Путевые листы в 2023 году: оформление и налоговые риски

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Путевые листы в 2023 году: оформление и налоговые риски». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Особенно актуальным становится вопрос заключения договора для ИП, которые занимаются грузоперевозками или открыли службу такси, а также имеют парк автобусов. Законодательным актом, на основании которого составляется трудовой договор, является ТК РФ. В статье 67 Кодекса предусматривается обязанность заключать соглашение с физическим лицом в письменной форме, в 2-х экземплярах.

Заполнение трудового договора с водителем

1. Дата начала договора является обязательным реквизитом. Это дата, когда работник приступает к исполнению своих трудовых обязанностей у данного работодателя.
2. Указываются реквизиты работодателя и гражданина, нанимаемого на работу в качестве водителя.
3. Трудовая функция и место работы.

Ст. 57 ТК определяет общее требование ряда условий, которые необходимо отразить в стандартном трудовом договоре, распространенных на всех работников организации. Но для особых категорий, водителей, имеются условия, которые должны быть указаны, исходя из того, с чем связана работа водителя.

Помимо того, что мы называем:

• должность;
• структурное подразделение организации;
• указываем трудовую функцию;
• прописываем режим работы, если он отличается от общеустановленного внутри организации;

мы обязаны прописать особые условия в части непосредственного выполнения им должностных обязанностей. Это условия, определяющие характер работы.

По характеру работу в отношении водителя можно отнести (ст. 57 ТК):

• к обычной (без особенностей);
• разъездной;
• в пути.

Для удобства документального оформления поездок лучше установить разъездной характер и закрепить его трудовым договором. Тогда работодателю не потребуется оформлять командировки при выезде на длительное время или расстояния. Нахождение в дороге подтверждается путевыми листами.

Работа «в пути» обычно указывается для дальнобойщиков. Она подразумевает отсутствие возможности вернуться домой по окончании рабочей смены и длительное пребывание в пути.

Гарантии и компенсации за работу с вредными и (или) опасными условиями труда применяются, если в организации есть результаты спецоценки рабочих мест. Если она проведена, то следует посмотреть, что предусмотрено в качестве гарантий и компенсаций для водителя. Чаще всего при прохождении аттестации рабочее место водителя получает класс опасности 3.1 или 3.2. Законодательство признает автомобиль средством повышенной опасности и лицо, осуществляющее управление транспортным средством, работает в условиях риска.

Обязательные реквизиты путевого листа

Основная часть организаций вправе использовать разработанную самостоятельно форму путевого листа. Унифицированную форму, утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, обязаны использовать только автотранспортные предприятия, т.е. организации, которые осуществляют деятельность по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и являются отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом.

При разработке собственной формы путевого листа следует учитывать, что существуют установленные на законодательном уровне обязательные реквизиты, которые, по мнению чиновников, должны присутствовать в путевых листах. Если какого-то из обязательных реквизитов не будет — это повод налоговикам для снятия расходов.

Минфин России в своих разъяснениях (см., например, письмо от 23.03.2021 N 03-03-07/20599) также поясняет, что для документального подтверждения расходов на приобретение топлива для служебных автомобилей налогоплательщику необходимо руководствоваться перечнем обязательных реквизитов и порядком заполнения путевых листов, утвержденными приказом Минтранса.

Например, одним из обязательных реквизитов путевого листа являются сведения о транспортном средстве, которые включают в себя показания одометра (полные километры пробега). Таким образом, величина пробега указывается на основании показаний одометра, а значит, показания одометра относятся к числу обязательных реквизитов путевого листа. В некоторых компаниях путевые листы содержат данные о пробеге, а показания одометра при этом отсутствуют. Соответственно, не ясно, как вообще определяется пройденное автомобилем расстояние. Такой порядок крайне рискован. Налоговые органы могут указать, что такой путевой лист составлен с нарушениями и, соответственно, не может подтверждать расходы на списание ГСМ.

