Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Образец штатного расписания на 2023 год — оформляем по новым правилам». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Штатное расписание отражает структуру предприятия, поэтому здесь отмечают, какие в нём есть отделы и подразделения. Здесь же указывают должности (специальности, профессии), количество единиц, зарплату и общий фонд оплаты труда.
Кто имеет доступ к штатному расписанию
Утверждённое штатное расписание хранится на предприятии и может быть востребовано в любой момент проверяющими органами. Это может быть налоговая инспекция, внебюджетные фонды (ПФР, ФСС, ФМОС), трудовая инспекция, прокуратура.
Какие санкции грозят за отсутствие штатки? Во-первых, это статья 126 НК РФ – 200 рублей за непредставленный документ. Во-вторых, работодателю могут вменить нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. За это по статье 5.27 КоАП РФ с индивидуального предпринимателя взыщут до 5 000 рублей, а с организации – от 30 000 до 50 000 рублей. В-третьих, без штатного расписания трудно доказать, что увольнение по сокращению численности законно и у работодателя нет вакансий, которые он должен предложить сокращаемому работнику.
Что касается сотрудников, то знакомить их с штатным расписанием надо, только если это указано в коллективном договоре или другом локальном акте. Кроме того, доступ к этому документу надо обеспечить, если в трудовом договоре с работником не указан размер оклада, а сделана отсылка к штатному расписанию.
Вот какое мнение высказывает Роструд в письме от 15 мая 2014 г. № ПГ/4653-6-1: «Штатное расписание не является локальным нормативным актом, непосредственно связанным с трудовой деятельностью. Поэтому работодатель не обязан знакомить с ним работника при приёме на работу».
Но если сотрудник просит предоставить ему выписку из штатки, работодатель должен её предоставить. В документе отражают название и размер оклада только той должности, которую занимает работник.
Основные задачи штатного расписания в компании
ШР может быть полезным для хозяйствующего субъекта, выполняя следующие задачи:
- В нем прописывают структуру компании, отделы, подразделения. Заглянув в него, можно сразу получить представление о системе подразделений фирмы.
- Заключает в себе информацию о полной численности сотрудников во всей компании, в каждом подразделении, о том, сколько содержится штатных единиц каждой должности.
- Дает сведения о том, какая система заработной платы была принята у персонала каждого отдела, цеха и т.д.
- Закрепляет суммы надбавок персоналу.
- Посредством этой бумаги можно легко отследить количество вакантных должностей.
Таким образом, не стоит умалять значение такого документа, как ШР, организации и ее отделу кадров, если таковой имеется.
Порядок внесения изменение в штатное расписание
Этот документ должен сохранять свою актуальность в любое время. Поскольку штатку периодически запрашивают во время проверок государственные органы, необходимо своевременно вносить в нее все возникающие изменения.
Порядок внесения изменений в штатное расписание будет прямо зависеть от того, какое количество изменений нужно отразить в документе:
- Если их большое количество, то проще полностью отменить старое штатное расписание, и ввести в действие новый документ, учитывающий все необходимые изменения.
- Если же количество правок, которые нужно внести в штатку небольшое, тогда ответственному работнику лучше всего составить приказ о внесении изменений в штатное расписание.
Обычно можно выделить следующие ситуации, при которых требуется выполнить изменения в документе:
- Создание новых отделов или подразделений;
- Организация новых должностей;
- Изменение названия имеющихся должностей;
- Изменение оклада либо ставок работников;
- Закрытие отдела, подразделение, штатной единицы.
Если изменение штатки влечет за собой изменение условий труда работника (изменение оклада, должности и т. д.), то обязательно необходимо предварительно получить у него письменное согласие. А после того, как новый документ будет введен в действие, с сотрудником оформляется дополнительное соглашение к договору, которое учитывает все сделанные изменения.
С новым приказом нужно познакомить всех тех работников, которые далее будут заниматься оформлением необходимых документов. Также в список ознакомления можно также внести и тех сотрудников, которых напрямую будут затрагивать производимые изменения.
Если в приказе производится введение новых должностей, то нужно указать их наименование, а также какое количество штатных единиц организовывается. Этот документ принимается незамедлительно, если им не затрагиваются интересы каких-либо из уже нанятых работников.
Как вносить изменения
Документ не имеет срока действия. После утверждения в него необходимо вносить изменения в каждом конкретном случае. Это можно делать ежемесячно. Некоторые организации утверждают штатное расписание ежегодно. Это удобнее и проще, чем искать многочисленные изменения за прошедший период.
