Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Осуществляем контроль расчетов с подотчетными лицами». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В бухгалтерском учете для отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным суммам предназначен специальный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На счете 71 собирается вся информация о расчетах с работниками организации по суммам, выданным им под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы.
Методы обнаружения неверной организации расчетов
Аудитор может обнаружить «пробелы» во внутреннем контроле расчетов, который проводится компанией. Устанавливаются эти «пробелы» в том случае, если организация не может предоставить следующие документы:
- Список сотрудников, которым могут выдаваться наличные, утвержденные приказом.
- Система предоставления заявлений на получение наличных.
- Виза руководителя, которая нужна для утверждения отчетов.
- Оправдательные бумаги, предлагающиеся к отчетам.
Свидетельством неправильной организации расчетов являются следующие признаки:
- Несоответствие деятельности приказу об ограничении числа сотрудников, которым выдаются наличные.
- Срыв сроков формирования отчетов.
- Срыв сроков возврата остатка наличных, которые не были истрачены.
- Наличие долгов у подотчетных лиц.
- Выдача наличных людям, которые не входят в штат компании.
За правильность организации учета подотчетных сумм отвечает руководитель компании, а также главбух.
Контроль подотчетных сумм на командировку
Вернувшись из командировки, сотрудник обязан отчитаться о потраченных командировочных. Срок отчета – три дня после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считают с того дня, когда он вышел на работу. Такой порядок следует из пункта 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, и пункта 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У.
Работник представляет в бухгалтерию:
- авансовый отчет (по унифицированной форме АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55, либо по самостоятельно разработанной организацией форме);
- первичные документы, подтверждающие расходы.
Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами
На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в кассу в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Далее эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).
Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет.
Основные нарушения — злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с подотчетными лицами — могут быть классифицированы следующим образом.
1. Нарушения порядка выдачи подотчетных сумм:
1.1) выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;
1.2) выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия;
1.3) выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам;
1.4) несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;
1.5) списание подотчетных сумм за счет собственных средств предприятия.
2. Нарушения при оформлении командировочных расходов:
2.1) отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;
2.2) отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке;
2.3) несоблюдение установленных норм командировочных расходов;
2.4) отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм;
2.5) отсутствие аналитического учета командировочных расходов (суточных) в пределах норм и сверх норм.
3. Нарушения порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов:
3.1) нарушение порядка удержания налога на доходы физических лиц с сумм превышения суточных расходов сверх установленных норм;
3.2) некорректное выделение налога на добавленную стоимость в суммах суточных расходов.
4. Нарушения порядка учета представительских расходов:
4.1) отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм.
5. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами:
5.1) некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами;
5.2) неправильное выведение остатков на конец отчетного периода;
5.3) несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 «Расчеты с подотчетными лицами» или других регистрах.
Двадцатый год на территории Амурской области введено обязательное медицинское страхование (ОМС), столько же работает на рынке страхования «МСК «Дальмедстрах», являясь одной из самых крупных медицинских страховых компаний и основным страховщиком населения в Амурской области. На протяжении нескольких лет ОАО «МСК «Дальмедстрах» добивается в масштабах всей России наиболее эффективных результатов в вопросах защиты прав граждан ОМС.
Полное наименование Общества — открытое акционерное общество «Медицинская страховая компания «Дальмедстрах». Сокращенное наименование — ОАО «МСК «Дальмедстрах». Учредителем Общества является Амурская область в лице министерства имущественных отношений Амурской области. Общество является правопреемником государственного унитарного предприятия Амурской области «Медицинская страховая компания «Дальмедстрах» в соответствии с передаточным актом, со всеми изменениями в составе и стоимости имущественного комплекса унитарного предприятия, произошедшими после принятия решения об условиях приватизации государственного унитарного предприятия Амурской области «Медицинская страховая компания «Дальмедстрах».
Учредительным документом Общества является Устав, требования которого обязательны для исполнения всеми органами Общества и его акционерами.
Целями деятельности Общества являются:
- решение социальных задач и программ;
- удовлетворение потребностей населения в медицинском страховании на всей территории Российской Федерации;
- получение прибыли.