Наличие рисков подтверждает и судебная практика, содержащая примеры споров, в которых налоговые органы, признавая расходы неправомерными, наряду с другими признаками указывали также и на отсутствие в путевых листах сведений о показаниях одометра (постановления ФАС Поволжского округа от 24.07.2014 по делу № А12-23368/2013, Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 20.02.2016 № Ф08-523/2016, Арбитражного суда Центрального округа от 09.04.2021, Ф10-412/2021 по делу № А09-3820/2019).

Другое дело, когда одометр неисправен. Но и здесь не получится проставить данные о пробеге, что называется с потолка. В письме ФНС от 16.07.2010 № ШС-37-3/6848 сказано, что нужно, во-первых, задокументировать сам факт поломки. Во-вторых, найти альтернативный способ подтверждения пройденного расстояния, например, по данным системы ГЛОНАСС (письмо Минфина РФ от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354).

Риски по НДФЛ и страховым взносам

Недочеты в путевых листах влекут за собой риски не только в части налога на прибыль, но и в части НДФЛ со страховыми взносами.

Дело в том, что, по мнению чиновников, использование сотрудником организации служебного автомобиля без путевых листов и иных подтверждающих документов означает возникновение у такого физического лица экономической выгоды в той мере, в которой эту выгоду можно оценить. А значит, такая выгода образует по ст. 211 НК РФ натуральный доход, который подлежит обложению НДФЛ (письмо Минфина России от 11.06.2014 № 03-04-05/28243).

Наиболее вероятно, что о возникновении дохода контролеры будут говорить и в том случае, когда путевые листы имеются, но с дефектами, которые лишают возможности отнести расходы на ГСМ в состав «принимаемых» расходов.

Подобные же риски возникают и в части страховых взносов, так как вознаграждения, полученные в натуральной форме, также являются объектом обложения страховыми взносами (п. 1 ст. 420, п. 7 ст. 421 НК РФ).

Требования к работе легковых такси

Разрешение на применение авто как такси выдадут, если оно отвечает определенным условиям:

• Если лицензия выдана после 1.07.2013 года, у автомобиля должен быть желтый кузов.

• На боках или кузове нарисована разметка в виде квадратиков, выстроенных в шахматном соотношении. Квадраты должны быть контрастного цвета.

• Крыша автомобиля «украшается» опознавательным фонарем в оранжевом цвете.

• Обязательно наличие таксометра. Плата за проезд определяется по таксометру. На нем установлен специальный тариф. Плата зависит от расстояния, что проехал автомобиль, и времени, которое у него это заняло.

Помимо правильного внешнего вида и таксометра важно наличие таблички с определенной информацией в салоне:

• Наименование перевозчика. Можно использовать полную или сокращенную информацию.

• Расценки за услуги.

• Визитка водителя с его фото.

• Контакты органов, что ведут контроль, за правильной перевозкой пассажиров.

Требования к кандидату на должность водителя

Принимая на работу водителя, обращайте внимание:

• на его возраст;
• соответствие квалификационным требованиям;
• отсутствие медицинских противопоказаний.

Внимание! Чтобы подтвердить отсутствие противопоказаний по состоянию здоровья, кандидату на должность водителя нужно пройти медосмотр. О порядке прохождения медосмотров водителями читайте в «БАЛАНСЕ», 2020, № 46-47, с. 17).

Как провести стажировку водителя при отсутствии наставника?

В данном случае возникает интересный вопрос. Что делать организации, в которой нет водителя, соответствующего приведенным требованиям? Еще более интересная ситуация — организация, где берут на работу первого водителя.

Однако решение довольно простое. Нужно временно привлечь к работе водителя, который выполнит роль наставника для новых водителей.

Статья 70 Трудового кодекса РФ позволяет взять на работу временного сотрудника (на срок до 2-х месяцев) без проведения испытания. Именно такого водителя и следует привлечь для проведения стажировки новых водителей.

