Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документальное оформление учета рабочего времени и расчетов по оплате труда». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Независимо от того, как ведется учет рабочего времени, ответственность за его организацию автоматически возлагается на работодателя, то есть директора компании. Конечно, маловероятно, что он будет составлять и подсчитывать часы по табелям самостоятельно.
Нормативно-правовая база
Разнообразные аспекты организации документального оформления учета рабочего времени определяются нормами Трудового кодекса Российской Федерации. Согласно закону, вести учет рабочего времени персонала – обязанность работодателя. Кодекс предусматривает две формы учета:
- нормальный, дневной или недельный, когда продолжительность рабочего времени в течение недели не должна превышать 40 часов, а для отдельных категорий работников может устанавливаться сокращенный режим, например, для подростков – 24 часа в неделю, на предприятиях с вредными условиями труда – 26 часов;
- суммированный, когда основой для повременного учета служит месячный лимит рабочих часов; применяется при посменной работе.
Кто должен вести учет
Приказом директора необходимо назначить ответственного за ведение учета рабочего времени. В небольшой организации это может быть один человек. В крупной компании задача чаще всего возлагается на руководителей каждого подразделения. Начальник отдела в течение месяца заполняет табель на всех своих подчиненных, после чего закрывает и подписывает его. Иногда эту функцию выполняют секретари, бухгалтеры и т.п. Сроки сдачи документа должны быть четко зафиксированы в приказе.
Затем табель направляется к бухгалтеру, который производит все необходимые расчеты также до определенного числа каждого месяца. Обычно для подсчета часов оставляется промежуток времени в несколько дней, чтобы все табели были обработаны в срок.
Ответственный за проведение учета рабочего времени выполняет следующие задачи:
- фиксирует время фактического присутствия сотрудников на работе и вносит его в табель;
- проверяет наличие и подлинность документов об уважительных причинах отсутствия на рабочем месте, например, больничные листы, повестки в суд, заявления на предоставления отгулов и т. п.);
- закрывает табель в конце месяца, указывает итоговое число отработанных часов, заверяет документ своей подписью и сдаёт его в бухгалтерию.
Все ответственные лица должны быть ознакомлены с приказом об их назначении и поставить под ним свою подпись. В противном случае при проверке организация может получить штраф.
Такой график работы вызывает много вопросов. По нему несколько сложнее проводить анализ. Однако есть ситуации, когда нет альтернативного выхода. Например, если продолжительность буднего дня превышает норму, прописанную в Трудовом кодексе. Таким образом функционируют рестораны и многие другие заведения. Данный распорядок необходим и когда оборудование задействовано круглосуточно.
При приеме в штат нового сотрудника, этот тип занятости уже обозначен в контракте. Сложнее, если нужно перевести на сменный режим все предприятие или отдельных работников. Тогда алгоритм действий такой:
- руководитель издает соответствующий приказ;
- изменения отображаются в коллективном договоре;
- разрабатываются графики выхода на смену;
- оформление дополнительных соглашений, персонал уведомляется и дает согласие минимум за две недели;
- проводится ознакомление с распорядком.
При создании расписания нужно учитывать законодательные ограничения на предпраздничные дни и продолжительность смены для отдельных категорий граждан.
Порядок оформления расчетов с рабочими и служащими и выплаты им заработной платы
Заработная плата рабочим и служащим в соответствии с законодательством о труде выплачивается не реже чем каждые полмесяца в сроки, установленные коллективным договором. Применяется авансовый и безавансовый порядок расчетов по заработной плате за первую половину месяца.
В первом случае работнику выдается аванс, а окончательный расчет производится при выплате заработной платы за вторую половину месяца. Размер аванса определяется соглашением администрации предприятия с профсоюзной организацией при заключении коллективного договора. Минимальный размер аванса должен быть не ниже тарифной ставки рабочего за отработанное время согласно табелю.
Во втором случае на предприятии вместо планового аванса рабочим начисляется заработная плата за первую половину месяца по фактически выработанной продукции (произведенной работе) или по фактически отработанному времени. Авансы начисляются в размере 40 или 50% оклада, но за вычетом налогов.
Основным регистром, используемым для оформления расчетов с рабочими и служащими, является расчетная ведомость. Это регистр аналитического учета, так как составляется в разрезе каждого табельного номера, по цехам, категориям работников и по видам оплат и удержаний.
Расчетная ведомость имеет следующие показатели:
- начислено по видам оплат — оборот по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;
- удержано по видам удержаний — оборот по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».