Для достижения целей, указанных в настоящем Уставе, Общество осуществляет в установленном законодательством Российской Федерации порядке следующие виды деятельности: обязательное медицинское страхование населения субъектов Российской Федерации в объеме и на условиях их Территориальных программ обязательного медицинского страхования в соответствии с Правилами обязательного медицинского страхования граждан.
Основным видом деятельности является обязательное медицинское страхование, которое осуществляется обществом с 1994 года на всей территории Амурской области. В муниципальных образованиях области общество представлено двадцать одним филиалом, которые осуществляют часть его функций в городах и районах области.
Общество в установленном порядке может создавать филиалы и открывать представительства, как на территории Российской Федерации, так и за ее пределами.
Аудит расчетов с подотчетными лицами: последовательность
Процедуры аудита расчетов с подотчетными лицами проходят в определенной последовательности.
- Подготовительный этап. Включает составление программы анализа документов и важных показателей деятельности предприятия. Специалист обговаривает с заказчиком цели проведения проверки и уточняет сроки передачи заключения о проделанной работе.
- Эксперт запрашивает необходимые документы для изучения и расчетов, знакомится со структурой предприятия.
- Осуществляется анализ отчетности, вычисляются соответствия одних показателей другим.
- Специалист передает заказчику выводы с результатами аудита. Каждая помарка или оплошность, допущенные в бухучете, должны подтверждаться конкретными аудиторскими доказательствами. Текст завершается рекомендациями, как исправить текущее состояние дел и избежать ошибок в будущем.
Достоверный аудит подотчетных лиц обеспечивает методика сплошной оценки. То есть анализируются буквально все авансовые отчеты. Эксперт отслеживает корректность отнесения затрат на себестоимость товаров или на расходную часть, учитывая чистый доход.
Что исследуют при анализе расчетов с подотчетными лицами в обязательном порядке
Составляющие анализа и оценки отнесения расходов с подотчетными лицами следующие:
- контроль соответствия лиц, которым выдали деньги под расчет, сотрудникам, претендующим на это по закону, утвержденным директором компании;
- соблюдение запрета на передачу авансовых платежей под подпись наемному персоналу, не отчитавшемуся за переданные суммы;
- анализ соответствия затрат, указанных в авансовых отчетах, задачам, которые они призваны решить;
- присутствие в архиве подтверждающей документации;
- проверка оформления приказов, в тексте которых речь идет о направлении работников в служебную командировку;
- правильность расчета взносов НДС, предназначенных для возмещения компании из бюджета;
- хранение счетов-фактур, помогающих возместить НДС касаемо материальных ценностей, купленных подотчетными лицами;
- анализ остаточных сумм в завершении периода, относящихся к счету 71.
Ошибки, которые чаще всего выявляют во время аудита – намеренное хищение финансов бухгалтерами, отражение в документации командировок, которых не было, для получения средств через кассу.
Сотрудник предприятия также может ненамеренно допустить помарку в оформлении НДС или передать деньги персоналу, который не должен получать средства, в соответствии с распоряжением начальства.
анализ расчетов с подотчетными лицами. Анализ расчетов с подотчетными лицами
Состояние дебиторской и кредиторской задолженности по расчетам с подотчетными лицами, их размеры, оказывают влияние на оборачиваемость капитала, следовательно и на финансовое состояние предприятия.
Анализ расчетов с подотчетными лицами направлен на разработку мероприятий по совершенствованию организации учета контроля за расчетами с подотчетными лицами на предприятии.
Цель анализа расчетов с подотчетными лицами состоит в исследовании структуры, величины и динамики дебиторской и кредиторской задолженности по подотчетным лицам и разработкой мер по устранению причин возникновения задолженности.
- следить за соотношение дебиторской и кредиторской задолженности в разрезе подотчетных лиц предприятии;
- контролировать состояние расчетов по несвоевременно возращенным подотчетным (просроченным) суммам сотрудниками предприятия;
- исследовать причины нарушения порядка выдачи подотчетных сумм и ведения синтетического учета с подотчетными лицами;
- определение мероприятий по улучшению состояния расчетов с подотчетными лицами.