Документальное оформление допуска

Автомобиль является источником повышенной опасности (ст. 1079 Гражданского кодекса РФ, далее – ГК РФ), поэтому допуск сотрудника к его управлению должен быть надлежащим образом оформлен. При крупном ДТП компетентные органы могут запросить у работодателя бумаги, оформленные для предоставления автомобиля сотруднику. Кроме этого, правильно составленные документы помогут взыскать с работника нанесенный транспортному средству ущерб.

Посмотрим, что работодателю необходимо подготовить.

1. Издать приказ о допуске к управлению автомобилем. Перечень сотрудников, имеющих допуск к управлению автомобилями компании, можно закрепить в приказе.

С таким приказом следует ознакомить работников, допущенных к управлению, под личную подпись (Пример 1).

Трудовой договор или дополнительное соглашение.

Согласно ст. 188 ТК РФ при использовании работником в служебных целях личного имущества ему выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) личного транспорта, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием.

Однако выплата данной компенсации возможна при соблюдении следующих условий:

• работник использует транспортное средство в интересах работодателя;

• работодатель знает об этом или согласен на это;

• размер компенсации установлен соглашением сторон трудового договора, заключенным в письменной форме.

Перечень документов для устройства на работу в 2023 году

Чтобы работодатель правильно устроил прием на работу новичка, он должен получить все необходимые документы для трудоустройства. При этом некоторых бумаг может не оказаться на руках у нового сотрудника. Это возможно, если он устраивается на работу в 2023 году впервые, и у новичка нет обычного опыта работы.

Какие документы и сведения нужны при приеме на работу в 2023 году — важный перечень и условия:

1. Документ, удостоверяющий личность. Для совершеннолетнего работника таким документом является гражданский паспорт. Если гражданин оформлен на работу и не достиг 14-летнего возраста, то предоставляют свидетельство о рождении. Если у человека нет общегражданского паспорта, он вправе предоставить другой документ, удостоверяющий его личность. Например, справку, выданную на период оформления нового паспорта.
2. Сведения о трудовой деятельности. Это трудовая книжка (бумажный бланк), или сведения о трудовой деятельности (ЕТК). Данная информация предоставляется только сотрудниками с опытом работы. Трудовые документы при приеме на работу впервые в 2023 году не предоставляются. Работодатель сам устроит на новую работу новичка без опыта работы.

Рабочее время водителя и порядок разделения его на части с 2021 года

Рабочий день водителя в новом приказе Минтранса с 2021 года так же включает в себя периоды непосредственного вождения и время специальных перерывов для отдыха водителя. Однако есть и некоторые отличия.

С 2021 года расширен перечень видов деятельности, не относящихся к непосредственному управлению автомобилем, но включаемых в рабочее время. Так, отдельно введена категория рабочего времени, не связанного с управлением, которая включает:

• подготовительно-заключительное время;
• периоды прохождения медосмотров;
• простои не по вине работника;
• время ремонта автомобиля;
• иные периоды, предусмотренные законодательством, трудовым и коллективным договором.

Таким образом, с 2021 года рабочий день водителя включает открытый перечень видов занятости, не связанных с вождением. Он определяется достигнутыми нанимателем и работником договоренностями. Кроме того, сняты ограничения на зачет в рабочее время периодов:

• охраны груза;
• присутствия на рабочем месте в качестве второго водителя.

С 2021 года допустимо разделение рабочей смены водителя на части с его согласия. В 2020 году и ранее это было возможно только для водителей служебных автомобилей федеральных служащих, а также занятых управлением автобусами на городских и пригородных маршрутах.

В результате список сотрудников, занятых вождением транспортного средства, для которых можно применять подобный метод организации труда, с 2021 года расширен.

Кроме того, с 2021 года появилось четкое разграничение максимальной длительности перерыва, устанавливаемого между частями смены:

• для водителей, трудящихся на пассажирских перевозках – не более 3-х часов;
• для прочих водителей – не более 5 часов.