Иногда организации меняют свой подход к комплектованию штата, что приводит к ротации персонала. В таких случаях штатное расписание можно просто дополнить, чтобы учесть изменения.
В дополнение к изменениям в названиях должностей, зарплатах и т.д. существуют процедуры трудового законодательства, которые приводят к изменениям в штатном расписании: сокращение штата (Трудовой кодекс, статья 180), изменения в организационной или технической сфере (Трудовой кодекс, статья 74) и т.д. Эти процедуры также влияют на изменение или утверждение новых документов.
Все изменения вносятся приказом. Изменения вносятся в следующих случаях
- исключение вакансий в связи с изменениями в деятельности предприятия; и
- создание новых подразделений в связи с расширением штата; и
- сокращение численности или штата работников; или
- увеличение или уменьшение заработной платы; или
- Переименование подразделений, организационных единиц и т.д.
Изменения в штатном расписании
Ш.Р. может изменяться в следующих случаях:
• Образования нового, сокращения, переименования имеющихся структурных подразделений.
• Добавления новых, переименования, сокращения имеющихся должностей.
• Изменения тарифной ставки, оклада, надбавок по имеющимся должностям.
• При сокращения численности или реорганизации предприятия. Работники, занимающие должности, подлежащие сокращению, увольняются на основании соответствующих статей ТК РФ. Уведомить их о предстоящем увольнении необходимо не менее, чем за два месяца до даты увольнения.
Изменения в штатное расписание можно внести двумя способами:
- Утвердить новое расписание с внесенными изменениями. Оно утверждается приказом руководителя предприятия и имеет следующий регистрационный номер.
- При небольших изменениях их оформляют приказом руководителя предприятия.
Унифицированная форма штатного расписания ТЗ
Рассмотрим подробно действующий бланк формы Т-3 — он имеет рекомендательный характер, но в силу удобства многие организации им пользуются. Вверху бланка — «шапка», она содержит данные работодателя и документа.
Затем находится таблица с данными о должностях и размере оплаты. А после таблицы — заключительная часть, место для подписи и печати
Обратите внимание! Каждой строке таблицы соответствует штатная единица если на данной должности работник трудится только половину рабочего времени, это записывается как 0,5 ставки.
Кто уполномочен подписать штатное расписание? Если утверждение расписание не оформлено самостоятельным приказом. то подпись директора об утвержденииставится в шапке документа. Если утверждение прошло приказом, тов шапке никаких подписей нет, а есть только отсылка к приказу. Внизу докумнет подписывают кадровик и главный бухгалтер.
Как составить штатное расписание
Надеемся, что при заполнении «шапки» ни у кого вопросов не возникло, поэтому переходим к заполнению самой таблицы.
1 графа. Наименование структурного подразделения. Перечислять их нужно в порядке подчиненности. Например, администрация, секретариат, финансовый отдел, бухгалтерия и т.д.;
2 графа. Код подразделения. Нумеруем подразделения сверху вниз (01,02,03 и т.д.);
3 графа. Должность. Данные необходимо вносить в именительном падеже без сокращений, в единственном числе, руководствуясь квалификационно-тарифных справочникам;
4 графа. Кол-во штатных единиц. В данной графе указывается, сколько людей одной должности необходимо предприятию. Эта величина может быть как целой, так и дробной. Например, 2,5 может означать, что 2 сотрудника будет работать на полную ставку, и один на полставки;
5 графа. Величина оклада, тарифной ставки или бонусов. Указывается в рублях по каждой должности. Если, например, работает 2 бухгалтера, но руководитель платит им разную зарплату, то в штатном расписании указывается единый оклад, а в графе надбавки прописываются доплаты. То есть оклад работников на одной должности должен быть одинаковым;
6, 7, 8 графа. Надбавки за особые условия труда. Их может и не быть, тогда в графах ставятся прочерки. Но если работник трудится в ночное время, праздничные дни, убирает сан. узлы и т.д., тогда по закону ему необходимо выплатить определенную компенсацию;
9 графа. Всего за месяц. Суммируются данные по графам 5,6,7,8, после чего умножается на кол-во штатных единиц по каждой должности;
10 графа. Примечание. Может указываться локально-нормативный акт, на основании которого осуществляется оплата труда;
После внесения данных, необходимо подбить итог по 4 и 9 колонке. Таким образом, мы узнаем количество штатных единиц в штатном расписании и месячный фонд оплаты труда.
Что необходимо учесть при оформлении штатного расписания в 2019 году
Для филиалов компании не нужно создавать отдельные штатные расписания. Почему? Расписание составляют для всего предприятия. Если руководство все же хочет составлять расписания для всех филиалов компании, то отражает эту инициативу во внутренних документах. При этом начальник подразделения наделяется соответствующими полномочиями.
