны в трудовом договоре.
Запись об испытании 12 делают, если это условие включено в трудовой договор.
Приказ подписывает 14 руководитель организации.
Процедура присвоения табельного номера
Трудовой кодекс не дает определения, что такое табельный номер работника. Это понятие появилось в Письме Госкомтруда СССР N 75-АБ, Минфина СССР N 89, ЦСУ СССР N 10-80 от 27.04.1973. Когда человек устраивается на работу, в отделе кадров ему присваивают цифровой код – табельный номер. Эта комбинация цифр уникальна и не повторяется, у каждого сотрудника — своя. Код остается неизменным на протяжении всего периода трудовых отношений человека и компании.
В очень больших компаниях с многотысячным штатом этим может заниматься отдельный специалист – табельщик. В остальных фирмах такие обязанности возлагаются на специалиста отдела кадров или бухгалтерии.
Законодательство никак не регламентирует эту кодировку и ее присвоение и теоретически любая фирма вправе изобрести собственный шифр с использованием римских цифр, символов и букв. Но обычно табельщики следуют сложившейся годами практике.
Процесс присвоения табельного номера новому сотруднику традиционно таков:
- специалист, оформляющий вновь прибывшего сотрудника, запрашивает у ответственного работника свободную комбинацию;
- в приказ о приеме на работу и личную карточку заносится присвоенный человеку код;
- сведения о принятом в штат специалисте и присвоенном ему номере вносятся в журнал учета.
Что такое табельный номер (ТН)?
Это цифровой код, который присваивается работнику при приеме на работу в организацию один раз и на весь период работы, используемый для удобства ведения кадровой документации. Даже если работник уволится, а затем повторно устроится на работу в ту же фирму, ему будет присвоен тот же самый ТН. Как правило, новым сотрудникам табельные номера прежних сотрудников не присваиваются, чтобы не возникло путаницы.
ТН используется во всех документах по учету рабочего (отработанного) времени, заработной платы и других и является уникальным кодом сотрудника, который позволяет кадровому работнику быстро и эффективно обрабатывать информацию, связанную с данным сотрудником, — производить расчет заработной платы и налоговых отчислений, больничных, отпусков, вести учет отработанного времени.
Необходимость в табельных номерах. Для чего они нужны?
Все-таки лучше разобраться, для чего нужны табельные номера работодателю. Сотрудник от этого не получает ничего. Как говорилось выше, работник может и не знать о наличии такого шифра. Однако для чего тогда был первоначально введен табельный номер сотрудника? Как присваивается этот шифр и что он несет?
Табельные номера помогают бухгалтерии ООО или предприятия. Благодаря им становится легче осуществление электронного документооборота. Хотя стоит отметить, что табельные номера на крупных заводах использовались уже достаточно давно, еще до возникновения программы 1С.
В чем основные моменты, позволяющие использовать данный шифр? Это, прежде всего:
- Облегчение работы специалистов отдела кадров. Это связано с тем, что отслеживание табельного номера помогает не «потерять» сотрудника при смене им должности.
- Помощь бухгалтерии в работе с начислением и выдачей заработной платы. Здесь напрямую связаны табельные номера в 1С. Именно эта программа помогает выбирать сотрудника не по имени или должности, а по табельному номеру.
- Отслеживание нахождения сотрудника на рабочем месте. Актуально для предприятий, которые оснащены электронной системой пропусков.
Для чего нужны табельные номера
Присвоения работникам предприятия особенных цифровых комбинаций преследует сразу несколько целей:
Но, все же, основное предназначение табельного номера – учет времени, проводимого сотрудником непосредственно на рабочем месте. Для этого, уполномоченные работники предприятия фиксируют время прибытия персонала с работы и ухода домой, всевозможные отлучки на обед, по личным делам и т.д. В дальнейшем эти сведения позволяют определить, отработал ли человек положенное время или может быть у него была переработка, и, исходя из этого, начислить ему заработную плату.
Если говорить о времени, которое сотрудник должен проводить на рабочем месте, то тут существует три основных варианта.
Чаще всего последние два пункта применяются к студентам, несовершеннолетним, пенсионерам, людям с ограниченными возможностями и некоторым другим категориям граждан.
Вопрос: Работодатель имеет две ставки специалиста по закупкам, но принимает на две ставки одного работника. Причем оформляет одного работника по двум трудовым договорам. В первом трудовом договоре указывает «Специалист по закупкам 1-го разряда», во втором — «Специалист по закупкам 2-го разряда». Издает два приказа по двум трудовым договорам. Теперь возникают вопросы с табельным номером: 1. Присваивать один табельный номер или два разных табельных номера? 2. Имеет ли работодатель право присвоить два разных табельных номера одному работнику по разным должностям (по двум трудовым договорам)? 3. Если работодатель присвоит два табельных номера одному работнику, то может ли работодатель выдавать два расчетных листка по каждому табельному номеру? Или расчетный лист должен быть один? 4. Если работнику работодатель предложит еще внутреннее совмещение, то нужно ли работодателю присваивать работнику третий табельный номер?
Посмотреть ответ
Табельный номер сотрудника — что это такое
- С точки зрения кадрового дела, табельный номер сотрудника — это цифровая или состоящая из различных видов символов комбинация, которая присваивается каждому человеку при приеме на работу и служит для упрощения ведения кадровой документации.
- Особенно актуальным применение табельных номеров является в крупных компаниях, где можно неоднократно встретить сотрудников со схожими или одинаковыми именами и фамилиями.
- При этом в большинстве случаев, сам табельный номер применяется и используется исключительно в рамках ведения внутреннего документооборота и его учета и не упоминается даже в большинстве локальных нормативных актов компании.
Так как табельный номер сотрудника относится к его личности и позволяет установить определенные сведения, он относится к персональным данным, и каждый сотрудник вправе получить всю информацию о персональных данных, которые обрабатываются его работодателем.
Ещё одним преимуществом использования табельных номеров является упрощение ведения архива на предприятии, поиска личных карточек и личных дел работников. Также, присвоение табельного номера значительно упрощает ведение поиска в электронных системах кадрового документооборота.
Наконец, при наличии табельного номера сотрудника в базах данных предприятия, его восстановление на работе может стать намного более простой процедурой.