Показатель расчетной ведомости «Сумма к выдаче» является основанием для заполнения платежной ведомости для заработной платы в окончательный расчет.
Применяется несколько вариантов оформления расчетов предприятий с рабочими и служащими:
- путем составления расчетно-платежных ведомостей, в которых совмещаются 2 регистра: расчетная и платежная ведомости, т.е. одновременно рассчитывается сумма к оплате и производится ее выдача (выплата);
- путем составления расчетных ведомостей, а выплата производится отдельно по платежным ведомостям;
- путем составления машинным способом листков «Расчет заработной платы» для каждого рабочего за месяц (начислено, удержано и к выдаче), на основании которых заполняется платежная ведомость для выдачи заработной платы.
Основанием для составления расчетных ведомостей и листков расчета зарплаты являются первичные документы:
- табель учета использования рабочего времени — для расчета повременной заработной платы и всех прочих оплат, в основу которых положено время (простой, доплаты за ночное и сверхурочное время, временная нетрудоспособность и т. п.);
- накопительные карточки заработной платы — для рабочих-сдельщиков;
- расчеты бухгалтерии по всем видам дополнительной заработной платы и пособий по временной нетрудоспособности;
- расчетные ведомости за прошлый месяц — для учета сумм удержания налогов;
- решения судебных органов на удержания по исполнительным листам;
- платежные ведомости на ранее выданный аванс за первую половину месяца;
- расходные кассовые ордера на выдачу внеплановых авансов и т. д.
| Кредит счетов | Дебет 70 | Кредит 70 | Дебет счетов |
|---|---|---|---|
| 50 | Суммы, выплаченные наличными (заработная плата, пособия, премии) | С — задолженность предприятия работникам: суммы начисленной заработной платы всем категориям работников за проработанное и непроработанное время, за выполненные работы, доплаты за работу в ночное время, доплаты бригадирам за руководство бригадой и т.д., суммы начисленных премий | 10, 20, 23, 25, 26, 28, 44 |
| 68 | Суммы удержанных из зарплаты налогов в бюджет | Начислены дивиденды работникам предприятия | 84 |
| 76 | Депонированная заработная плата, суммы, удержанные из зарплаты по исполнительным листам, за товары, проданные в кредит, и перечисления в банк | Начислена заработная плата за отпуск | 96 |
| 28 | Суммы, удержанные из зарплаты за допущенный брак | Начислено пособие по временной нетрудоспособности | 69/1 |
| 73 | Сумма, удержанная в погашение задолженности за ранее нанесенный ущерб предприятию | Начислено пособие за счет средств работодателя | 20, 44 |
Оплата труда представляет собой денежное выражение той части труда работников в общественном продукте, которая поступает в личное потребление. Организации самостоятельно устанавливают формы, системы и размеры оплаты труда, а также другие виды доходов работников. В настоящее время основной юридической формой регулирования трудовых отношений является трудовой договор, который представляет собой соглашение между работодателем и работником и заключается в письменном виде. Он составляется в двух экземплярах, один из которых передается работнику, а другой хранится у работодателя. В трудовом договоре указываются фамилия, имя, отчество работника, наименование работодателя, существенные и иные условия договора.
К таким условиям относятся: место работы (с указанием структурного подразделения); дата начала работы; наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция; права и обязанности работника; права и обязанности работодателя; характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях; режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации); условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты); виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.
На основании трудового договора работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила. Трудовые договоры заключаются: на неопределенный срок; на определенный срок не более пяти лет. Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок. При заключении трудового договора на неопределенный срок стороны не оговаривают срок будущей работы и, следовательно, договариваются о работе постоянной. Срочный трудовой договор (контракт) может заключаться только в тех случаях, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы, условий ее выполнения или интересов работника. Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем, если иное не установлено федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или трудовым договором, либо со дня фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. Работник обязан приступить к исполнению трудовых обязанностей со дня, определенного трудовым договором.
Если работник не приступил к работе в установленный срок без уважительных причин в течение недели, то трудовой договор аннулируется. Кроме того, вместо трудового договора с работником может быть заключен гражданско-правовой договор, например договор подряда или возмездного оказания услуг.