- определен ли руководителем предприятия круг лиц, которым предоставлено право, получать деньги под отчет;
- не выдаются ли подотчетным лицам авансы сверх установленных размеров;
- не получают ли деньги под отчет лица, не отчитавшиеся по ранее полученным суммам;
- имеется ли на авансовых счетах отметка руководителя о целесообразности произведенных расходов;
- своевременно ли отражаются в учете расходы из подотчетных сумм.
«Нормы и нормативы на представительские расходы, расходы на рекламу и на подготовку и переподготовку кадров на договорной основе с учебными заведениями, регулирующие размер отнесения этих расходов на себестоимость продукции (работ, услуг), и порядок их применения». Письмо Минфина РФ от 06. 10. 92 N 94 (ред. от 19. 10. 95)
«О бухгалтерском учете». Федеральный закон от 21. 11. 96 N 129-ФЗ
«О нормах возмещения расходов при краткосрочных загранкомандировках». Письмо Минфина РФ от 26. 04. 93 N 52 (ред. от 01. 08. 94)
«О нормах и порядке возмещения расходов при направлении работников предприятий, организаций и учреждений для выполнения монтажных, наладочных, строительных работ, на курсы повышения квалификации, а также за подвижной и разъездной характер работы, за производство работ вахтовым методом и полевых работ, за постоянную работу в пути на территории Российской Федерации». Постановление Минтруда РФ от 29. 06. 94 N 51 (ред. от 15. 06. 95)
«О порядке возмещения командированным работникам затрат за пользование постельными принадлежностями в поездах». Письмо Минфина РФ от 12. 05. 92 N 30
«О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу». Письмо Минтруда РФ, Минфина РФ от 17. 05. 96 N 1037-ИХ
«О порядке исчисления и уплаты налога на добавленную стоимость». Инструкция Госналогслужбы РФ от 11. 10. 95 N 39 (ред. от 29. 12. 97)
«О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов». Положение ЦБР от 25. 06. 97 № 62
«О предельных нормах возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории ряда зарубежных стран». Письмо Минфина РФ от 13 февраля 1997 г. N 14
«О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории ряда зарубежных стран». Письмо Минфина РФ от 27. 12. 96 N 110
«О размерах и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств». Письмо Минфина РФ от 16. 12. 93 N 11-02/49 (ред. от 29. 03. 96)
«О служебных командировках в пределах СССР». Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07. 04. 88 N 62
«Об изменении норм возмещения командировочных расходов с учетом изменения индекса цен». Письмо Минфина РФ от 27. 07. 92 N 61 (ред. от 27. 05. 96)
«Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами». Указание ЦБ РФ от 07. 10. 98 N 375-У
«Об утверждении правил об условиях труда советских работников за границей». Постановление Госкомтруда СССР от 25. 12. 74 N 365 (ред. от 20. 08. 92)
План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий и инструкция по его применению, утвержден ПРИКАЗОМ Минфина СССР от 01. 11. 91 N 56 (ред. от 17. 02. 97)
«По применению закона Российской Федерации «О подоходном налоге с физических лиц». Инструкция Госналогслужбы РФ от 29. 06. 95 N 35 (ред. от 08. 12. 97)
Положение о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг), включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), и о порядке формирования финансовых результатов, учитываемых при налогообложении прибыли (утверждено постановлением Правительства РФ от 05. 08. 92 N 552 (ред. от 31. 12. 97)
Порядок ведения кассовых операций в российской федерации. Утвержден Решением Совета Директоров Центрального Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40
«Учет имущества и обязательств организации, стоимость которых выражена в иностранной валюте». Положение по бухгалтерскому учету (утверждено приказом Минфина РФ от 13. 06. 95 N 50)
Алборов Р. А. Аудит в организациях промышленности, торговли и АПК: Учебно-практическое пособие. — М.: Дело и сервис, 1998. — 464 с.
Аудит: Учебник/ Под ред. Подольского В. И. — М.: Аудит, 1997. — 432 с.
Барышников Н. П. Организация и методика проведения общего аудита. — 4 изд., перераб. и доп. — М.: ФИЛИНЪ, 1998. — 528 с.
Бухгалтеру и аудитору: Справочное пособие, Т. 1, 2 — СПб, 1997
Воронов В. В. и др. Общий аудит. Законодательная и нормативная база, практика, рекомендации и методика осуществлени — М.: Международная школа управления «Интенсив» РАГС, Издательство «ДИС», 1997 г. — 544 с.