Указанные временные разрывы между частями трудового дня в рабочее время не включают. Они должны быть предоставлены не позднее чем через 5 часов после начала смены.

Кто такой водитель скорой помощи?

С тех пор как для прибытия на место врачи скорой помощи начали использовать автомобили, появилась и смежная с ними профессия — водитель скорой помощи. Эта профессия достаточно специфична:

1. Водитель обязан хорошо знать территорию, в пределах которой действует бригада скорой помощи, и уметь находить кратчайший путь. Ведь часто от того, как быстро врачи и фельдшеры прибудут на место, зависит жизнь больного или пострадавшего. Столь же часто требуется как можно быстрее доставить человека в больницу. Выбор пути и скорости, с которой осуществляется перевозка, целиком лежит на водителе.
2. Этот человек должен не только уметь водить машину и при необходимости ее ремонтировать, но и оказывать экстренную помощь. Именно поэтому нередко водителем является фельдшер (в скором времени году планируется заменить фельдшерами всех водителей скорой, но пока этого не произошло).
3. Водитель скорой обязан при необходимости участвовать в переноске больных на носилках, что требует немалой физической силы.

Требования к квалификации.

Среднее (полное) общее образование. Специальная подготовка по программам оказания первой помощи. Право на управление автомобилем категории «B», стаж работы водителем автомобиля не менее 3 лет.

Номенклатура должностей медицинских работников и фармацевтических работников, утв. Приказом Минздрава РФ № 1183н от 20.12.2012 года в части наименования должностей дублирует Единый квалификационный справочник: в ней также закреплены такие должности как: «фельдшер-водитель скорой медицинской помощи» и «санитар – водитель».

Приказ Минздрава РФ № 100 от 26.03.1999 г. в Приложении № 12, не конкретизируя наименование должности, устанавливает дополнительные квалификационные требования к водителю бригады скорой медицинской помощи. Приказ говорит о том, что на должность водителя бригады скорой медицинской помощи назначается водитель автотранспорта 1 — 2 класса, имеющий специальную подготовку по программе оказания первой медицинской помощи пострадавшим и обученный правилам транспортировки (п.1.2.Приложения № 12).

Требования о наличии специальной подготовки не случайны.

В обязанности водителя автомобиля скорой медицинской помощи входит выполнение функций, требующих специальных познаний. Например, в своей работе он обеспечивает, вместе с фельдшером (фельдшерами), переноску, погрузку и разгрузку больных и пострадавших при их транспортировке, оказывает помощь врачу и фельдшеру при иммобилизации конечностей пострадавших и наложении жгутов и повязок, переносит и подключает медицинскую аппаратуру. Оказывает помощь медицинскому персоналу в сопровождении психически больных. Это следует из п.2.5. Приложения № 12 Приказа.

Под специальной подготовкой по программе оказания первой медицинской помощи пострадавшим следует понимать обучение в соответствии с Положением о подготовке и допуске водителей к управлению транспортными средствами, оборудованными устройствами для подачи специальных световых и звуковых сигналов, утв. Постановлением Правительства РФ № 876 от 15 декабря 2007 г. (п.2 Положения).

Подготовку производят только учебные организации, получившие соответствующую лицензию.

По результатам подготовки выдается документ установленного образца: «Свидетельство о прохождении подготовки водителей к управлению транспортными средствами, оборудованными устройствами для подачи специальных световых и звуковых сигналов». Форма документа утверждена Приказом № 1028 от 15 октября 2010 г. «Об утверждении формы свидетельства о прохождении подготовки водителей к управлению транспортными средствами, оборудованными устройствами для подачи специальных световых и звуковых сигналов».