По гражданско-правовому договору работник должен выполнить только определенное задание. При этом он не занимает какой-либо должности, которая предусмотрена штатным расписанием организации, и может не подчиняться ее внутреннему распорядку. По гражданско-правовому договору оплачивают только те работы, которые предусмотрены в данном договоре. Важнейшим моментом таких договоров является срок выполнения работы, указанный в нем. Причем оплачиваться должны только выполненные работы. Факт окончания работ должен быть подтвержден двусторонним актом приемки-сдачи работ. При этом работник, нанятый по гражданско-правовому договору, не имеет права на ежегодный оплачиваемый отпуск и дополнительные отпуска, на оплату времени нетрудоспособности и т.п. Для любой организации затраты живого труда являются, с одной стороны, важнейшим элементом издержек производства, а с другой – заработком работников. Поэтому большое значение имеет наличие экономически обоснованной и достоверной информации о труде и его оплате. Формирование такой информации связано с классификацией персонала предприятия.
В зависимости от сферы приложения труда персонал предприятия подразделяют на производственный и непроизводственный.
Производственный – персонал основной деятельности организации. В его состав включаются работники: основного и вспомогательного производств; подсобных производств; научно-исследовательских, конструкторских, технологических подразделений; вычислительных центров; всех видов охраны; управления и др.
Непроизводственный персонал – персонал, не связанный с основной деятельностью предприятия. В состав непроизводственного персонала включаются работники: подсобных сельскохозяйственных предприятий; жилищного хозяйства и коммунальных предприятий; медицинских учреждений; оздоровительных учреждений, отдыха, физической культуры, культуры, туризма, воспитания, образования и т.п.
Все работающие на предприятии различаются по категориям персонала:
— Рабочие
— руководители
— специалисты
— служащие
Рабочие – это лица, непосредственно занятые в процессе создания материальных ценностей, а также занятые ремонтом, перемещением грузов, перевозкой пассажиров, оказанием материальных услуг.
Руководители – это управленческие работники, в состав которых включаются: директора, начальники, управляющие, заведующие, мастера и т.п.
Специалисты – это работники, занятые инженерно-техническими, экономическими и другими работами, в состав которых включаются: инженеры, экономисты и др.
Служащие – это работники, осуществляющие подготовку и оформление документации, учет, контроль, в состав которых включаются: агенты, архивариусы, кассиры, секретари, табельщики, учетчики и др.
Работники предприятия включаются в списочный состав и не списочный состав. В списочный состав работников включаются все работники, состоящие в штате предприятия. К не списочному составу относятся работники, не состоящие в штате предприятия, привлеченные по трудовому соглашению для выполнения разовых работ, а также совместители. Такое деление необходимо для расчета одного из важных трудовых показателей предприятия, которым является показатель среднесписочной численности работников. Этот показатель необходим для составления статистической отчетности, а также может использоваться для определения налогооблагаемой базы при исчислении ряда налогов. Учет личного состава работающих ведется путем оформления соответствующих документов на всех этапах движения работающих на предприятии. На каждого работника в отделе кадров предприятия открывается личная карточка, в которой отмечаются все факты его деятельности.
Первичные документы для начисления заработной платы
При приеме работника на работу по трудовому договору (контракту) оформляется приказ о приеме на работу: форма N Т-1 – для одного работника или Т-1а – для нескольких работников (Приложение 1). Подписанный руководителем приказ объявляется работнику под расписку, а его копия передается в бухгалтерию.
На основании приказа вносится соответствующая запись в трудовую книжку, заполняется личная карточка (форма N Т-2) (Приложение 2) и открывается лицевой счет работника (форма N Т-54) (Приложение 3). Из этого приказа бухгалтер определяет, с какого числа будет начисляться зарплата работнику и каким образом будет оплачиваться его труд.
Для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации применяется штатное расписание (форма N Т-3). Содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание утверждается приказом руководителя организации или уполномоченным им лицом, изменения в штатное расписание также вносятся в соответствии с приказом вышеназванных лиц.
Для оформления и учета направлений работника в командировку применяется приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма N Т-9) или работников (форма N Т-9а). Для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку руководителем организации или уполномоченным им лицом утверждается служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а). Документом, удостоверяющим время пребывания работника в служебной командировке, является командировочное удостоверение (форма N Т-10). Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку. В каждом пункте назначения делаются отметки о времени пребывания и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. После возвращения из командировки в организацию работником составляется авансовый отчет с приложение документов, подтверждающих произведенные расходы. [15]
Для оформления и учета поощрений за успехи в работе применяется форма «Приказ (распоряжение) о поощрении работника» (форма N Т-11). Подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляется работнику под расписку. На основании данного приказа вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника. При одновременном поощрении нескольких работников приказ издается по форме N Т-11а.
