Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Положение о разъездном характере работы: образец 2023». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Присутствие в компании сотрудников с разъездным вариантом работы ставит перед администрацией вопросы документального закрепления указанного вида деятельности и компенсации понесенных сотрудником расходов по нормам законодательства.
Какие документы надо будет оформить
Варианты закрепления категории работы, связанной с постоянными передвижениями (ст. 168 ТК РФ):
- трудовое соглашение;
- договор с коллективом;
- локальный (отдельный) нормативный акт (ЛНА).
Для правильного ведения учета расходов при передвижном варианте труда необходимо:
- ввести условие о виде занятости в трудовой договор (ст. 57 ТК РФ);
- утвердить список соответствующих должностей и работ в договоре с коллективом или ЛНА;
- предусмотреть условия документального подтверждения поездок (в договоре, ЛНА);
- определить размер и условия оплаты надбавок (ст. 168 ТК РФ).
Установление надбавок является правом, но не обязанностью администрации предприятия, кроме ситуаций, оговариваемых в законодательстве или отраслевых соглашениях.
Оформление документов
Выше упоминалось о том, что условие о разъездном характере работы должно быть в трудовом договоре. Если договор уже заключен, к нему составляют дополнительное соглашение.
Когда разъездная работа у одного или нескольких специалистов, можно все условия прописать в договоре с каждым из них. Если же таких сотрудников много, целесообразно принять внутренние нормативные акты, в которых описать все подробности разъездной работы и выплаты компенсации за это. Трудовые функции, связанные с разъездами, нужно включить в должностные инструкции или регламенты. Тогда в трудовом договоре можно будет сделать ссылку на эти документы, а не прописывать все подробности.
В числе прочего нужно прописать, для каких должностей вводится разъездная работа, а также порядок компенсации расходов. Возместить можно затраты на проезд и проживание, суточные и полевое довольствие, а также дополнительные согласованные с работодателем расходы.
Отличие от командировок
Его важно принимать во внимание. Не все умеют разграничивать разъездную работу от служебной командировки. Поэтому очень важно, чтобы работодатель изначально прописал, какие именно должности на его предприятии предполагают данный характер трудовой деятельности. Это значительно облегчит процесс решения конфликтов с сотрудниками, которые обычно касаются вопросов оплаты труда во время разъездов.
Некоторые могут полагать, что рабочее время в таких случаях оплачивается по правилам, которые предписаны для служебных командировок. По среднему заработку, т. е. который определяется достаточно просто – средняя дневная з/п умножается на количество проведённых человеком дней в командировке. Так получается итоговая выплата. И в этом случае средний заработок оказывается выше оклада, так как в него включены стимулирующие, надбавки, премии, сверхурочные и т. д. Неудивительно, что многие сотрудники с разъездной деятельностью нередко настаивают, чтобы их труд оплачивался именно таким образом.
Но здесь в силу вступает 167-я статья ТК РФ. Там указано, что сохранение средней з/п распространяется лишь на служебные командировки.
Что такое разъездной характер работы?
Трудовой кодекс РФ не содержит специальной статьи, описывающей разъездной характер работы; что это значит, можно понять из некоторых ведомственных нормативных актов и разъяснений Роструда. В частности, дифференцировать такую деятельность необходимо от:
- служебных командировок;
- работы, выполняемой в пути;
- работы, которая носит подвижный характер.
Понятие разъездного характера работы в российском трудовом законодательстве раскрыто достаточно слабо. При этом на практике работодателям приходится достаточно часто заключать трудовые договоры с таким условием. При этом постоянное перемещение по объектам в целях выполнения работы, расположенным на значительном расстоянии от места размещения фирмы, должно оставлять сотруднику возможность ежедневно возвращаться к месту жительства.
От первого пункта такие условия работы отличают регулярные служебные поездки только в пределах обслуживаемой территории (участков) с возможностью ежедневного возвращения домой. Роструд напомнил, что служебные поездки работников, которым установлен разъездной характер работы, нельзя признавать служебными командировками в силу ст. 66 ТК РФ. В письме от 12.12.2013 N 4209-ТЗВ чиновники указали, что командировки носят временный характер и ограничены определенным сроком, а вот связанная с разъездами деятельность должна быть постоянной.
Что касается подвижного характера работы, то в Положении о выплате надбавок, связанных с подвижным и разъездным характером в строительстве (утв. Постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 01.06.1989 N 169/10-87), сказано, что если работники выполняют работы на объектах, расположенных на значительном расстоянии от постоянного места размещения своего предприятия, и фактически живут возле этих объектов до окончания рабочих процессов на них, а после переезжают на другой объект, то это подвижной или вахтовый метод. Это могут быть геологи, строители, монтажники, трубоукладчики и так далее.
