Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Разъездной характер работы сотрудников: когда такой режим выгоден работодателю». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В Трудовом кодексе про разъездной характер работы упоминается дважды. В статье 57 говорится, что условия, его определяющие, должны быть включены в трудовой договор. В статье 168.1 говорится о возмещении связанных с такой работой расходов. Однако явных признаков разъездной работы не приводится. Нет единого мнения о них и среди специалистов, хотя эта тема не первый год обсуждается представителями налогоплательщиков и властей.
Что такое разъездная работа
Поэтому работодателям нужно позаботиться об оформлении самим — подготовить локальные нормативно-правовые акты, дополнения к трудовым договорам, а также всегда оформлять документы, которые подтвердят разъезды. Только в этом случае можно рассчитывать на то, что налоговики признают правомерность освобождения сумм компенсации от налогов и сборов.
Прежде всего нужно определиться, что в организации будет считаться разъездной работой. В зависимости от того, что прописано в документах, одни и те же функции сотрудников могут быть расценены по-разному.
Компенсации при разъездном характере работ
Еще одним немаловажным вопросом, заботящим многих работодателей, у которых уже предусмотрен разъездной характер работы сотрудников, и тех, которые только хотят его установить, является вопрос о гарантиях и компенсациях, их размерах и порядке предоставления.
Перечень компенсаций работнику при направлении его в служебную поездку законодательно установлен (ч. 1 ст. 168.1 ТК РФ). В нем упомянуты:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
- иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Оформление документов
Выше упоминалось о том, что условие о разъездном характере работы должно быть в трудовом договоре. Если договор уже заключен, к нему составляют дополнительное соглашение.
Когда разъездная работа у одного или нескольких специалистов, можно все условия прописать в договоре с каждым из них. Если же таких сотрудников много, целесообразно принять внутренние нормативные акты, в которых описать все подробности разъездной работы и выплаты компенсации за это. Трудовые функции, связанные с разъездами, нужно включить в должностные инструкции или регламенты. Тогда в трудовом договоре можно будет сделать ссылку на эти документы, а не прописывать все подробности.
В числе прочего нужно прописать, для каких должностей вводится разъездная работа, а также порядок компенсации расходов. Возместить можно затраты на проезд и проживание, суточные и полевое довольствие, а также дополнительные согласованные с работодателем расходы.
Оформление расходов при разъездном характере работы
Расходы работников разъездного характера должны быть подкреплены соответствующими документами. Кроме того, документооборот предполагает также определенный перечень документов, на основе которых возмещаются эти расходы. К таким документам относятся:
- коллективный трудовой договор, в котором должны быть указаны обязательства работодателя о возмещении понесенных работником расходов;
- подписанные трудовые соглашения и приложения к ним, указывающие на факт разъездного характера работы;
- внутренние нормативные документы предприятия, в которых определен список разъездных рабочих, их обязанности, размеры расходов и методы их компенсации и прочая информация.
Если все документы оформлены правильно, то у представителей инспекции труда и иных фондов не будет претензий относительно правомерности трудовых взаимодействий работодателя и работника.
Особенности оформления разъездного характера работы
Работодатель самостоятельно устанавливает перечень должностей, по которым возможен разъездной характер работы. Этот список фиксируется в приказе или отдельном положении, а сноска на него указывается в коллективном договоре.
В документе-основании присутствуют следующие сведения:
-
перечень должностей, для которых установлен специальный порядок работы;
-
список принимаемых первичных документов, подтверждающих поездку;
-
механизм финансирования расходов;
-
размер компенсации.
Сотрудники предприятия должны быть ознакомлены с локальными актами под роспись. В таком случае можно избежать трудовых споров и недовольства.
Рекомендуем зафиксировать возможность разъездного характера работы в отдельном положении даже при отсутствии явных предпосылок. Ситуация в бизнесе может резко измениться, а выезды сотрудников стать обычным явлением. Для внесения изменений в коллективный договор потребуется проведение переговоров с работниками (ст. 44 и 49 ТК РФ) и регистрация изменений в соответствующем уполномоченном органе по труду, что требует определенных трудозатрат.
Для исключения трудовых споров необходимо изложить порядок возмещения расходов на служебные поездки в письменном виде. В частности, механизм можно прописать в положении о разъездном характере работы или отдельном внутреннем документе, с которыми нужно ознакомить всю целевую аудиторию сотрудников.