Работник может быть переведен на другую работу в организации или в другую местность вместе с организацией. В этом случае оформляется приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма N Т-5) и приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма N Т-5а), копии которых также передаются в бухгалтерию. При этом могут изменяться тарифные ставки, оклады и другие показатели, необходимые для расчета заработной платы. На основании такого приказа делаются соответствующие записи в лицевом счете (форма N Т-54 или Т-54а).
Документы по начислению и выплате заработной платы
Налог на прибыль
НДС
Налоги
НДФЛ
Налог на имущество юрлиц
Налог на имущество физлиц
Налог на землю
Транспортный налог
Акцизы, НДПИ
Страховые взносы
Авансовые отчеты
Готовая продукция и товары
Пособие по временной нетрудоспособности
Затраты на производство
Капитал
Основные средства
Нематериальные активы
Денежные средства
Финансовые вложения, кредиты, займы, расчеты
Расходы будущих периодов
Производственные запасы
Учетная политика
Внутренний контроль
ВЭД
Кадровый учет
Финансовые результаты
Операции с подакцизными товарами
Можно ли за апрель 2022 выставлять Заказчикам акты на выполнение работ, оказание услуг?
Руководству компании необходимо привлечь работника к работе в выходной. Ему установлен оклад, ежемесячная премия и надбавка за стаж. Какие выплаты учитывать при расчете доплаты?
Табель учёта рабочего времени: об обязанности ведения
Обязанность учитывать отработанное сотрудниками время определена в статье 91 ТК РФ. Распространяется она на всех работодателей вне зависимости от формы организации бизнеса и его размера. Вести табель должны в том числе микропредприятия, которые отказались от составления внутренних нормативных актов на основании положений статьи 309.2. Причина в том, что табель учёта рабочего времени не является ЛНА из сферы трудового права, поскольку не устанавливает какие-либо нормы. Это первичный учётный документ, а он обязателен для всех.
При этом неважно, какая система оплаты труда принята у работодателя – повременная или сдельная. Ведение табеля учёта рабочего времени работников обязательно в любом случае. Ведь фиксация отработанных часов нужна не только для расчёта зарплаты, но и для контроля исполнения режима труда и отдыха.
Отсутствие табеля учёта рабочего времени может повлечь штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП, так как является нарушением норм трудового законодательства.
Унифицированные формы табеля
Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 для коммерческих организаций утверждены формы табеля Т-12 и Т-13. Сейчас ведение табеля учёта рабочего времени работников на стандартных бланках необязательно – их можно разработать самостоятельно. Однако традиционные формы удобны, поэтому многие по-прежнему их используют. Скачать чистый бланк обеих форм можно в конце статьи.
Бланки Т-12 и Т-13 равнозначны в том плане, что выбрать можно любой. Однако Т-12 предназначена не только для учёта рабочего времени, но и для расчёта зарплаты. В настоящее время все исчисления проводятся при помощи компьютеров автоматически – считать вручную необходимости нет. Поэтому на практике Т-12 применяется крайне редко. Т-13 более компактная из-за отсутствия раздела для исчисления выплат, поэтому работодатели обычно используют именно её.
Прежде чем познакомиться с заполнением этих форм, расскажем об общих для них моментах.
В форме Т-12 на первой странице приводятся коды – это обозначения в табеле типа рабочего времени или причин отсутствия сотрудника. Коды установлены двух типов – буквенные и цифровые. Работодатель решает сам, какой тип кода будет применять. На практике буквенные удобнее, поскольку более понятны. Например, «Я» – это явка, «Б» – отсутствие по нетрудоспособности (больничный), «ОТ» – отпуск.
Обозначения из формы Т-12 применяются и для заполнения табеля Т-13. Если стандартных кодов недостаточно, их перечень можно расширить. Важно лишь проследить, чтобы дополнительные обозначения, введённые работодателем, были уникальны и не повторяли существующие.
Инструкция по заполнению табеля рабочего времени по форме Т-13
Как мы уже отметили, Т-13 отличается более частым использованием на практике, поэтому начнём знакомство именно с неё.
Бланк состоит из шапки и таблицы и умещается обычно на одном листе. В шапку вносится наименование компании. Если табель составляется по структурному подразделению, его название также необходимо вписать. Кроме того, указывается код ОКПО, дата, номер документа и отчётный период. Далее следует два листа табличной части.