Также важно правильно дифференцировать работу в пути. Ее осуществляют работники, участвующие в процессе движения транспортного средства. В частности, это:
- стюардессы;
- проводники;
- кондукторы в общественном транспорте;
- водители общественного транспорта;
- моряки;
- и т.д.
Особенности документации
Для обеспечения контроля ежедневных перемещений сотрудников целесообразно сформировать журнал учета служебных поездок. Этот документ может находиться на хранении у руководителя соответствующего подразделения или иного ответственного работника.
Планирование и контроль единичных поездок можно осуществлять с помощью служебных записок. Сотрудник составляет ее на имя руководителя. В служебной записке работник указывает основания поездки, цели и задачи. Документ обязательно передается нанимателю для согласования.
Действующими сегодня нормативными актами не установлена единая форма служебных записок и учетных журналов. Соответственно, руководство предприятия может утвердить свои бланки. Для введения документации в оборот директор издает соответствующий приказ.
Упрощенный документооборот
Как показывает практика, далеко не всегда командированный сотрудник может сохранить оправдательные бумаги. Бывает так, что к отчетной дате часть билетов утеряна, нет чеков с заправок, квитанций и пр. Но ведь без них сотруднику не будут возмещены расходы. Для таких случаев и предусмотрен упрощенный документооборот.
Руководитель предприятия определяет и утверждает размер надбавки за разъездной характер работы. Эта сумма должна учитывать:
- Среднюю стоимость проезда на общественном транспорте.
- Оплату аренды жилья.
- Внеплановый или незначительный ремонт транспортного средства.
- Услуги связи (мобильный телефон, факс).
Целесообразно устанавливать фиксированную доплату за разъездной характер работы водителям, экспедиторам, мерчендайзерам и другим сотрудникам, выполняющим трудовую функцию за пределами предприятия, но в границах одной местности.
Оплата труда и компенсации за разъездной характер работы
Разновидности возмещений и доплат за разъездной характер работы включают 3 варианта:
- Компенсация согласно предоставленным отчетным документам, чекам, билетам, справкам. Когда сотрудник получает средства под отчет и оплачивает расходы на проезд, проживание, доп. расходы для обеспечения исполнения обязанностей и выплаты суточных согласно общему законодательству.
- Определение уровня надбавки, исходя из установленного характера разъездной работы. Порядок расчета надбавки фиксируется во внутренней документации предприятия, а также включается в положения трудового контракта с конкретным работником. Допускается оформление в виде дополнительного соглашения к действующему договору, если сотрудник уже принят в штат, но до этого работал в других условиях.
- Комбинированный вариант возмещения, сочетающий надбавку и частичную компенсацию некоторых расходов по ТК.
При оформлении свои действия работодатель соотносит с нормами ст. 168.1 ТК РФ, в которой указаны, что возмещения должны быть выплачены по оплате:
- проездных билетов, расходов на перемещения;
- снятой квартиры, номера в гостинице и т.д.;
- допрасходов из-за проживания вдали от дома;
- других затрат, которые были предварительно согласованы с руководством.
На сотрудников с разъездным характером работы распространяются общие требования и гарантии по ТК РФ. Несмотря на законодательное разделение командировок и служебных поездок в рамках разъездной работы, виды возмещаемых работодателем расходов по ним одинаковы:
— расходы на проезд;
— расходы на наем жилого помещения (гостиницу);
— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
— иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации (мобильная связь, еда и т. п.).
В обоих случаях этот перечень открыт, а значит, может быть расширен по желанию работодателя. Помимо компенсации «разъездных» расходов, работодатель может предусмотреть и надбавки за такую работу. Обычно так делают организации, присоединившиеся к своему отраслевому соглашению (например, «Отраслевое тарифное соглашение в электроэнергетике Российской Федерации на 2013 — 2015 годы» предусматривает надбавку не менее 12,5% от месячной тарифной ставки за разъездной характер работы).
Как установить суточные при разъездной работе
Установление суточных при разъездной режиме законодательством не регламентировано. Выплаты таким сотрудникам должны быть определены таким образом, чтобы не только их расходы были компенсированы, но и повышенная трудовая нагрузка.
Определение соответствующих сумм относится к компетенции руководства фирмы. Правила для таких сотрудников должны быть изложены во внутрифирменном Положении.