Оплата труда в бюджете: определяем разряд для водителя неотложки

Вопрос: По какому разряду будет осуществляться оплата труда водителя автомобиля скорой медицинской помощи в здравоохранении с 1 января 2020 г. и какие стимулирующие и компенсирующие выплаты, кроме общеустановленных, могут ему устанавливаться?

Ответ: Оплата труда водителя автомобиля скорой (неотложной) помощи с 1 января 2020 г. будет осуществляться исходя из кратного размера базовой ставки, соответствующего 6-му разряду работ. Помимо общеустановленных стимулирующих и компенсирующих выплат, ему могут устанавливаться надбавка за особенности профессиональной деятельности и доплата за особый характер труда.

Обоснование: Работа по профессии водителя не тарифицируется тарифными разрядами. С 1 января 2020 г. для оплаты труда водителей применяется кратный размер базовой ставки (БС), который зависит от уровня квалификации при выполнении работ.

Требования к кандидатам

В порядке подготовки водителей по новому Приказу говорится, что c принимаемым на работу водителем нужно провести следующий профессиональный отбор:

1. Проверить наличие водительских прав с требуемой категорией (например, категория B на легковые авто);
2. Проверить наличие у водителя документа об образовании с необходимой квалификацией (например, образование машиниста крана автомобильного, для возможности не только водить технику, но и управлять механизмом погрузки-разгрузки);
3. Подтвердить стаж работы на нужном типе технике (по трудовой книжке, ведь наличие категории в водительских правах не гарантирует, что человек всё это время водил данный тип техники);
4. Допустить водителя к самостоятельному управлению автомобилем, только после организации и проведения испытания.

Неуспешное прохождение испытания

Редко кто задумывается, а что же делать, если вдруг работник провалил проведение испытания, водитель-наставник и ответственный за БДД дали отрицательное заключение о подготовке и навыках работы испытуемого.

Приказ Минтранса не раскрывает эту тему, но в тексте ссылается на статью №70 ТК РФ, значит для ответа на данный вопрос обратимся к статье №71 ТК РФ, в которой сказано, что при неудовлетворительном результате испытания работодатель имеет право расторгнуть трудовой договор с работником. Именно поэтому очень важно каждый этап испытания грамотно оформить и ознакомить работника со всеми НПА и приказами, ведь любое увольнение работник имеет право оспорить в суде.

Поддержать проект

Новости переехали в телеграм канал!

Обратите внимание!

Водитель автомобиля допускается к работе только после прохождения предварительного профилактического наркологического осмотра при медицинском переосвидетельствовании (п. 13 перечня категорий (профессий и должностей) работников, допуск к работе которых осуществляется после проведения предварительного профилактического наркологического осмотра при поступлении на работу, утвержденного постановлением Министерства здравоохранения Республики Беларусь, Министерства внутренних дел Республики Беларусь, Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 08.08.2005 N 23/243/104).

Согласно п. 42 Санитарных норм и правил «Требования к условиям труда водителей автомобильного транспорта», утвержденных постановлением Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 14.06.2013 N 47 «Об утверждении Санитарных норм и правил «Требования к условиям труда водителей автомобильного транспорта», Гигиенического норматива «Оптимальные и допустимые значения параметров микроклимата на рабочих местах водителей автомобильного транспорта», внесении изменения в постановление Главного государственного санитарного врача Республики Беларусь от 31 декабря 1998 г. N 53 и признании утратившими силу Санитарных норм и правил N 11-10-94 «Санитарные правила по гигиене труда водителей автомобилей», постановления Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 20 сентября 2011 г. N 93″, водители автомобилей должны проходить обязательные медицинские осмотры в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.

Без прохождения потенциальным работником медицинского осмотра наниматель не вправе допускать его к выполнению трудовых функций (ч. 2 ст. 26, п. 4 ч. 2 ст. 49 ТК).

Похожие записи:

• Как заполнить платёжное поручение НДФЛ в 2021 году
• Порядок и условия перехода к новому страховщику
• ГИБДД отметит свой юбилей 3 июля 2022 года