У разъездного характера работы есть неоспоримые преимущества для работодателя:
-
уменьшение документооборота, поскольку не формируются внутренние распоряжения и приказы под каждую поездку;
-
сокращение затрат на ведение учета рабочего времени (авансовый отчет не требуется);
-
получение налоговых преимуществ;
-
минимизация затрат по сравнению с отправкой в служебную командировку.
Выше было немного рассказано про разъездной характер работы. Что это значит, понять можно. Теперь стоит поговорить о специфике оформления данной деятельности.
Представители фондов и ИФНС тщательно проверяют документы, которые предоставляются в качестве подтверждения правомерности возмещения «разъездным» сотрудникам пресловутых расходов. Почему? Потому что компенсация учитывается при осуществлении расчета налога на прибыль. А ещё она освобождена от НДФЛ и страховых взносов, поскольку является выплатой, связанной с исполнением человеком своих обязанностей. Это не касается надбавок! Они представляют собой особую стимулирующую выплату за выполнение работы в специфических условиях. Они облагаются всеми налогами. Впрочем, чуть позже на примерах это будет продемонстрировано.
Какие особенности носит трудовое соглашение при разъездном характере работы? Образец документа
Если работодатель не планирует оформлять ту или иную деятельность как разъездную, договор составляется в обычном режиме.
Тогда обязательно указание рабочего места, с адресом, должности и регламента исполнения трудовых функций.
Если данные обстоятельства невозможно зафиксировать – требуется внести характер деятельности.
Определение разъездного характера труда должен устанавливать работодатель отдельным локальным актом, в котором определяются основания, требующие признания работы как разъездной.
При этом можно руководствоваться нормативами, изложенными в Письме Федеральной службы занятости, под № 4209-ТЗ, от 12.12.13 г.
Положения договора принимаются приказом, о чём вносится запись в трудовой договор, наряду с положением о характере труда.
Студенческая стажировка (internship)
Стажировка — это не совсем полноценная работа, хотя иногда стажерам платят неплохую зарплату. В крупных компаниях стажировка является своего рода испытательным сроком, после которого могут предложить постоянную работу. Набор стажеров ведется в тех регионах, где у компании есть бизнес, круглый год или в определенное время.
Серьезные стажерские программы, дающие перспективу трудоустройства, длятся от одного месяца до года. Но есть и такие, особенно в строительных, риэлторских, торговых компаниях, где нет серьезного обучения, а стажер практически работает за полноценного сотрудника-отпускника, но за меньшие деньги. Вычислить такие программы просто: если в компании нет многоступенчатого отбора (собеседование, тестирование, ассесмент-центр), маловероятно, что в обучение стажеров будут вкладываться серьезные средства.
Конкурс на стажировку в престижную компанию обычно высокий (100 и больше человек на место). Кроме того, с началом финансового кризиса крупные компании, где мечтают многие работать, перешли на неоплачиваемые стажировки. Но если все-таки стажерское время будет вам оплачено, то на уровне $600 и более в месяц. Соцпакета у стажера нет, поскольку он не считается штатным сотрудником компании.
На сотрудников с разъездным характером работы распространяются общие требования и гарантии по ТК РФ. Несмотря на законодательное разделение командировок и служебных поездок в рамках разъездной работы, виды возмещаемых работодателем расходов по ним одинаковы:
— расходы на проезд;
— расходы на наем жилого помещения (гостиницу);
— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
— иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации (мобильная связь, еда и т. п.).
В обоих случаях этот перечень открыт, а значит, может быть расширен по желанию работодателя. Помимо компенсации «разъездных» расходов, работодатель может предусмотреть и надбавки за такую работу. Обычно так делают организации, присоединившиеся к своему отраслевому соглашению (например, «Отраслевое тарифное соглашение в электроэнергетике Российской Федерации на 2013 — 2015 годы» предусматривает надбавку не менее 12,5% от месячной тарифной ставки за разъездной характер работы).
Что такое разъездной характер работы
Мы просмотрели все упоминания о разъездной работе и исходя из этого получается, что его можно установить, если:
- Работа требует регулярных передвижений;
- Работа выполняется на объекте, который находится на значительном расстоянии от основного месторасположения организации.
При этом должности и профессии таких работников могут быть любые: как курьер, так и управляющий. Законодательство это никак не регулирует и решение о том, какие специалисты получат такой статус принимает работодатель.
- Если работа требует регулярных передвижений, то сотруднику нужно установить разъездной характер работы.
- Возместить потраченные работником средства на дорогу и прочие расходы можно несколькими способами. Выбор остается за руководителем.
- Руководитель должен издать указ, чтобы заинтересованные лица были в курсе событий.
У людей, которые не впервые попали на наш блог наверняка возник вопрос: а как же организовать охрану труда при разъездном характере работы? Именно об этом мы расскажем в следующих статьях.
24 Марта 2020
ФНС разработала методичку о переходе с ЕНВД на другие режимы с 2021 года
Возмещение работникам стоимости медосмотров страховыми взносами не облагается
ФНС и Роскомнадзор приостановили проверки до 1 мая
Налоговая служба рассказала об условиях предоставления инвестиционного вычета по НДФЛ
Налоговая служба подготовила проект новой декларации 3-НДФЛ
18 Марта 2020
Переход на онлайн-ККТ не избавил бизнес от контрольных закупок
На вычет НДС при возврате товара дается только год, а не три!
Особенности разъездного труда
Трудовое законодательство предусматривает обязанность для работодателя уточнять характер работы в трудовом договоре. Если разъезды планируются, то этот факт должен быть отражен в договоре, а сотрудник – извещен об этом. При этом стоит учесть, что поездки сотрудников, которые заняты разъездной работой, не будут считаться командировками.
Некоторые категории сотрудников имеют право на возмещение, связанное с расходами во время служебных поездок. К ним относятся сотрудники (ст. 168.1 ТК РФ):
- работа которых проходит в пути;
- которым установлен разъездной характер работы;
- работающие в полевых условиях;
- задействованные в экспедиционных работах.
Кроме того, если организация постоянно практикует разъездные работы, то список этих работ, а также перечень должностей должен быть закреплен в специальном документе:
- локальном нормативном акте;
- коллективном договоре.
Вывод: как правильно оформить разъездной характер работы? Прописать условия во внутреннем документе компании.
При выполнении этих требований работодатель может установить сотруднику разъездной характер работы.
Разъездной характер работы – что это значит?
Взаимоотношения между работником и работодателем регулируются Трудовым Кодексом РФ. В нем расписан порядок оформления работника в кадровом отделе, его права, обязанности и иные положения.
Работа, предполагающая частые выезды, имеет практическое значение. В законодательстве 2018 года подобной формулировки в прямом виде нет.
Однако многие компании в штате имеют сотрудников, чьи трудовые обязанности не привязаны к определенному месту и имеют разъездной характер работы.
Кадровая служба предприятия в 2018 году должна оформить таких сотрудников с учетом их условий труда и в рамках законодательства. За правильностью оформления работников с разъездным характером работы в штат, а также за соблюдением их прав следит инспекция труда.
В случае правонарушений работник может пожаловаться, а предприятие рискует попасть под штрафные санкции.
С этой точки зрения важно, чтобы сотрудник с разъездным характером работы своевременно получал возмещение расходов, надбавки, премиальные и иные дополнительные выплаты.
Оплата труда и компенсации за разъездной характер работы
Разновидности возмещений и доплат за разъездной характер работы включают 3 варианта:
- Компенсация согласно предоставленным отчетным документам, чекам, билетам, справкам. Когда сотрудник получает средства под отчет и оплачивает расходы на проезд, проживание, доп. расходы для обеспечения исполнения обязанностей и выплаты суточных согласно общему законодательству.
- Определение уровня надбавки, исходя из установленного характера разъездной работы. Порядок расчета надбавки фиксируется во внутренней документации предприятия, а также включается в положения трудового контракта с конкретным работником. Допускается оформление в виде дополнительного соглашения к действующему договору, если сотрудник уже принят в штат, но до этого работал в других условиях.
- Комбинированный вариант возмещения, сочетающий надбавку и частичную компенсацию некоторых расходов по ТК.
При оформлении свои действия работодатель соотносит с нормами ст. 168.1 ТК РФ, в которой указаны, что возмещения должны быть выплачены по оплате:
- проездных билетов, расходов на перемещения;
- снятой квартиры, номера в гостинице и т.д.;
- допрасходов из-за проживания вдали от дома;
- других затрат, которые были предварительно согласованы с руководством.