В графу 2 табеля учёта рабочего времени по форме Т-13 в разрезе структурных подразделений вносятся фамилии и инициалы всех работников компании, а также их должности. Данные берутся из штатного расписания. В графе 1 проставляются порядковые номера фигурантов списка, а в графе 3 – их табельные номера.
Графа 4 содержит ячейки, соответствующие календарным дням – с 1 по 31 число. Размещены они в 2 ряда: верхний ряд – с 1 по 15, нижний – с 16 по 31. На каждый день приходится по 2 ячейки, расположенные друг над другом. В верхней вписывается код, в нижней – количество часов.
Заполнение табеля – дело не всегда простое, ведь бывают непонятные моменты. Рассмотрим пару ситуаций, которые вызывают сложности у работодателей:
- Работа сверхурочно. Запись в клетки вносится через дробь. В верхней ячейке прописываются коды «Я/С», в нижнюю – значения «8/2». Это говорит о том, что в конкретный день человек отработал 8 часов, и ещё 2 часа трудился сверхурочно.
- Длительное отсутствие. Например, женщина ушла в отпуск по уходу за ребёнком. Нужно ли включать её в табель? Да, это необходимо. В список включаются все, кто работает в организации на день его составления. В случае отпуска по уходу за ребёнком ставится код «ОЖ», а ячейка с количеством часов остаётся пустой.
В Графе 5 подводятся итоги за 1-15 число месяца: в верхней ячейке – количество рабочих дней, в нижней – отработанных часов. Аналогично итоги за месяц отражаются в графе 6.
В графах 7-9 отражаются данные для начисления зарплаты. Графа 7 предназначена для указания кода вида оплаты. Он нужен для бухгалтера, который будет на основе табеля рассчитывать зарплату, чтобы понять вид начисления. В Постановлении № 1 не уточняется, где именно брать эти коды, поэтому работодатель может разработать собственную кодировку. Но традиционно пользуются Перечнем кодов видов дохода для целей налогообложения, утверждённым приказом ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.
Наиболее используемых кодов не так много. Например, 2000 – основная зарплата, кроме премии, 2012 – отпускные, 2300 – больничный, 2002 – премии, выплачиваемые не за счёт прибыли (уменьшают базу по налогу на прибыль), 2003– премии за счёт прибыли.
В графе 8 указывают бухгалтерский счёт, на котором отражаются затраты по конкретной выплате. Он зависит от того, какой проводкой бухгалтер отразит это начисление. Например:
- Дт 20 Кт 70 – начисление ЗП работникам, занятым в производстве (основной деятельности). В графу 8 вписывается «20»;
- Дт 23 Кт 70 – начисление ЗП работникам вспомогательной службы (допустим, бухгалтеру). В графу 8 вписывается «23»;
- Дт 69 Кт 70 – начисление больничного работникам. В графу 8 вносится «69».
В графе 9 указывают итоговое за 2 недели количество дней, а в скобках – часов, которые нужно оплатить по соответствующему коду.
Удержания из заработной платы
Бухгалтерия предприятия не только производит начисления заработной платы, но и удержания из нее.
Все виды удержаний и вычеты можно подразделить на:
- обязательные удержания;
- удержания по инициативе организации.
К обязательным удержаниям относятся: налог на доходы физических лиц, по исполнительным листам и нотариально заверенным соглашениям в пользу юридических и физических лиц.
К удержаниям по инициативе организации относятся:
- суммы, полученные в подотчет и своевременно не возвращенные;
- непогашенные своевременно займы ;
- за ущерб, нанесенный производству;
- за порчу, недостачу или утерю материальных ценностей;
- за форменную одежду;
- суммы, излишне выплаченные вследствие арифметических ошибок;
- денежные начеты и др.
Организация труда и заработной платы
Заработная плата служит основным средством мотивации работников, стимулом работать более эффективно и качественно. В основе многих систем мотиваций лежит механизм повышенной оплаты сверхурочно отработанного времени.
В терминах закона заработная плата — это совокупность вознаграждений, которые получает сотрудник за выполнение трудовых функций. Согласно законодательству, зарплата должна выплачиваться в денежных формах. Для этого предприятию требуется создать зарплатный фонд. Это общая сумму, которая распределяется между сотрудниками в зависимости от количественных показателей труда. Натуральная оплата труда, принятая в период перестройки экономики, сегодня практически исключена из трудовых отношений.