В него необходимо включить следующее:
- Указание перечня профессий и должностей, у которых разъездной характер деятельности.
- Правила того, как оформлять отдельные поездки.
- Порядок выполнения отчета о проделанной работе.
- Перечень выплат, которые будут выплачены таким сотрудникам. Нужно указать также правила, в соответствии с которыми они будут рассчитываться.
При наличии такого документа оплата разъездного труда будет происходить по правилам и не вызывать споров.
Какие выплаты полагаются сотрудникам в связи с разъездным характером работы?
Под разъездным характером работы понимается работа, связанная с постоянными разъездами работников, возвращающихся домой ежедневно: экспедиторов, водителей, курьеров, страховых и торговых агентов, работников сервисных служб и пр.
Напомним, что согласно ст. 166 ТК РФ поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы признается служебной командировкой. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не являются.
К сведению. Определение разъездного характера работы можно найти в некоторых ведомственных документах. В частности, в п. 2 Инструкции об организации служебных командировок сотрудников органов внутренних дел и военнослужащих внутренних войск Министерства внутренних дел РФ на территории РФ, утвержденной Приказом МВД России от 05.10.2006 N 780, сказано: разъездной характер имеют работы, при выполнении которых осуществляются регулярные служебные поездки в пределах обслуживаемой территории (участков) при наличии возможности ежедневного возвращения к месту жительства.
В соответствии с требованиями ч. 2 ст. 57 ТК РФ разъездной характер работы должен быть закреплен в трудовом договоре.
Напомним, что Трудовым кодексом предусмотрены:
- надбавка к окладу работника с разъездным характером работы (ст. 129);
- возмещение расходов работника, понесенных им в связи с выполнением работы, имеющей разъездной характер (ст. 168.1).
Следует отметить, что Трудовой кодекс выделяет два вида компенсационных выплат. Один из них объединяет компенсационные выплаты, связанные с особыми условиями труда. Такая компенсация согласно ст. 129 разд. VI «Оплата и нормирование труда» ТК РФ является элементом оплаты труда. Второй вид компенсаций определен в ст. 164 ТК РФ. Согласно этой статье под компенсациями понимаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей. Указанные выплаты не входят в систему оплаты труда, они являются компенсацией затрат работника, связанных с выполнением им трудовых обязанностей. К такому выводу пришел Минфин в Письме от 18.08.2008 N 03-03-05/87. Позднее ФНС рекомендовала довести данное Письмо до нижестоящих налоговых органов, а также до налогоплательщиков (Письмо от 10.09.2008 N ШС-6-3/643@). Необходимость правильно определить характер производимых выплат обусловлена тем, что от этого будет зависеть порядок их налогообложения.
Статья 168-ая ТК обязывает работодателя возместить затраты, связанные со служебными поездками.
В том числе возмещение является обязательным. если трудовая деятельность имеет разъездной характер, или является работой в пути.
Возмещению подлежат затраты по съёму жилого помещения, проезду, дополнительные и прочие траты.
Порядок возмещения и способ расчёта определяется локальными правовыми актами. коллективными договорами. Помимо этого, существует возможность указать методику напрямую в контракте.
Обычно, для того чтобы произвести возмещение расходов, сотруднику требуется предоставить документальные свидетельства потраченных средств. Ими могут быть билеты, чеки на бензин, счета из гостиниц.
Для документации перемещений часто используют разъездной лист. В нём сотрудник отмечает свой маршрут, фиксируется время, посещенные места.
Бумаги вместе с заявлением на возмещение передаются в администрацию предприятия, затем происходит выплата затраченных средств.
Периодичность подачи может определять работодатель, выбирается способ наиболее удобный для рабочего процесса, предприятия, работника. Периодичность может иметь еженедельный/ежемесячный/ежеквартальный характер.
Разъездной характер работы в должностной инструкции
Должностная инструкция работника в 2020 году определяет границы его полномочий и декларирует полный список его обязательств. Трудовой Кодекс регулирует такие вопросы как возмещение расходов и определение характера работы путем заключения трудового договора. Однако всю суть оформления разъездной деятельности в служебных целях законодательство не раскрывает. Здесь предоставляется свобода выбора для работодателя. Его ответственность ограничивается положениями ТК РФ и дополнительными нормативными актами. Например, при составлении должностной инструкции он должен руководствоваться ФЗ №90 от 2006-года.
Дополнительная информация
Отсутствие единой должностной инструкции связано с тем, что категория разъездных работников включает разнообразные специалисты: от курьера до исследователя природных явлений. Соответственно, виды выполняемых работ также отличаются.
Базовые положения о должностных инструкциях гласят, что работодатель обязан обеспечить работника всеми необходимыми рабочими инструментами и материалами. Работник в свою очередь, несет ответственность за сохранность рабочего инвентаря. В случае поломки или утери, следует немедленно сообщить об этом непосредственному руководителю.
К сведению
Базовым требованием является обеспечение безопасных условий труда работника. Работа с разъездным характером в этом не исключение. К особой категории относятся работники инкассаторской службы, предполагающие повышенную материальную ответственность. В этом случае работодатель обязан обеспечить сотрудников такими средствами безопасности как бронежилет и табельное оружие. Работники, за которыми закреплено табельное оружие, несут полную ответственность за его применение.
В чем отличие от командировки
Исходя из информации выше, возникает соответствующий вопрос: в чем отличие таких разъездов от командировок?
- Если сотрудник постоянно находится в рабочих поездках – это разъездной характер работы. Если же они происходят эпизодически – это командировка.
- Оплачивается разъездной характер работы – согласно трудовому договору, командировки – исходя из среднего заработка.
Положение о разъездном характере работы (образец заполнения)
Положение о разъездном характере работы (образец заполнения)
1.1. Положение о разъездном характере работы (далее – Положение) является локальным нормативным актом Общества с ограниченной ответственностью “Меркурий” (далее – Общество или Работодатель), разработанным и принятым в соответствии с действующим трудовым законодательством (ст. ст. 8, 166, 168.1 Трудового кодекса РФ).
1.2. Настоящее Положение определяет перечень должностей и профессий работников Общества, постоянная работа которых носит разъездной характер, а также регламентирует порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых носит разъездной характер.
1.3. Для целей настоящего Положения под работой, имеющей разъездной характер, понимается работа, связанная с постоянными служебными поездками работника по г. Москве или от одного населенного пункта к другому в пределах обусловленной трудовым договором территории, совершаемыми работником в процессе выполнения трудовых обязанностей.
1.4. Настоящее Положение распространяется на всех работников Общества (как основных, так и совместителей), постоянная работа которых имеет разъездной характер.
1.5. Настоящее Положение вступает в силу с момента его утверждения Генеральным директором и действует до введения нового Положения о разъездном характере работы.
1.6. Внесение изменений в действующее Положение производится с учетом мнения профсоюза приказом Генерального директора.
Как оформить сотрудника на разъездную работу?
Учитывая сам текст статьи 168.1, а также внушительный комментарий к ней, ограничений для работодателей по установлению перечня работ разъездного характера нет. Трудовой кодекс лоялен, однако список работ и должностей в обязательном порядке должен быть зафиксирован либо в трудовом (коллективном) договоре, либо в локальных нормативных актах предприятия. То есть все должно быть зафиксировано и скреплено подписями сторон.
Немаловажно, что официальное оформление “разъездных” сотрудников в материальном плане выгодно как самому работнику, так и работодателю. Такому работнику не нужно при каждом выезде (как в случае с командировками) оформлять поездки и выплачивается зарплата, а не средний заработок. Да, надбавки имеют место, но это зарплата.
Не забудьте в процессе оформления трудового договора установить территорию (при необходимости сменить маршрут введите его дополнительным соглашением к трудовому договору), которая будет подконтрольной сотруднику. Причем установить ее можно путем обозначения города, а можно путем указания географического положения местности.
ВНИМАНИЕ
Поскольку разъездной характер работы закреплен документально (трудовой договор, ЛНА), то оформлять приказ на командировки не нужно.
Суммы и размеры компенсации
Положение о разъездном характере работы гласит, что суммы, возвращённые сотруднику за понесённые им финансовые потери, он обязуется подтвердить. Если, например, он отправляется в командировку на другой конец страны, то ему понадобится представить отчёт с приложением авиабилетов, счёта и брони из гостиницы, чеки на бензин, проезд в такси и т. д. Так руководство высчитает правильную и точную сумму, затраченную сотрудником за всё время, и возместит её до копейки.
Правда, в некоторых организациях такой подход не практикуется. Руководство просто осуществляет ежемесячное начисление средств на счет работника в определённом объёме (фиксированном, как правило). Правда, в этом случае есть вероятность, что представители фондов и ИФНС посчитают выплаты данного характера надбавкой за особые условия труда, а не компенсацией.
В других же случаях сотруднику выдаётся карта (с лимитом или без), и по совершённым с ней операциям руководству приходит банковский отчёт.