Камышанов П. И. Практическое пособие по аудиту — 2-е изд. М.: ИНФРА, 1998
Кирилишин И. М. Расчеты по командировкам. Анализ типичных ошибок и нестандартных ситуаций// Главбух — 1994 — № 9
Клонотовская С. Г., Чепуренко А. В. Актуальные вопросы учета и налогообложения расходов по загранкомандировкам// Главбух —1997 — № 8
Максимова Л. Н. Типичные нарушения при осуществлении расчетов с подотчетными лицами// Главбух — 1998 — № 9
Сотникова Л. Аудит хозяйственных операций: методы и процедуры// Аудит и налогоообложение — 1997 — № 8
Талье И. К и др. Операции по счетам 71 и 73 — М.: Информационно-издательский дом «ФИЛИНЪ», 1996. — 112 с.
Инвентаризация расчетов
Положениями пунктов 1.6 и 1.6 Методических указаний законодатель устанавливает критерии, при которых до начала работы с годовой отчетностью собственник обязан проводить инвентаризацию, в том числе обязательная ежегодная инвентаризация предусмотрена и по расчетам с персоналом.
Под это направление в инвентаризационных мероприятиях подпадает проверка:
- сч.сч. 68, 69 – обязательные начисления (налоги и взносы) на зарплату и иные виды доходов;
- сч. 70 – расчеты по оплате труда персонала предприятия;
- сч. 71 – расчетов с подотчетными лицами;
- сч. 73 – расчетов по претензиям, займам, иным финансовым операциям.
Инвентаризация расчетов с персоналом
Ежегодная и глубокая инвентаризация расчетов с персоналом по оплате труда позволяет избежать не только документационных и расчетных ошибок в бухучете, доначисления налогов, образования кредиторской и дебиторской задолженности, но и возникновения трудовых споров, разрешение которых подпадает под юрисдикцию судебных инстанций.
При проведении инвентаризации по расчетам с персоналом комиссией проверяются:
- верность начисления сотрудникам причитающихся им сумм по оплате труда, их соответствие регламентирующим документам (трудовому договору, штатному расписанию, тарификационной сетке, и проч.);
- соответствие начисленных и выплаченных сумм по оплате труда положениям локальных распорядительных актов (табелям учета рабочего времени, приказам о премировании и доплатах, штатному расписанию);
- соответствие начисленных работникам сумм Положению о системе оплаты труда на предприятии;
- правильность и правомерность начислений:
- надбавок за классность и квалификационный разряд (в том числе, проверяются аттестационные документы работников, их подтверждающие),
- доплат к окладам и компенсаций,
- вознаграждений и премий,
- оплаты сверхурочных,
- выплат материальной помощи.
Инвентаризационная комиссия должна проверить и обобщить информацию:
- по сч. 70
- о расчетах с персоналом по заработной плате и иным выплатам аналогичного характера (в том числе – выплате доходов по ЦБ и акциям);
- по сч. 764
- о расчетах с персоналом по начисленным, но не выплаченным суммам.
В ходе инвентаризации подлежат проверке документы, на основании которых производится начисление заработной платы и иных видов оплат работникам. К таковым относятся:
- Коллективный договор;
- Положение о системе оплаты труда;
- приказы об установлении размера оплаты труда, премировании, доплатах, надбавках, привлечении к работе в выходные и праздничные дни, оплачиваемых и льготных отпусках, внесистемных выплатах, и проч.;
- табеля учета рабочего времени;
- акты выполненных работ (для конкретных случаев);
- наряды на выполнение работ;
- платежные (либо расчетно-платежные) ведомости;
- лицевые счета по начислению з/п.;
- больничные листы,
- командировочные листы.
анализ расчетов с подотчетными лицами. Анализ расчетов с подотчетными лицами
Состояние дебиторской и кредиторской задолженности по расчетам с подотчетными лицами, их размеры, оказывают влияние на оборачиваемость капитала, следовательно и на финансовое состояние предприятия.
Анализ расчетов с подотчетными лицами направлен на разработку мероприятий по совершенствованию организации учета контроля за расчетами с подотчетными лицами на предприятии.