В кадровой документации филиала обозначают те же характеристики штата, что и в расписании, которое разрабатывается для всей фирмы. Штатное расписание компании также должно быть утверждено приказом, его нужно пронумеровать и проставить дату.
Суммы окладов для должностных позиций с одинаковыми названиями также должны быть одинаковыми.
Если оклады разные, для компании лучше и безопаснее называть должности по-разному (редактор, корректор). Многие фирмы указывают в своих штатных расписаниях «вилки» оклада, допустим, 15–25 тыс. руб. Судьи и сотрудники инспекции по труду по-разному смотрят на эту ситуацию. По мнению суда, это допустимо, поскольку сумму оклада можно указывать в трудовом договоре и локальных документах. Но практика органов надзора показывает, что за назначение окладов «от и до» на компанию может быть наложен штраф, поскольку это нарушает права работников (ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ).
Если возникают споры, требующие вмешательства суда, работодатель должен четко обосновать сложившуюся ситуацию. В этом случае за указание диапазона «от и до» на компанию не наложат штраф.
Штатная расстановка как неотъемлемая часть штатного расписания
Во многих компаниях ведется «рабочая» форма штатного расписания — штатная расстановка. Другое ее название — замещение должностей или штатный список. Основное, чем отличается этот документ от штатного расписания, — динамичность, способность быстро меняться в зависимости от того, какие качественные и количественные изменения происходят в личном составе компании. Кроме того, приказ о его утверждении и корректировке не требуется.
Так как из штатного расписания, где указано общее число должностных единиц в компании, нельзя понять, свободна должность или нет и кем из работников она занята, в штатной расстановке обычно указывают именно эту информацию: фамилию и инициалы сотрудников фирмы, находящихся на определенных должностях, которые указаны в штатном расписании, вместе со статусом должности — закрыта вакансия или свободна.
Обязательно применять именно форму Т-3?
Штатное расписание по форме Т-3 было закреплено Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. №1. Все унифицированные бланки перестали быть обязательными к применению в работе с января 2013 года. С этого момента руководители компаний получили право работать с самостоятельно созданными бланками. Стало возможным дополнять новыми реквизитами уже существующие унифицированные формы.
В большинстве случаев хозяйствующие субъекты используют именно форму Т-3, так как она привычна многим бухгалтерам, кадровикам со стажем, сотрудникам проверяющих ведомств и содержит все нужные данные. Да и смысл изобретать велосипед?
Важно! Какими бланками будет пользоваться хозяйствующий субъект, унифицированными или разработанными самостоятельно, решает руководство. Выбор необходимо обязательно зафиксировать в учетной политике компании с помощью отдельного приказа о внесении туда соответствующих изменений.
Штатное расписание: быть или не быть
Для начала разберемся, является ли штатное расписание (ШР) первичным учетным документом и обязательно ли его наличие в организации.
С 1 января 2013 г. вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ), согласно которому каждый факт хозяйственной жизни организации подлежит оформлению первичным учетным документом, содержащим лишь обязательные реквизиты. При этом право выбора форм первичных документов (унифицированные или самостоятельно разработанные) теперь принадлежит работодателю .
Финансовое ведомство разъяснило, что налоговые и иные органы не вправе устанавливать для налогоплательщиков обязательные формы учетных документов. Исключение составляют документы, используемые в качестве первичных учетных, если они установлены уполномоченными органами в соответствии с федеральными законами. Например, кассовые документы (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012, Письмо Минфина России от 20.08.2014 N 03-03-06/1/41598).
К сведению. К фактам хозяйственной жизни относятся сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств.
Мнения экспертов об обязательности штатного расписания разнятся. На наш взгляд, оно должно быть утверждено в организации. Такой вывод следует из толкования ст. ст. 15, 57, 66, 81 ТК РФ. Так, в ст. ст. 15 и 57 указывается на необходимость определения работником и работодателем и фиксации в трудовом договоре «трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием…)». При этом отсутствует оговорка «при его наличии», содержащаяся во многих статьях ТК РФ и дающая право выбора, если это наличие (органа, документа, обстоятельства) не подтверждается.
См. ч. 2 ст. 8, ч. 6, 9 ст. 20, ч. 6 ст. 37, ч. 3 ст. 94 и другие статьи ТК РФ.