Начисление заработной платы невозможно производить без учета личного состава. Трудовое законодательство предусматривает целую систему документов по учету персонала. Кадровый учет начинается с подписания контракта и оформления приказа о приеме на работу. В контракте учитываются такие значимые параметры, как срочность или бессрочность контракта, права и обязанности работника и нанимателя, режим рабочего времени (нормированный или ненормированный), продолжительность отпуска. На основе контракта (трудового договора) руководитель организации или обособленного подразделения издает приказ. В приказе указывается должность, режим рабочего времени (полный или сокращенный рабочий день), другие значимые параметры.
После официального оформления и подписания контракта на сотрудника заводят личную карточку, где указывается табельный номер работника. В дальнейшем личный номер будет ставиться во всех документах, имеющих отношение к работнику.
Табельная система является одним из основных механизмов учета рабочего времени. Отработанное время отражается в документе утвержденной формы N Т-12 «Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы».
Табельный учет предполагает отражение всех фактов соблюдения и нарушения трудового распорядка, в том числе опозданий и задержек на рабочем месте. На практике в табеле учета рабочего времени чаще всего указываются только полностью отработанные дни и периоды на бюллетене. Это связано с тем, что система оплаты труда, установленная Трудовым кодексом, не дает возможности учитывать опоздания как основание для неначисления или снижения заработной платы.
Работодателям рекомендует вести учет рабочего времени с внедрением системы электронных пропусков, которые фиксируют фактический период нахождения сотрудника на работе. Это позволяет использовать повременную схему оплаты труда. Однако на практике все расчеты ведутся на основе предположения о полностью отработанном рабочем дне или смене.
Табель ведет уполномоченный сотрудник кадровой службы или бухгалтерии. Данные в табель заносятся на основании информации из документов, к которой относятся больничные листы, приказы об убытии в командировки, о предоставление отпуска, о выполнении государственных и общественных обязанностей, например, исполнении обязанностей присяжного заседателя. Если табель учета рабочего времени ведут в электронной форме, в конце месяца его необходимо распечатать и заверить подписью руководителя. Отсутствие документов в бумажном виде — достаточное основание для замечания при проверке.
Периоды, когда работник не исполняет обязанности, также требуют грамотного документального оформления. Например, на время болезни необходимо оформить листок учета нетрудоспособности в установленном порядке. Если предприятие, цех или отдельна линия простаивают, правоотношения оформляются приказом о простое, и зарплата начисляется в меньшем размере.
Законное применение к сотруднику мер дисциплинарной ответственности за прогулы или опоздания требует оформление отдельных документов, в частности актов комиссии, подтверждающей отсутствие на рабочем месте. Важно: российское законодательство не дает возможности использовать данные документы как основание для перерасчета заработной платы в сторону уменьшения, допустимо снижать только премиальную часть.
Форма Т-13. Особенности формы
Начнём с формы Т-13, которая используется для ведения табеля учёта рабочего времени сейчас куда чаще.
Унифицированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени хорошо знакома работникам отдела кадров. Это не единственный, но, определенно, самый стандартный способ учитывать проработанные часы. Если вы ведете учет вручную, следует использовать форму Т-12.
Табель учета рабочего времени — привычный инструмент для отслеживания посещаемости сотрудников. Форма Т-13 позволяет фиксировать в деталях причины неявки на работу, включая отпуски студентов на время сессии, повышение квалификации и несколько типов отпуска по нетрудоспособности. Срок, за который заполняется документ, может быть менее 31 дня.
Заполненная Т-13 является основанием для начисления зарплаты.
Виды учёта рабочего времени
Итак, руководство обязано фиксировать отработанные часы. Но закон не настаивает на конкретном способе. Поэтому бизнес может выбрать собственный метод. Вариантов учёта несколько.
Порядок оформления расчетов с рабочими и служащими и выплаты им заработной платы
Измерение количества затраченного труда при помощи показателя рабочего времени означает использование повременной оплаты труда. Измерение количества затраченного труда при помощи количества выпущенной продукции означает применение сдельной системы учета зарплаты.
Экономический субъект вправе самостоятельно разрабатывать систему оплаты, учитывая род деятельности, специфику, сложность и вредность (опасность) производств. На данном этапе следует руководствоваться ключевыми принципами:
- Законность. Условия начисления вознаграждений не могут нарушать действующих требований и норм трудового законодательства.
- Справедливость. Оплата должна быть равноценной выполняемым работам.
- Направленность на результат. Предусмотрите систему стимулирования и(или) премирования работников за достижение конкретных результатов.
- Своевременность и периодичность. Заработок должен выплачиваться систематически, без задержек, в полном объеме.