Цель анализа расчетов с подотчетными лицами состоит в исследовании структуры, величины и динамики дебиторской и кредиторской задолженности по подотчетным лицам и разработкой мер по устранению причин возникновения задолженности.
- следить за соотношение дебиторской и кредиторской задолженности в разрезе подотчетных лиц предприятии;
- контролировать состояние расчетов по несвоевременно возращенным подотчетным (просроченным) суммам сотрудниками предприятия;
- исследовать причины нарушения порядка выдачи подотчетных сумм и ведения синтетического учета с подотчетными лицами;
- определение мероприятий по улучшению состояния расчетов с подотчетными лицами.
- определен ли руководителем предприятия круг лиц, которым предоставлено право, получать деньги под отчет;
- не выдаются ли подотчетным лицам авансы сверх установленных размеров;
- не получают ли деньги под отчет лица, не отчитавшиеся по ранее полученным суммам;
- имеется ли на авансовых счетах отметка руководителя о целесообразности произведенных расходов;
- своевременно ли отражаются в учете расходы из подотчетных сумм.
Количественный анализ состояния дебиторской задолженности по расчетам с подотчетными лицами следует начинать с общей оценки динамики её в целом по предприятию и в разрезе структурных элементов предприятия (аппарат управления, водители, менеджеры и т.п.).
- Оборачиваемость задолженности в оборотах:
Учет расчетов с подотчетниками регламентируется следующими нормативными документами:
- Указанием ЦБ 3210-У пункт 6.3 («Порядок ведения кассовых операций»);
- приказом Минфина № 94н («План счетов бухгалтерского учета»);
- приказом Минфина № 157н, пункты 212-219 («Единый план счетов для гос. учреждений»);
- приказом Минфина № 174н, пункты 103-106 («План счетов бюджетного учета»);
- Постановлением Правительства РФ № 729 («Размер возмещения командировочных расходов в гос. учреждениях»).
Учет расчетов по суммам, выданным в подотчет, а также аудит подотчетных лиц также регулируются внутренними распорядительными документами:
- положением о направлении сотрудников в командировки;
- приказами, распоряжениями о направлении в командировки;
- приказами, распоряжениями о представительских расходах.
Синтетический и аналитический учет подотчетных сумм
Аналитический учет полученных подотчетных средств работниками должен вестись в организациях по каждому подотчетному лицу и по каждой выданной подотчетному лицу сумме и аналитика должна отражать:
- ФИО лица
- дата выдачи подотчетных сумм
- выданная сумма
- способ выдачи (наличным или безналичным расчетом)
- использованная сумма (по отчету)
- на какие счета списаны
К аналитическому учету не предъявляется особых требований, поэтому работодатель может самостоятельно определить какие моменты считаются важными, расширить или сократить пункты аналитического учета
Синтетический учет ведется на активно-пассивном счете 71 плана счетов:
- по дебету отражаются полученные суммы
- по кредиту – списанные по отчету суммы
Основные проводки по расчетам с подотчетными лицами
Далее приведены стандартные примеры бухгалтерских проводок по учету расчетов с подотчетными лицами в зависимости от этапа движения подотчётных сумм.
|
На день выдачи денег под отчёт |
|
| Выдача денег под отчет из кассы | Дт 71 – Кт 50-1 |
| Перечисление денег на банковскую карту работника под отчет | Дт 71 – Кт 51 |
|
На дату утверждения авансового отчета |
|
| Оплата, произведенная подотчетным лицом за товары, работы, услуги | Дт 60 и др. – Кт 71 |
| Признаны расходом суточные за время нахождения в командировке | Дт 20 (91-2 и др.) – Кт 71 |
|
На дату окончательного расчета по выданным подотчетным суммам |
|
| Выплачен перерасход по авансовому отчету из кассы | Дт 71 – Кт 50-1 |
| Перерасход по авансовому отчету перечислен на банковскую карту подотчетного | Дт 71 – Кт 51 |
| Возвращен в кассу неизрасходованный остаток подотчетных сумм | Дт 50-1 – Кт 71 |
| Неизрасходованный остаток подотчетных сумм перечислен с банковской карты подотчетного лица на расчетный счет организации | Дт 51 – Кт 71 |