Кроме того, в ст. 57 установлено, что работник и работодатель могут предусмотреть дополнительное условие об уточнении места работы (с указанием структурного подразделения и его местонахождения) и (или) о рабочем месте. Сведения о структурном подразделении как раз и содержатся в штатном расписании и впоследствии будут отражены в трудовой книжке работника (ст. 66 ТК РФ, п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек ).
Утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
При этом не нужно забывать и о таком основании увольнения, как «сокращение численности или штата работников» (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). При отсутствии штатного расписания практически невозможно доказать правомерность увольнения сотрудников по данному основанию, а также обоснованность выплаченных таким работникам денежных сумм ни трудинспекции, ни фискальным органам, ни суду.
Утверждаем расписание
Штатное расписание является локальным нормативным актом организации, в котором фиксируются в сводном виде сложившееся разделение труда между работниками и условия оплаты их труда (Письмо Роструда от 23.01.2013 N ПГ/409-6-1). То есть штатное расписание отражает события трудовых отношений, которые способны оказать влияние на финансовое положение организации и (или) движение денежных средств. По сути, организация (особенно вновь созданная) или иной работодатель не имеют права принимать работников при отсутствии штатного расписания.
Ранее обязательной была унифицированная форма штатного расписания, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Однако с 2013 г. ее использование стало необязательным. И хотя многие организации по-прежнему применяют унифицированные формы, не стоит упускать возможность, предоставленную законодателем, и адаптировать ее под нужды конкретного работодателя.
Структура штатного расписания и срок действия
В текущем федеральном законодательстве нет прямых указаний на тот счёт, как часто нужно составлять и когда утверждается штатное расписание на следующий год. Однако с учётом того, что штатное расписание является плановым документом, следует полагать, что его следует составлять ежегодно, при завершении отчётного периода вместе с другой учётной документацией.
Однако штатное расписание также может быть оформлено единожды и оставаться действительным документом в дальнейшем.
Штатное расписание оформляется на определенную дату, ратифицируется как правило через каждый год на 1 января и включается в рабочий процесс указом высшего руководства компании; в дальнейшем документ может редактироваться и правиться.
Переоформлять и заново утверждать документ на грядущий год не нужно, если он был отредактирован слишком несущественно (в данной ситуации следует лишь оформить список изменений), либо в этом году вообще никаких изменений в расписании не производилось.
Данный документ включает в себя список структурных подразделений организации, данные о личном штатном составе предприятия, об общей численности штатных единиц, а также данные о финансовом учете, об окладах и прибавках к зарплате сотрудников организации.
Правила и инструкция заполнения
Для этого применяется стандартная форма №Т-3 альбома унифицированных форм первичных учётных документов в трудовой сфере, одобренных Распоряжением Госкомстата Российской Федерации от Пятого Января 2004 года №1.
Необходимо иметь в виду, что подобные стандартные формы невозможно сократить (все без исключения конфигурации сохраняются в изначальном виде), однако их можно в некотором смысле редактировать, дополняя их.
В случае, если тот или иной пункт формы для вас или для вашей компании не представляет ценности, то какая-то конкретная графа или столбец в форме могут быть проигнорированы при заполнении.
Последовательность распределения и дальнейшего положения внутренних подразделений и должностей обусловливается решением руководства компании. В любое подразделение обязаны быть включены штатные должности согласно их статусу: от старшего к младшему.
Данные о количестве штатных единиц, включённые в расписание, обязаны отвечать показателям расчета численности по фонду заработной платы, предустановленной в итоговой смете, которую предварительно нужно рассчитать.
Названия локальных подразделений и должностей записываются в именительном падеже, после тщательных проверок списков должностей служащих и рабочих специальностей, прописанных в специальных справочно-информационных материалах.
Особый интерес при заполнении представляют наименования сотрудников, занимающихся серьёзной трудовой деятельностью, работающих на производствах с вредоносными, небезопасными для жизни и другими специфическими и тяжёлыми критериями условий для работы.
То есть речь идёт о льготной пенсионной группе, поэтому при заполнении этих должностей для них стоит подходить особенно тщательно.
Штатное расписание обязательно должно быть прошито, промаркировано, закреплено печатью компании и подписано высшим руководством. Его должен подписать главбух и главы внутренних подразделений организации.
В случае, если личный состав организаций слишком крупный и документ захватывает множество листов, то бухгалтер по собственному усмотрению имеет право подписать каждый отдельный листок либо расписаться лишь раз, на последнем листе документа.
Уже после всех этих процедур документ подписывается высшим руководством предприятия, либо лицом, имеющим соответствующие полномочия, и уже вступает в силу.
Нюансы составления штатного расписания узнайте в ролике: